Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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Hi alle zusammen,
Papierloses Büro.. naja Einscannen und dann mit hilfe von Software dezentral speichern.. eignen würde sich z.B. Versionskontrollsysteme wie git (http://de.wikipedia.org/wiki/Git). Zumindest nutzen kommilitonen von mir das um ihre Unterlagen zu organisieren.
PDF Rechnungen > Weiterleiten an Springpad: Ablage mit Tags in entsprechendem Notebook
Papierrechnungen > Scan > sonst s. PDF Rechnungen
Papierdokumente: Scan oder wenn weniger wichtig abfotografieren mit Android Scanner App > PDF in Springpad
Desweiteren alle anderen wichtigen Infos wie SN von Software usw. > Springpad
Notizen, Bookmarks: Springpad
Alle „normalen Dateien“ (Projektdaten usw.) liegen zuhause und in der Firma im 100GB Dropbox-Verz. mit Packrat-Feaure aktiv (momentan sind ca 40 GB belegt) wo sie gesichert und zwischen den PCs gesynct werden. Dank Packrat Versionierung und unbegrenzt undelete möglich, d.h. manuelle Versionierung der Projektdaten nicht notwendig.
Bilder: Sicherung Picasa (Google 80 GB Storage)
Selbst erstellte einfache Dokumente und Tabellen: Google Docs
Sicherung eines abgeschlossenen Projekts als ZIP auf gDocs (wie gesagt 80 GB Speicher gekauft).
Mails Gmail
So schaut mein digitales Daten-Leben aus.
Eine Versionskontrolle eignet sich für Dokumente, die weiterentwickelt werden und wo man vielleicht auf eine alte Version zurück will. Das sollten dann besser keine binär Dateien seien. Ich sehe dafür ehrlich gesagt keinen Sinn bei der Archivierung von Rechnungen…
Bei einer Berliner Wohnungsgenossenschaft, die genau das eingeführt haben, hatte jeder Mitarbeiter einen Dual Head Arbeitsplatz (also mit 2 Monitoren). Mindestens einer davon war hochkannt gestellt, damit die Mitarbeiter eingehende Briefe (von Dienstleister eingescannt, glaube ich) in gänze sehen und lesen können.
Tabbles ist ja super… ohne koennte ich nicht leben
http://tabbles.net
Gerade war ich in einem Gespräch über das Thema verwickelt. Dabei ging es „nur“ um ein paar Excel-Tabellen – oder wie man Beträge mit 7% und 19% auflistet und dem Steuerberater per Email zusendet. Ich hasse Tabellen 😉 Gibts da nicht ne einfache Lösung, ein einfaches Programm, das einem einfache, aber langwierige Arbeiten abnimmt? Danke!
Also überall will man immer ein papierloses Büro, aber was ich bislang gesehen habe, führt eher immer zum Gegenteil (zumindest in der Übergangsphase).
Als DMS habe ich Agorum schätzen gelernt. Kann man selber problemlos erweitern und eigene Funktionen implementieren. Man kann Dokumente einscannen und anschließend per Workflow verteilen lassen oder ggf. weietere Workflows anwerfen….
Mein Tip wäre auch ein Gerät der Fujitsu ScanSnap Serie. Ich selbst besitze zwar keinen weil meine Papierberge sich noch in einem sehr überschaubaren Rahmen halten, aber bisher habe ich sowohl von Mac- als auch Windowsnutzern nur sehr gutes über die Geräte gehört.
Ich würde für die Versionsverwalung SVN Subversion einsetzen. Einfach zu installieren und konfigurieren, von überall über HTTPS erreichbar und es gäbe keine Konflikte mit Versionen. Ähnlich wie Dropbox nur selbst gemacht :D.
http://www.fourhourworkweek.com/blog/2007/06/14/how-to-do-the-impossible-create-a-paperless-life-never-check-voicemail-again-never-return-another-phone-call/
…die tipps dort, insbesondere auch in den kommentaren, sind mittlerweile ziemlich ausgereift…
Mal ein Tipp: bei eBay kann man sich manchmal alte Versionen von ELO-Office günstig schiessen. Wir haben beispielsweise die Version 6.0 im Einsatz (statt 9.0), die zumindest unter XP tadellos ihren Dienst verrichtet und alles mitbringt, was man für vollwertiges Dokumentenmanagement braucht. Bei uns steht an jedem Arbeitsplatz ein günstiger Scanner, am Server haben wir zusätzlich noch einen alten HP 3052, der zwar nur einseitig scannt, dafür aber einen recht guten Mehrfacheinzug hat (nebenbei auch ein guter Laser ist).
