Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?

Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.

Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare  sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen. 

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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176 Kommentare

  1. Denke ich auch eine Zeit drüber nach. Wichtig wäre es nach Stichwörtern suchen und nach Tags ablegen zu können. Google Docs ist da vielleicht ordenlich. Allerdings ist es sehr aufwendig, die Dokumente zu scannen, hochzuladen und so weiter… 🙁

    Es gibt wohl auch Tools, die in die Richtung gehen. Habe mich aber noch nie richtig damit beschäftigt… Taugen wahrscheinlich auch alle nichts 🙂

  2. coriandreas says:

    Ich hätt gern ein weiterentwickeltes „Bumptop“…

  3. Verwende den Fujitsu fi-6130 Scanner via USB Einzug ist hier wirklich ideal zumal die beiliegende Scannersoftware so eingerichtet werden kann das sie im Hintergrund arbeitet und das Dokument automatisch OCR durchläuft und als PDF/A in einem Ordner meiner Wahl (auch FTP) geladen wird.

    Klar gibt es Scanner die ohne PC Arbeiten aber Privat: unbezahlbar.

    Was mir noch fehlt ist eine Gute -bezahlbare- Software welche die PDFs verschlagworten und Organisieren kann. Alles was mir da bisher gefallen hat bringt meist ein Overkill an Funktionen und einen nicht bezahlbaren Preis mit sich.

    Bin gespannt was so raus kommt.

  4. Hmm, also mir persönlich wäre irgendwie noch „unwohl“ bei dem Gedanken wichtige Dokumente mit teils sicher äußerst persönlichen Informationen bei Dropbox, Evernote, Google(!) oder wem auch immer zu lagern.

    Der Mehrwert, auf diese Daten von unterwegs zugreifen zu können dürfte sich ja eh in Grenzen halten oder?

    Daher würde ich eher eine Lösung anstreben, das Ganze auf eigener Hardware verschlüsselt umzusetzen und diese auch nur für deine Rechner zu Hause zugänglich zu machen?!

    Andere Frage wäre, ob man gewisse Dokumente nicht ohnehin im Original behalten muss, wg. rechtlicher Vorschriften?! Dann wäre der Aufwand ja höher als vorher…

  5. „Paperless Office“…bleibt doch beim Deutschen 🙁

  6. Hätte ich Zeit und Lust würde ich wohl ne Excel-Tabelle in meiner Dropbox erstellen. Digitale Daten könnten verlinkt werden und offline-Daten erhalten den Vermerk in welchem Ordner/Schrank diese untergebracht sind. Ändert zwar nichts an der Papierflut, ich wüsste dann aber wo ich suchen muss.

  7. Hallo,
    ich selber bin auch dabei, ein papierloses Büro zu betreiben. Momentan wird das Dokument mit dem Canon-Scanner und der Mac OS X eigenen Software eingescannt und in der entsprechenden Ordnerstruktur auf der iDisk abgelegt.
    Funktioniert bei mir sehr gut und auch OCR funktioniert via Spotlight.

  8. Ja noch ergänzend dazu – Wie „Tobi“ sehe ich es auch so das meine
    Telefon – Strom und sonstige Rechnugnen nicht Online sein müssen
    oder besser sollten. Wenn dann in einem Truecrypt Container aber
    bitte nicht einfach 1:1, schimpft mich paranoid aber wenn ich keinen
    100% belegbaren Vorteil davon habe sehe ich eher davon ab solche Dinge
    ins Netz zu stellen.

  9. Ich hab nur ein einziges mal das Papierlose Büro erlebt. Das war beim Druckerhersteller OCE in Hannover. Eigentlich Ironie. Papierlos beim Druckerhersteller. Aber die haben es geschafft.

    Einzige Papier gabs in der Rechnungsabteilung, wo Verträge unterschrieben werden und im Sekretariat. Aber alles minimal.

    Post die reinkam ging direkt in den Scanner, automatisch OCR drüber, ablage dann im DMS System. Volltextsuche, strukturierte Ablage. Das passte dort.

