Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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ich bin gespannt auf den zusammenfassenden Beitrag von dir.
Ich lasse die Blätter durch einen Dokumentenscanner sausen (ScanSnap von Fujitsu) – daraus werden mittels OCR (ABBY Finereader) PDF Dokumente, die ich manuell in Ordner sortiere.
Mit der WINDOWS7 Suchfunktion finde ich ausserdem alles recht fix.
Habe alles eingescannt und den „unwichtigen“ Rest entsorgt. Aus 8 Leitz Ordnern wurde einer 🙂
Das ganze habe ich noch zusätzlich verschlüsselt an meinem Schlüsselbund ca. 10.000 Seiten mittlerweile. Scanne fast alles ein, weil ich mir keine Gedanken machen möchte ob nun in 10 Jahren wichtig oder nicht.
Grüße
Peter
Also ich bin auch gerade dabei ein papierloses Büro umzusetzen und arbeite mit Devonthink und Evernote.
Evernote allerdings nur für Webclippings, habe also keine kommerzielle Lizenz erworben.
Devonthink erfasst die PDF komplett incl. OCR und hat eine schöne Ordnungsstruktur, wo auch gerne mal schnell was verschoben werden kann.
Das ganze wird nocht nicht mit der Dropbox gesyncht, weil ich nicht sicher bin, ob es nicht vielleicht die Apple Lösung wird.
mich würde freuen wenn du in deinem sicherlich spannenden beitrag dann auch auf iphone apps eingehen würdest die es einfach und schnell erlauben rechnungen kassenbons etc zu scannen und in die dropbox zu hauen. die scanleistung von handys mit den aktuellen kameras (z.b. iphone 4) ist wirklich bemerkenswert und ersetzt für mich einen unhandlichen großen scanner in allen belangen.
grüße michael
Bin schon sehr auf die Zusammenfassung gespannt!
Haben wir hier als Baufirma mal versucht.
Keine Chance…
H… ein Problem ist Sicherlich auch, dass man viele Domumente in Papierform aufheben MUSS, denn ich glaube nicht, dass man bei einem Händler eine gescannte Rechnung Zeigen kann.
Versucht habe ich es noch nicht.
Auslieferer werden zuerst umsteigen müssen, also erst wenn die letzte Mahnung oder der Zahlungsbefehl online als eMail oder als >irgendwas-zukunftsmäßiges< kommen kann man auch wirklich Papierlos arbeiten. Alles andere sind doch nur Workarounds die in vielen Fällen die Arbeit die man damit hat vermehren würden anstatt sie zu vermindern.
Also weiterhin einfach abheften, und hoffen das man die Sachen nie wieder rauskramen muss, und wenn man dann doch muss, dann darüber ärgern 😉
@Magnus: nein, du musst die Rechnung nicht aufheben, da diese auch nur ein einfacher Ausdruck ist. Ein PDF aufheben reicht, im Bedarfsfall einfach ausdrucken und gut ist. Im „Extremfall“ brauchst du nicht mal eine Rechnung, solange du plausibel nachweisen kannst, daß du den Artikel da gekauft hast.
Aufheben würde ich nur Dokumente, wo eine Unterschrift / Beglaubigung usw. drauf ist – und auch da nur die wichtigsten.
Grüße
Ihr schreibt alle: scannen –> OCR –> PDF
Mit welcher Software setzt ihr das um?
Ich würde das gerne ähnlich machen, hätte die PDF-Datei aber gerne durchsuchbar erstellt.
Nur mit welcher Software geht das?
Mein Brother Mulitfunktiondrucker hat zwar Software mit OCR dabei, aber diese läuft unter Windows 7 nicht mehr.
@Jo: PaperPort 12 Pro, kostet leider etwas. Oder eins der anderen Nuance-Tools – OmniPage (17 ist glaube ich aktuell), das ist ein ziemlich universelles PDF-Tool.
Die ältere Software könntest Du unter Win7 in ein virtuelles XP packen.
Allerdings wäre ich auch interessiert, welche vielleicht auch etwas preisgünstigere Software dafür gut ist. Oben wurden ja schon ein paar kostenlose DM-Systeme genannt, aber OCR scheint i.d.R. nur in den Pro-Versionen realisiert zu sein …
@Jo:
Ich benutze meinen Brother MFC mit OmniPage Pro 16.
Hat 50 Ocken bei der Bucht gekostet. Den Brother stellt Du so ein, daß über die Hardware-Tasten ein .tif in einen bestimmten Ordner gescannt wird. Den Batch-Manager von OmniPage lässt Du diesen Ordner überwachen. Der erkkent, wenn Dateien vorliegen und wandelt sie dann in durchsuchbare PDFs um, speichert sie in einem anderen Ordner (z.B. die Ablage) und löscht das Original-Tif.
Klappt super. Kompatibilität zu Win 7? Weiß ich leider nicht – nutze XP…
Hallo,
dieses Ziel verfolge ich auch schon länger, google docs wäre eine interessante Lösung.