In der Kombi managen wir hier ein komplettes Anwalts-Büro inkl. Wiedervorlagen, digitaler Akte etc. Lässt sich auch alles zu Terminen mitnehmen und ist – dank Truecrypt – komplett verschlüsselt bis runter zum letzten USB-Stick.
Kostenpunkt: Der Scanner/Laser-Kombi damals 150 Euro bei eBay, die ELO-Version ca. 80 Euro, der Rest findet auf dem ohnehin vorhandenen Server statt. Es mag modernere Lösungen geben, aber damit bekommen wir eigentlich alles hin, was das papierlose Büro so braucht.
Also ich denke das wichtigste ist ein wertiger Dokumentenscanner mit automatischen duplex Papiereinzug und noch besser Papier gar nicht erst entstehen lassen.
Habe einen digitalen Notitzstift für mich entdeckt und versuche ansonsten eh alles ins Smartphone oder das Notebook zu schreiben.
Zur ständigen Erreichbarkeit der Daten ganz klar Evernote oder Dropbox. Dropbox für die Masse und Evernote für die wichtigen immer greifbaren Dinge.
Habe sogar angefangen Gutscheincodes oder Werbung die von Interesse ist ab zu fotografieren bei Evernote zu speichern und das Papier direkt weg zu schmeißen.
Habe mich vor ein paar Monaten selbst mit dem Thema auf meinen Blog beschäftigt ( http://www.susay.de/index.php/papierloser-student-papierlos/ ) aber aus Zeitgründen meine weiteren Erkenntnisse noch nicht nieder geschrieben.
Ich benutze auch den ADF-Scanner meines Brother MFC-5490-Druckers und sortiere dann in eine Verzeichnisstruktur in etwa so:
– Auto
– Versicherungen
– Bank
und dann jeweils nach Datum
110119_Rechnung_xxxx.pdf.
Auf „Lösungen“ und „Vorschläge“ bin ich sehr gespannt.
Anfänglich dachte ich, papierloses Büro, das wäre ein Ziel. Heute, bin ich skeptisch. Caschys Erfahrungen teile ich. Hier Papier, da online. Ganz auflösen lässt es sich nicht.
Dokumente scane ich nach ihrer Relevanz. Was mehr als 24 Monate überdauern muss oder wo gesetzliche Regelungen andere Aufbewahrungsfristen vorsehen, wird gescant. Mit „YYMMDD RG_xxx.pdf“ wird das mit Acrobat eingescante Dokument abgelegt. Das andere verbleibt und wird irgendwann geschreddert.
Ich bin noch nicht davon überzeugt, dass wichtige Dinge ausschließlich außerhalb abgelegt werden. Was wichtig ist, wird mit Truecrypt auf der Dropbox abgelegt und bei meiner Bank. Sie bietet mir einen Online-Tresor.
Truecrypt Container auf lokalen Festplatten ergänzen die digitale Speicherung. Regale im Arbeitszimmer beherbergen die diversen Ordner mit der ihnen eigenen Systematik.
Dass das Finanzamt noch immer Papierbelege benötigt, zwingt mich dazu steuerrelevante Belege auszudrucken bzw. in Papierform aufzubewahren. Vielleicht ändert sich diese Praxis einmal in ferner Zukunft.
Mein Fazit: Papier ist nicht weg zu denken. Ist auch nicht wirklich schlimm.
Hi Caschy,
eine konkrete Idee zum papierlosen Büro fällt mir nicht direkt ein, aber vielleicht bekommst du hier auch noch die ein oder andere Anregung:
http://ueberallbuero.de/
Papierloses Büro? Keine Chance, zumindest beruflich nicht, währe doppelte Arbeit mit doppelten Unterlagen. Alleine die ganzen Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten, manche Unterlagen müssen gedruckt werden für das Finanzamt etc.