    Scans konnten dann gleich an die jeweilige Person gemailt werden, wenn Drucke waren, dann konnten diese gleich geschützt an einen Drucker gesendet werden.

    Das war alles sehr nett.

    Das wichtigste ist da wohl ein guter Duplex Einzugsscanner. Sonst vergeht die Lust bei viel Papier immer alles händisch zu machen. Der Rest läßt sich Softwaremäßig lösen.

    Ich seh aber hier schon einen Beitrag wenn Caschy sowas umgesetzt hat:“Das Papierlose Büro in der Dropbox“ 🙂

  10. Stand heute: Ich scanne alle Dokumente und lege sie dann in einem Truecrypt Archiv auf der Dropbox ab.
    Die Suche funktioniert (zugegebenermaßen etwas altbacken) über sinnvolle Benamsung und die Win/OS X Suchfunktion. Über OCR etc. habe ich mir noch keine Gedanken gemacht, brauche ich persönlich aber auch nicht.
    Die analogen Belege muss ich natürlich größtenteils auch noch abheften, das offizielle Referenzarchiv ist für mich aber das digitale.

  11. Scanner mit Einzug… und dann automatisch in Evernote. Da evtl. Notizbuch „Inbox“ und von dort aus weiter.
    Die Entscheidung, ob das Notizbuch synchronisiert wird, kann man ja vorher entscheiden.
    Je nach Menge macht Evernote-Premium Sinn oder nicht.
    Und die Dateien sind ja nicht weg – sie liegen ja einzeln immer noch auf der Platte. Verwaltet nur eben in Evernote.

  12. Was machst du aber, wenn du alles digital hast und (z.B.) das Finanzamt möchte Originale sehen? Trotzdem alles papiergebunden ablegen? In einen großen Karton schmeißen und dann suchen?

    Hätte auch gern eine Dokumentenverwaltung, vor allem, weil sich moentan der Papierstapel türmt und ich zu faul zum physischen Sortieren bin. Vielleicht wäre das ja bei digitalen Dokumenten anders! 🙂

    Gerade für den Mac gibt es ja schon sehr nette Programme (Yojimbo, Devonthink, Together, EagleFiler), aber ernsthaft benutzt habe ich keines davon.

  13. Hey Caschy,
    also von mir erstmal „Thumbs up!“ für diese Idee!
    Habe gerade heute mit einer Kollegin dienstlich über diese „Problematik“ gesprochen und bin auch privat am überlegen, wie man der Flut an Papier Herr werden kann.

    @MG: Nutzen den fi-6130 hier auch zum Scannen. Geiles TEil, doch für Privat zu teuer!

    Also bin gespannt, was hier noch so an Ideen zusammenkommt!

  14. Ich selbst hab sowas nicht.
    Nin aber gespannt auf die Lösungen.
    Was ein Kollege macht und was evtl. praktisch sein könnte:
    Er hat z.Bs. eine PDF „amazon_2010.pdf“ da werden neue Dokumente (in dem Fall von Amazon) immer nur angehängt! Entweder Scan als PDF und anhängen (das geht mit kleinen tools super schnell) oder halt direkt als PDF Drucken und anhängen.

    Das in Verbdinung mit der internen PDF suche und ner Texterkennung wäre schon nen Anfang, oder?

    Ich suche was von amazon -> in die Datei gehen und nach Stichwort suchen.

    Vielleicht ne Idee.
    gruss, Jimi

  15. OfficeDrop hat einen kostenlosen Ableger, mit dem man die gescanten Doc. gleich an google bsw. senden kann.
    das Projekt/Software nennt sich „ScanDrop software“ aktuell Beta
    http://www.officedrop.com/scandrop-scanning-software
    später soll es auch eine pay-Version geben
    https://www.evernote.com/about/intl/de/trunk/?lang=de&layout=intl&url=items/scandrop

  16. Sören Brunke says:

    Geiles Thema, ab August bzw Juli mache ich mich selbstständig mit einer Versicherungsagentur und ihr könnt euch nicht vorstellen was da an Papier durchgeballert wird…schrecklich! Vorallem das ewige Gesuche. Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…hoffentlich kommen wir hier auf eine kostengünstige Lösung für Existenzgründer.