Nur wie schaut es mit Datenschutz aus?
Wenn jemand mein eMail Kennwort von gmail hackt, so hat er auch Zugriff auf sämtliche Dokumente.
Bislang lasse ich noch alles, was ich einscanne auf meiner Festplatte liegen, manches habe ich auf meinen online Speicher bei Strato (HiDrive) abgelegt, aber nur, was nicht so wichtig ist.
Hallo, sehr interessantes Thema. Ein Aspekt wurde meiner Meinung nach bisher kaum angesprochen: Die Verknüpfung von Dokumenten mit Kontakten/ Adressdatensätzen. Beispiel? Ich schreibe Briefe, Emails etc.an HInz und Kunz und erhalte von diesen auch Post zurück. Wer behält da den Überblick? Bekanntermaßen schwächelt Outlook, obwohl überall in Büros verwendet, in dieser Disziplin stark. Eine aus meiner Sicht empfehlenswerte Freeware dazu ist Dokuwork. http://www.dokuwork.com
Outlooksynchronisation, Ablage aller Korrespondenz zu einem Kontakt und strukturierte Ablage im Dateisystem. Was willl man mehr…
Noch eine kurze Anmerkung bzgl. Originalen:
Klar, bei offiziellen Dokumenten wie Zeugnissen, Urkunden, etc. ist das ein klares Ding, da die Dinger meistens auf speziellem Papier, etc. gedruckt worden sind, Prägungen haben, etc.
Aber bei allen anderen Sachen genügt imho doch ein hochauflösender PDF Scan und anschließend ein ordentlicher Laser/Tintenstrahl-Drucker und man kann keinen Unterschied zwischen Original und Kopie erkennen.
Und offizielle Dokumente wird wohl sowieso niemand von uns einfach wegwerfen, dafür sollte sich immer irgendwo ein Platz finden lassen 😉
Hallo,
ich habe nun mal Evernote getestet, wirklich Klasse.
Jedoch in Sachen Sicherheit habe ich kein gutes Gefühl.
Wie sind eure Erfahrungen?
Da ich noch Strato HiDrive habe, werde ich dort wohl einen TrueCrypt Container ablegen und dort die Daten einfügen…
Thorsten
ich suche einen scanner, der auch einscannt während mein iMac offline ist und den ich später z.b. per WLAN auslesen kann.
alternativ auch einer der es woanders speichert.
duplex ein muss
Hier mal kurz mein Senf zu dem Ganzen:
habe mir unlängst ELO 9.0 gekauft. Agorum und andere waren mir zu kompliziert/unbequem/usw…
Nun wird alles! mit einem Zählstempel gestempelt und nach dieser Nummer abgeheftet. Danach wird gescannt und in ELO verschlagwortet und archiviert.
Für den unwahrscheinlichen Fall, dass ich wieder ein Original brauche, muss ich nun nur nach der Stempelnummer gucken und den die entsprechende Seite aus den Akten suchen. So spare ich mir eine komplizierte Real-Life-Ordnerstrategie 😀
PS: als Scanner nutze ich Brother MFCs mit ADF. Leider noch nicht duplex. Das wird die nächste Anschaffung.
Jedenfalls ist unser kleines Büro mit drei Mann nun endlich! in der Lage, dem Papierchaos Herr zu werden. Schlägt sich übrigens nach kürzester Zeit in gesteigerter Effizienz (-> Ergo: GELD!) positiv aus…
😀
Suche für folgendes Konstrukt eine Lösung/Software:
– Einzelne Dokumente sollen (händisch) durch Barcode-Etikett oder handschriftliches Kürzel (bspw. „A1“, „B1“ …) markiert werden.
– Mehrere unterschiedlich markierte Dokumente (unterschiedliche Barcodes / Kürzel) werden sollen gescannt werden (Canon DR-C125)
– Die Dokumente sollen dann als durchsuchbare (OCR) PDF/A-Files gespeichert werden.
Hierbei sollen die Informationen aus dem Barcode bzw. Kürzel sowie ein Datumsstempel und eine fortlaufende Nummer in die Dateibezeichnung mit aufgenommen werden (bspw. 2011-11-02_Finanzamt_0001.pdf) und die Dokumente sollen je nach Info aus Barcode oder Kürzel in entsprechend definierte Ordner gelegt werden.
Geht das? Wie??? Mit welcher Software oder welchen selbstgeschriebenen Scripten?
Beste Grüße!
@Joe
Solche Sachen mache ich auf der Baustelle mit einem Paginierstempel
@ Erwin:
Das Markieren kann man anstatt mit Barcode-Etikett oder handschriftlich natürlich auch mit einem Stempel machen. Geht seh einfach, richtig.
ABER wie mache ich den Rest bzw. mit welcher Software / welchen Scripts kann ich das machen lassen?
Grüße,
Jo