Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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Ich habe mich bewusst gegen DMS entschieden – wer weiß, was für ein Betriebsystem ich in 3 Jahren einsetze.
Ich scanne alle Dokumente (Rechnungen, Tickets, Verträge, etc) mit dem canon p150 (duplex Einzugsscanner, schnell zum vertretbaren Preis). Mit dem beiliegenden (kostenlosen) CaptureOnTouch wird ein suchbares PDF (klein!) mittels OCR erzeugt und mit einem selbstgeschriebenen vbs wird ein Dateiname und ein Ordner abgefragt und das PDF dort (z.B. /Unterlagen/KFZ/20110114_Rechnung_Versicherung.pdf) abgelegt (NAS). Auf dem NAS (ubuntu) läuft ein nächtlicher Job, der alle PDFs in Namazu (Indizierer und Suchmaschine) reinkippt. Namazu indiziert alle Formate, die ich brauche und hat eine konfigurierbare Weboberfläche.
Falls ich irgendwann mal kein ubuntu mehr habe, habe ich immer noch eine Ordnerstruktur und durchsuchbare PDFs, die ich ohne andere Hilfsmittel öffnen kann.
Fast alles was nicht per PDF hier landet, wird mit einem einfachen Scanner (Epson Perfection V33) erfasst, mit einem aussagekräftigen Namen versehen und auf der Festplatte gespeichert. Zusätzliche tägliche automatische Sicherung mit SyncBack auf dem ReadyNasDuo, der mit Raid 1 läuft. Das mache ich jetzt seit 1½ Jahren so, klappt prima 🙂
Habe auch seit Jahren mit Paperport und meinem ScanJet 4600 Papierdokumente eingescannt und mit der integrierten OCR die Inhalte (wenn auch nur im Ansatz mit guter Qualität) eingelesen un abgelegt. Der Inhalt ist nice to have, da die Namensgebung der Dateien zum wiederfinden für mich wichtiger ist.
Dieses Jahr habe ich meine vielschichtige Ordnerstruktur nun hassen gelernt. Die Dokumente waren schon immer mit „YYYYMMDD – Rechnung Privathaftpflicht“ gekennzeichnet, aber das brachte mich nicht weiter, da das einsortieren in diese Strukturen mir zu zeitaufwendig wurde (habe immer in einem Ordner gesammelt und dann auf einem Rutsch verschoben – meistens am Jahresende ).
Nun werden alle Dokumente auf „YYYYMMDD – AAAAAA – TTTTTTTT – CC“ umgestellt (A=Korrespondenz mit (z.B. AXA, Finanzamt, Steuer), T= Thema (z.B. Rechnung, Werbung), C=Client (Initialen bei Mehrpersonenhaushalten)) und in Ordner mit Jahreszahlen einsortiert (2009,2010). Das einsortieren übernimmt dann zukünftig ein Programm, das anhand von regulären Ausdrücken die Dokumente in die Zielstruktur auf meinem NAS sortieret (aus dem „Erstmal-Sammeln-Ordner“). Vorteil hierbei ist, dass die Dokumente Jahresweise auf Stick, CD, DVD etc. weggesichert werden können und ins Schließfach wandern können.
Ausnahmen bilden hier nur wichtige Dokumente wie Berwerbungsunterlagen, Steuer, Sozialversicherung, Policen, Verträge. Diese sind in jeweils einem gesonderten Ordner abgelegt, da die Gültigkeit über Jahre hinweggeht.
Mal schauen, ob das die kommenden Jahre klappt. Falls nicht, dann kann ich anhand der Namensgebung es wieder leicht umsortieren…
Ich suche nur ein Program, dass die Namen der Dokumente anhand bestimmter Muster abfragt und dann diese umbenennt. Kennt da jemand vielleicht ein Tool?
