Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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Ich kann kistenhose nur zustimmen. Sofern man ein Gewerbe betreibt, will das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung bis zu 10 Jahre rückwirkend alle Dokumente im Original sehen (Dafür werden bei der Steuererklärung Kopien akzeptiert).
Aber selbst wenn digital Dokumente akzeptiert würden: Wer kann sicherstellen dass…
… die Dokument in 10 Jahren noch physikalisch lesbar sind (Stichwort Datenträger)
… die Dokumente in 10 Jahren noch logisch lesbar sind (Stichwort Dateiformat)
… die Dokumente beim Scan nicht verfälscht wurden. (Wie viele Nullen standen auf der Rechnung?)
Solange es sich nicht einfach nur um Papier sondern um juristisch relevante Dokumente handelt, ist die Papierform zur Zeit argumentativ im Vorteil.
Wir haben uns im Baumarkt 12 Pappkisten besorgt. Jede Kiste für ein Jahr und zwei Kisten für die Ewigkeit. Alle Dokumente aus einem Jahr werden in einer Kiste gesammelt. Die älteste Kiste (älter als 10 Jahre) wird vernichtet. Dokumente zu andauernden Rechtsgeschäften (z. Bsp.: Mietverträge, Rentenverträge) werden in den Kisten für die Ewigkeit aufbewahrt.
Ich bin gespannt, wie das Problem Haltbarkeit digitaler Dokumente gelöst wird. Es gibt nämlich Bereiche in denen die Dokumente sogar bis zu 20 Jahr lang aufbewahrt werden müssen.
Hier sind ja bereits viele gute Vorschläge gemacht worden. Das eigentliche Problem ist meiner Meinung nach bisher jedoch außen vor geblieben: Wie erreicht man eine gute Organisation, ohne sich von speziellen Programmen abhängig zu machen, die vielleicht in ein, zwei Jahren tot sind? Benubird ist interessant, ebenso andere Open Source Lösungen. Was mache ich aber, wenn ich konsequent auf eine solche Software setze, für Jahre, und es ist plötzlich eine Sackgasse, weil die Software nicht mehr weiter entwickelt wird und die letzte Version unter Windows 23 nicht mehr läuft? Das sind dann mitunter zehntausende Dokumente, die brav in dem Programm gehegt und gepflegt, d.h. getaggt und abgelegt wurden, und alles war für die Katz.
Meiner Meinung nach gewinnt nicht das ausgefeilteste und raffinierteste System, sondern das einfachste und damit zukunftssicherste. Das wiederum würde bedeuten: Einscannen als pdf/a, ablegen in einer sinnvollen Ordnerstruktur auf der Festplatte, dazu Backups nach Belieben. Oder nicht?
@Frank: da ist was dran. Wenn die Datenbank SQL-basiert war, kommt man ja an die Dokumente notfalls noch mit einem Script dran, aber für mich ist bei jeglicher Software-Auswahl die Exportfunktion ein wichtiges Kriterium (ich denke da auch an Roboform und Lastpass, siehe anderer Blogeintrag :-).
PaperPort kommt einem da noch am ehesten entgegen: die Ablage erfolgt ganz einfach im Dateisystem, das Teil unterstützt einen jedoch ganz nett beim Scannen und Erstellen/Bearbeiten/Kommentieren/Zusammenfassen/Trennen/Versenden/OCR von PDF-Dateien.
Nur etwas schneller könnte es sein.
Genau so halte ich es – plus chronologische Ablage aller Dokumente, die im Original vorliegen müssen. Es gibt zwar auch für Letzteres digitale Lösungen, aber die mir bekannten sind für KMU-Verhältnisse zu teuer.
@Sören Brunke
hätte für einen Existenzgründer einen Tipp:
http://www.octagon-elements.de/
oder kannst mich auch direkt anschreiben unter hmro@abwesend.de
Gruß Micha
@Sören Brunke
hätte für einen Existenzgründer einen Tipp:
http://www.octagon-elements.de/
oder kannst mich auch direkt anschreiben unter hmro@abwesend.de
So jetzt noch ein anderes Thema: Wieso pdf? Wir verwenden in der Firma tiff als Dateiform. Ist durchsuchbar und Freeware
Wie sieht es mit Barcode aus? Viele verwenden Barcodes für die Zuordnung
Gruß Micha
Wollte mich schon öft dazu durchringen meine Rechnungen etc. als durchsuchbares PDF einzuscannen – habe als Drucker einen Samsung SCX 4521F und einen HP Deskjet 380, aber bei beiden bekomme ich hinsichtlich der Scan-Geschwindkeit einen Fön … 🙁
Habe mir einige Scanner angesehen und bin kurz davor mir den handlichen Canon imageFORMULA P-150 Portable Scanner zu kaufen, der in vielen Tests sehr gut abschnitt, aber mit ca. Euro 270,- nicht wirklich als Schnäppchen zu bezeichnen ist.