Einzig die Rechnungen aus dem Kassensystem sind komplett elektronisch gesichert ohne Papierkram.
Privat mach ich das schon länger, wird alles gescannt was nicht per Mail kommt und fein säuberlich archiviert auf einem externen NAS mit Raid Laufwerken. Zugriff von außen möglich, doppelt gesichert, versteht sich. Wichtig hierbei ist, sich selbst eine gute Struktur für die Archivierung anzulegen. Man will das Zeug ja auch noch nach 10 Jahren wiederfinden. 😉
Schon mal hier geschaut.
Ein ganzer Blog nur über das papierlose Büro.
http://www.documentsnap.com/
Dort wird der Duplexscanner von Fujitsu empfohlen.
Bei mir ist das papierlose Büro schon Realität und das funktioniert so:
Alles was bei mir eingeht, scanne ich mit dem Dokumentenscanner Canon CR-2010C per Knopfdruck ein, OCR folgt zugleich. Daran hängt ein kleines Netbook, sodass das Scannen auch ohne laufenden PC geht. Die erzeugten PDFs werden automatisch durchnummeriert. 1x im Monat nehme ich mir 1h Zeit und gehe alle Scans durch, benenne die PDFs nach Inhalt und sortiere sie nach Jahren in in Ordner wie „Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Steuer, Schriftverkehr etc..“ Ganz wichtig: Die Nummer bleibt am PDF dran und wird auch auf das Originalpapier notiert. Die Papiere jetzt einfach Chronologisch abheften. PDFs, die ich nur online bekomme, haben einfach keine Nummer.
Wie finde ich Dokumente wieder?
Ganz einfach: Am PC etwas zu finden ist sehr einfach, dank der Orderstruktur und einer Volltextsuche. Brauche ich wirklich mal das Original, schaue ich nach der Nummer des PDFs und suche mir das Original mit der Nummer heraus. Das geht auch fix, da ich ja alles nach Nummern abgeheftet habe. Auf meinen Ordnern steht nur „Dokumente 800-1300“. Weitere Vorteile: Ordner werden immer genau Randvoll und können nach 10 Jahren einfach komplett in den Mülleimer wandern (Vorsicht allerdings bei Versicherungspolicen 😉
Die ganzen Daten liegen auf dem Netbook in einem TrueCrypt Container, der als Kopie auf meinem für-unterwegs thumbdrive ruht.
Privat kann man den Papierkram zumindest meist etwas minimieren.
Mittlerweile ist ja bei so gut wie jedem Flachbettscanner eine Software dabei die Brauchbare Durchsuchbare PDFs erzeugt.
Rechnungen werden bei mir alle mit dem Scanner (Canon CanoScan LiDE 90) eingescannt und als PDF gespeichert natürlich wird sowieso von allen Daten regelmäßig ein Backup gemacht.
Genau daran habe ich heute Morgen auch gedacht als ich mein Schreibtisch und die Ablage sah.. scheisse.. mein freier Freitag wird wieder zum Bürotag und ich muss sortieren und abheften.
Und ich habe mir auch mal Gedanken gemacht die Dokumente als PDF mit OCR zu Scannen und Lokal zu sammeln. Da ich ja MacUser bin, dachte ich dabei an Bento oder eine andere Software um meine Sachen zu ordnen. Nur weil sie dann auf der Platte liegen, ist ja auch nicht gleich Ordnung vorhanden. Ein schneller sicherer Zugriff muss vorhanden sein. Klar Dokus kann man auch Online ablegen, aber das ist mir 1. zu brisant, und zweitens zu unsicher. Fällt mal die Leitung aus, steht man da und kommt nicht an seine Sachen.
Meine letzten OCR Erfahrungen liegen 20 Jahre zurück und damals war die Software fürn Arsch und machte mehr Arbeit als sie einem abnehmen sollte. Wie der Stand heute ist werde ich mir die Tage mal anschauen. Aber die Möglichkeit eine Lösung zu erarbeiten finde ich total klasse.