Hallo,
ich finde diese ganzen DMS-Systeme viel zu groß/kompliziert, um einfach Dateien zu „archivieren“. Ich habe mir deswegen vor Jahren selbst ein System gebaut. Zuerst habe ich http://www.tiddlywiki.com/ benutzt, um Dateien in Ordnern zu verschlagworten. Das war jedoch zu umständlich, so habe ich mir in PHP ein kleines DMS gebastelt.
Dateien werden durch mein Mini-DMS nur in Ordner nach dem Muster ./dokumente/ID/ geladen, so können beliebig viele Dateien pro „Dokument“ gespeichert werden. Zusätzlich kann jedes Dokument beliebig viele Tags erhalten.
Man kann durch die Ordner browsen oder durch die Tags, eine Volltextsuche und pdf2text ist auch dabei.
Um das DMS zu betreiben wird nur php-5.3 + sqlite benötigt, die Suche funktioniert mit sqlite-fts3 (super schnell).
Das ganze System arbeitet nur mir relativen Pfaden, so ist der DMS-Ordner beliebig verschiebbar und leicht zu sichern, eine „Installation“ ist nicht notwendig. User-Auth funktioniert mit .htaccess. Ich betreibe derzeit zu hause 2 parallele Instanzen mit ca. 1500 Dokumenten. Die Seiten im DMS sind so klein, das ich bequem mit meinem Handy darauf arbeiten kann.
Das System läuft auch sehr gut auf http://www.wampserver.com/en/ . Wenn Interesse besteht, mach ich dazu ein Projekt auf. Wenn hier ein PHP-Coder ist, der auch prozedual programmieren kann und Spaß an kleinem und sauberen Code hat, kann mir gern dabei helfen, das DMS zu erweitern.
Grüße
Hallo!
Also bei mir läuft das folgendermaßen ab:
Jede Korrespondenz, die reinkommt, wird gescannt, OCR drüber, als PDF abgespeichert wo hinter dem Bild des Briefes der erkannte Text ist und in Alfresco (www.alfresco.org) abgelegt.
Jeder Korrespondenzpartner hat einen Ordner, in dem es wieder Unterordner für die Jahre gibt. Jedes Dokument kriegt einen Dateinamen: YYYY-MM-DD – Beschreibung
Mit Alfresco kann ich die Dokumente auch taggen, z.B. Steuererklärung 2010 und am Jahresende dann einfach alle Dokumente mit dem Tag rausfahren und dem Steuerberater per Email schicken, ist dem auch um einiges lieber.
Alle Dokumente werden danach geshreddert bis auf Verträge oder ähnlich wichtiges, die kommen in ein kleines Hängeregister. Ausnahmen hiervon sind auch unbezahlte Rechnungen, die lege ich in einer Briefablage ab, bis sie bezahlt sind…
Funktioniert seit Jahren problemlos, alles ist immer zugreifbar und ich verliere nicht mehr die Übersicht. Funktioniert eigentlich sehr problemlos.
Ich benutze einen Fuji ScanSnap Einzugscanner stationnär an meinem Rechner im Büro. Doppelseitiges scannen von papier nach pdf, und die Software läst sic so einstellen, dass die Dokumente sofort per OCR gescannt werden und der gefundene Text in einem zweiten unsichtbaren Layer über das originaldokument gelegt wird. Dadurch kann man im pdf suchen und bekommt die richtigen stellen markiert.
Dann braucht man nur noch einen Dienst, der das alles durchsuchbar und verschalgwortbar macht. Eventuell Evernote? Ich benutze im Moment lokal auf meinem Mac Yojimbo.
Ich habe damit angefangen alles einzuscannen was in Papierform ankommt. Das wird durch den extra dafür gekauften HP Officejet 6500 Wireless gejagt und anschließend durch die mitgelieferte Software (mit OCR, für Mac und Windows – Linux sollte auch gehen) als durchsuchbares PDF in ein verschlüsseltes Verzeichnis (encfs) in der Dropbox abgelegt.