http://www.youtube.com/watch?v=W9TUsd2zALk
Vielleicht hat jemand einen guten Alternativ-Vorschlag?
@ Bernie
Mir geht es genauso wie dir. Nur mit einem schnellen Scanner kann man richtig arbeiten. Bin auch noch auf der suchen nach einem gut und günstigen Scanner
Ich habe vor einiger Zeit mal einen Blogbeitrag mit dem Titel „Evernote für Kellergewölbe“ geschrieben. Prinzip: Inhalte der Kartons abfotografieren, Schnappschuss in Evernote hoch laden, QR-Code mit dem Link erzeugen, auf Karton kleben.
Künftig braucht man nur noch in einiger Entfernung sein Smartphone auf einen Karton zu richten – schon sieht man den Inhalt …
http://evernote-tips.posterous.com/evernote-fur-kellergewolbe
Habe gerade bei Evernote einen schoenen Link dazu entdeckt:
http://www.docscannerapp.com/mac/ sieht auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus, hab’s aber (noch) nicht getestet.
Ich versuche mich selbst auch dem meisten Papier zu entledigen. Und möglichst viel versuche ich auch in die Cloud auszulagern. Gezippt und verschlüsselt auf diversen Servern, da habe ich bereits die erste Vorauswahl.
Und was auf Platte kommt liegt in vielen verschiedenen Unter-Unter-Unter Ordnern
Zentral verwaltet wird das Chaos dann mit tabbles, was hier schon einer erwähnt hat. Dateien, URLs und Emails werden „verschlagwortet“ und Auto-Regeln für einzelne Ordner erledigen den Rest.
Gefunden wird dann durch kombinieren der Schlagwörter.
Mit Fotos und Musik sind das bei mir im Moment 130k+ an Dateien.
Whow, was für ein Interesse an dem Thema hier!!
Ich halte es so:
Papierzeug:
was nicht papierlos ist – wird bei mir auch nicht papierlos.
Scannen? Viel zuviel Arbeit! Die Zeit ist zu schade dafür.
Außerdem gibt es doch ganz schön viel Zeug , welches gar nicht richtig scanbar ist (Landkarten, Prospekte etc. etc.)
Wenn ich was als Text brauche, lasse ich die Texterkennung rüberlaufen und via Copernic desktop indexieren.
Umgekehrt ebenfalls: Ausdrucken meist unnötig.
Papier – da gibts nur einige wenige Boxen&Kartons:
Papiere kriegen einfach eine Nummer und kommen in die Kiste, die Nummer wird in Datenbank plus Titel & Stichwort stumpf eingetragen, evtl. noch mit Kontakten verknüpft -fertig.
Alles in die Box – unabhängig von Thema – wozu in extra Ordner sortieren? (Außer für die Steuerbelege, versteht sich 😉 )
Ich nutze EssentialPIM als Datenbank dafür: hierachisch, sortierbar, mit Kategorien, Datumserinnerung und Suchfunktion.
Das reicht um alles rasend schnell wiederzufinden (Exportieren in EXCEL superleicht mögl.).
Dateien: gut benannt liegenlassen auf der Platte -EVERYTHING findet alles auf NTFS in Sekundenbruchteilen wieder.
Wichtige Sachen werden auf externe Platten mit QTDSYNC differentiell gesichert.
Das ist alles
Minimalistischer ist es kaum möglich, ich nenne das:
Ad-MINI-stration
Ich glaube, kaum einer schlägt mich darin, etwas schneller abzulegen und schneller wiederzufinden.
Der häufigste Fehler bei dem Thema: das perfekte System finden & einrichten zu wollen, damit wird man nie fertig.