  17. Es gibt den Duplex-Einzugsscanner Fujitsu ScanSnap S1500 als S1500 auch mit Mac-Software. Den könnte man über nen Router mit USB-Anschluss oder nem USB-Server im Netz bereitstellen und so hätte man auch die Plattformunabhängigkeit sichergestellt…

  18. Privat läuft bei mir vieles papierlos ab.
    Eine wichtiger Schritt dahin war z.B. auch die Umstellung des Kontos in ein reines Online-Konto. So gibt es die Kontoauszüge auch nur noch als PDF.
    Ablage zurzeit mit einem nicht so guten Gefühl bei Dropbox. Da muss ich mich dringen um ein Truecrypt Archiv kümmern. Daran hast du mich also noch mal erinnert. 😉

    OCR brauche ich glaub ich nicht. Wenn man die Dokumente ordentlich benennt, müsste der Name reichen, um alle Infos zu finden.
    Physikalische Dokumente habe ich in Ordner sortiert und teilweise eingescannt. Das kann ich aber nur, wenn ich irgendwo bin, wo es einen Scanner gibt.
    Daher überlege ich, dieses Gerät zu kaufen. Finde ich jetzt nicht so mega teuer, 70€ mit Speicherkarte. Würde sich für mich lohnen, auch auf der Arbeit.

    http://www.amazon.de/Easypix-Easy-scan-A4-Scanner-schwarz/dp/B0038JQIF6/ref=sr_1_4?ie=UTF8&qid=1295439453&sr=8-4

  19. ALSO
    Ich denke Einscannen und Ablegen ala Ordnerstruktur pyhsikalisch nur halt in Digitaler Form ist das einzige auch zukünftig performante System.
    Siehe itunes intelligente Ablage der Audio Daten- findet Ihr ohne itunes noch irgendetwas??

    Jede Software, die dir dabei hilft, stellt irgendwann den Dienst ein und dann musst du wieder von Neuem beginnen.
    Ne ne! Windows Ordner und Daten mit kommerziellen Endungen (keine Exoten die man in 10 Jahren nicht mehr öffnen kann.

    Kleines Beispiel
    zb ich verwende Genie Timeline um meine Daten zu sichern. Und hab die Daten das erste Mal komprimiert. Ist das jetzt ein Vorteil oder Nachteil?
    Meiner Meinung ein Nachteil! Warum?
    Ohne der Software Genie Timeline kann ich meine Daten nicht mehr so einfach zurückspielen oder denkt ihr dass ich 500.000 Files per Klick aus dem zip file entpacken möchte? Grundsätzlich gut aber eigentlich BLÖD finde ich. Somit zurück an den Start und ohne Komprimierung nochmal Sichern.
    Vorteil: Die daten sind sofort wieder einsetzbar mit dem Windows explorer. Warum auch Komprimieren bei einer 2TB Platte ich Depp.

    Aber zurück zum Thema. 🙂

    Google docs.
    Ich bin ein echter Freund von Google mit den Möglichkeiten über Web von überall auf der Welt.(Bookmarks, Mails NICE!)
    Aber die docs und Picasa sind sowas von noch nicht ausgereift und der Speicherplatz von 1024MB kann nur ein Scherz von Google sein.
    Aja mann kann ja dann auch kaufen – GENAU! (derzeit 1TB für 256 dollores)
    Natürlich wenn Google stirbt muss man sich dann auch etwas ünerlegen – haha

    Am besten Rechnungen Online schicken lassen (Telekom) und dann ganz einfach Ablegen.

    Briefe von Gericht und Behörde schlichtweg scannen und ablegen.

    dada 🙂

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