Dieses Verzeichnis besitzt noch weitere Unterverzeichnisse wie Rechnungen, Quittungen, Urkunden etc. Der Name der PDF-Datei (Betreff_Datum_Sonstiges.pdf) gibt Aufschluss darüber, wo ich das Dokument abgeheftet habe. Ich sortiere das einfach nach Datum des Posteingangs in einem Ordner. So findet man das betreffende Dokument an einem beliebigen Rechner mit einem Suchtool seiner Wahl und hat gleichzeitig ein Backup in der Cloud und allen angeschlossenen Rechnern.
Brauche ich ein mal eine Kopie eines Dokuments als Nachweis, so drucke ich es einfach aus. Und wenn das Original bemüht werden muss, muss ich halt doch mal in den Keller, finde es aber anhand des Datums sofort wieder. Funktioniert bisher alles tadellos.
Ich entwickle gerade zusammen mit einem Ausbildungskollegen ein System zur Dokumentenverwaltung. Da wir aber erst vor kurzem angefangen haben, wird es wohl nicht rechtzeitig zu deinem Beitrag fertig. Ansonsten kann ich zu dem Thema leider nicht viel Beitragen, obwohl ich es sehr interessant finde, da ich momentan noch nicht viel Papierkram habe und es deswegen vielleicht einfacher wäre die Dokumente einzuscannen als bei so viel Papierkram wie du ihn hast Carsten.
Als Lehrer ein unheimlich wichtiges Thema…wird leider von verschiedenen Seiten noch arg erschwert. Ich hatte vor längerer Zeit einen für mich interessanten Blogartikel von einem Kollegen gelesen http://www.biologieunterricht.info/artikel/papierloses_buero/ …vielleicht kannst ja auch du was darausziehen für deinen Artikel. Die Variante mit Fujitsu ScanSnap und DevonThinkPro klingt sehr vielversprechend. Habe mich allerdings noch nicht dazu durchgedrungen mir das Gerät anzuschaffen. Bin schon auf deinen Artikel gespannt;-) …und die Kommentare…
Die beste und kostengünstigste Lösung die ich für mich gefunden habe ist: ScanSnap S1500M + devonThink Office Pro aufm Mac.
Alles physisch in ein Eingangsfach, dann Scannen und Ablegen in Privat oder Geschäft. Mit devon die automatisch beim Scan übers OCR geschliffenen PDFs Sortieren – halbautomatisch, es wird eine passende Kategorie vorgeschlagen, ich kann taggen und beschriften usw.
Funzt super und man braucht nix anderes. Viele Funktionen von devon nutze ich noch nicht, die entdecke ich nach und nach.
achso – und es gibt passende ipad+iphone-apps (!), einen webserver für den fernzugriff usw usf.
Eigentlich die eierlegende Wollmilchsau des papierlosen Büros.
Die frage ist welche software erlaubt es mir auch möglichst viele Geräte zuverwenden um mit den Daten zu Arbeiten.
Wenn ich meine Daten am IPhone, auf dem IPad, dem Android Tablet, dem Android Phone, dem Mac oder dem Windows Rechner abrufen möchte. Achja und am Besten auch noch über den Browser ereichbar so das ich von fremden Rechner auch jederzeit zugrif habe.
Läst sich sowas gut mit dem E-Postbrief, E-Mail und co. Kompienieren? Dann auch noch alle Daten auf der NAS?
Was ist mit dem Postausgang? Kann ich die gewählte software so nutzen, das es kaum noch einen Unterschiedmacht ob ich die Briefe selber ausdrucke oder per Mail verschicke und einen Anbieter habe, der diese Ausdruck und per Post verschickt? Kann ich die Briefe Digital unterschreiben? mit dem neuen Perso? ID Card?
Interessant wäre auch grundsätzlich mal die Frage was sich alles digitalisieren lässt und was man in Papierform aufheben muss? Kennt da jemand spezielle Seiten die ausführlich darauf hinweisen? Danke vorab!