Keept it short and simple 😉
Ich finde die mehrmals in den Kommentaren getätigte Aussage, dass man als Gewerbetreibender bei einer digitalen Archivierung die Originale wg. z.B. einer Betriebsprüfung nicht schreddern darf, etwas irritierend. Ich habe beruflich genau mit diesem Thema zu tun. Bei meinen vier bisherigen Arbeitgebern wurden und werden die Originale nach einer gewissen Frist (i.d.R. vier Wochen) in die Entsorgung gegeben. Einzig Titel werden noch im Original aufbewahrt. Bisher gab es noch nie Beanstandungen seitens der Behörden. Selbst bei einem Telco-Unternehmen haben wir ohne Probleme bei den ganzen Gerichtsverfahren auf die gescannten Unterlagen zurückgegriffen. Und ich kann mir irgendwie nicht vorstellen, dass man meinen Arbeitgeber anders behandelt, nur weil es ein großer Laden ist.
Aber das war ja nicht Thema dieses Artikels. Da ich mich auf Arbeit den ganzen Tag damit beschäftige, habe ich zuhause natürlich – nichts 🙂 Der Schuster hat schließlich auch die schlechtesten Schuhe…
@Bernie
Hat sich bei dir schon was wg. dem Canon imageFORMULA P-150 ergeben? Irgendwelche weiteren Erkenntnisse oder Entscheidungen? Zwar nicht grad preiswert das Gerät, aber interessant!
@Simon: die Aussage stand oben ja nicht ganz alleine …
Shreddern ja, aber nur, wenn die bildliche Wiedergabe möglich ist und die Dokumente revisionssicher (Stichwort: GoBS, GDPdU) abgelegt sind.
Ich gehe mal davon aus, dass das PDF-Format aufgrund seiner Verbreitung noch eine Weile existieren wird, was bei proprietären Formaten, auch wenn diese technisch vielleicht im Vorteil sind, immer fraglich ist. Welche brauchbaren Ansätze gibt es denn softwareseitig für den eigentlichen Digitalisierungsvorgang, sofern man kein moderneres Multifunktionsgerät hat, das dies schon von Hause aus erledigt (Papier rein, Knopf drücken, PDF raus)? Durch das Einlesen der Vorlage in eine Bildbearbeitung, Grundoptimierung und abschließendem Ausdruck (per virtuellem Druckertreiber wie PDF24 oder FreePDF) lässt sich zwar das Ergebnis je nach Ausgangsmaterial noch optimieren, ist bei steigendem Papierstapel nicht optimal.
Hallo zusammen!
Estmal ein dickes Dakeschön, da kommt ja einiges zusammen wenn alle auf ein und demselben Thema rumgrübeln .. 😉
2 Ergänzungen noch:
Softwaretip „Dotument“ hat auch eine Scanneranbindung.
http://www.e-manuel.net/en/index.php
Dann kam immer wieder das Thema Verschlagwortung mittels Eingangsdatum auf. Ich empfehle hier die Activ-Aid Suite von der CT. Ist kostenlos und man kann neue Ordner im Dateisystem bequem mit dem Tastenkürzel STRG+N erstellen.(Plugin NewFolder) Stellt man dann unter den Einstellungen bei „Name des Ordners“ das Kürzel „%A_YYYY%_%A_MM%_%A_DD%__“ ein, dann erstellt man einen Ordner, der für das Beispiel für heute dann „2011_01_23__“ lauten würde. Denselben Trick kann man auch bei der Hotkey Erweiterung anwenden, dann funktioniert das Ganze in jeder Texteigabemaske.
In unserer Stadt wollte man Laptops einführen, aber das haben die sich schnell anders überlegt, weil der großteil der mitarbeiter eine einführung bräuchte und danach immer noch nichts verstehen würde 😀 also blieb die Stadt doch lieber bei dem Papierchaos
@Justus
Super Renamer ist Freeware umbenennen mit batchjobs
Zubehör Software für scansnap 1500
Nennt sich scant to Folder, bezahl Zubehör für scansnap
Darstellung in Aktenschränken
Nach OCR und stichwortsuche absortieren nach Stichworten in stichwort ordnern oder in DIV. Ordnern wenn mehrere Stichworte im Text stimmen
Zb. Re.Nr
Proj.Nr
Betreffzeilentext
Ist m.m. Nach recht nützlich,man muss sich nur vorher die Struktur überlegen