VG
San II
Ich verwende ein CRM System (mit Anbindung an Outlook & Sync. zum Smartphone)in Verbindung mit dem SnapScan von Fujitsu(sau schneller kompakter Scanner)! Alles weitere landet bei mir im Bitfarm Archiv (OpenSource)!!!!
recht interessante Aufstellung von DMS/ECM Anbieter neben elo
http://www.fast-lta.de/de/solutions/dms
und wer im Raum Stuttgart am 26.01. nichts vor hat
ELO ECM-Fachkongress:
http://www.eloweb.eu/wcm/de/events/elo-veranstaltungen/elo-ecm-fachkongress
Interessant hört sich für mich auch die Software „Digitaler Aktenschrank“ aka „Digital Filing Cabinet“ von Christian Beuschel an. Befindet sich offenbar noch in der Entwicklung: http://www.digital-filing-cabinet.com. Ist ein webbasiertes DMS, also auch für Netzwerke geeignet.
Also wir machen das hier so..
Alles über nen WLAN HP Dulex All in one Gerät laufen lassen. Der kann in Netzwerkordner speichern. Diese liegt auf einer NAS. Automatisch läuft wenn mein Rechner angeht ne OCR drüber.
Alles also relativ Up-to-Date.
Der Ordner in der NAS könnte bestimmt auch nen Dropbox Ordner sein?!
Mein großes Problem dabei ist, das irgendwie noch kein 100 Prozentiges Vertrauen zur Technik da ist.
Trotz des Scans Hefte ich immer noch alles Sorfältig in Ordnern ab 😉
Mache das seit ca. 1,5 Jahren und hab seit dem nicht einmal in meine Ordner geschaut sondern immer über den PC gesucht^^
Anderes Problem ist sowohl die Ordnung im NAS Ordner, da der PC ja nicht weiß ist das jetzt Haus oder Firma etc. Also landet alles in einem Ordner und ist sehr unstrukturiert.
Alle paar Tage muss sich jemand ransetzen und diese „losen“ Dateien dann in die Ordnerstruktur einsortieren.
Ausserdem geht dass OCR Prog auch über Dateien die schon in echter Dateiform vorliegen und gar nicht erkannt werden müssen. Dies dauert zwar nciht lang, da die Erkennung dann zu 100 % läuft, aber nerft trotzdem.
Wenn man diese beiden Probleme abschaffen kann und sich irgendwie dazu zwingt das echte Papier dann zu schreddern, hat man ein papierloses Office.
Grüße Atze
EDIT: Für die die unterwegs scannen wollen, kann ich nur Foto zu PDF Software fürs Handy emphelen. Dazu ne gute OCR und fertig.
Wir haben hier in unserer Werbeagentur auch das agorum DMS allerdings in der kostenpflichtigen Pro Version in der Verwendung, um die Workflow-Funktionen nutzen zu können. Ist sehr einfach in der Bedienung und erfüllt alle unserer Anforderungen an ein DMS.
Auf dieser Seite gibt es Tipps, wie lange man verschiedene Dokumente aufbewahren sollte:
http://www.klicktipps.de/papiere_organisieren.php
Die Beiträge hier finde ich durchweg interessant. Für mich (privat) käme am ehesten online speichern per Evernote in Frage.
Scheinbar hat ein Tecchannel-Redakteur hier mitgelesen und sich zu folgendem Artikel berufen gefühlt 😉
http://www.tecchannel.de/storage/management/2024508/elektronische_archivierung_mythen_wahrheiten_gesetze_vorschriften/
Ich habe noch keine gute Lösung für das Problem gefunden. Ich lebe mit einer historisch gewachsenen Ordnerstruktur auf meiner NAS in die ich jeweils die bereits als EMail geschickten Rechnungen mit einem Zeitstempel im Dateinamen abgelegt werden.
Alles was old shool als Papier ankommt wird in einem Ordner abgeheftet – ebenfalls chronologisch.
Scannen ist mir zu aufwändig (habe drei Kinder ;-)).
Bin gespannt auf den Bodensatz dieser Aktion – vieleicht schließe ich mich ja an ?