Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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http://smarchive.de/ arbeitet an einem System, um alle Rechnungen und Dokumente zentral online an einer Stelle zu erhalten und zu lagern.
Also wir haben in unserem Büro auch schon drüber nach gedacht. Das für uns gängigste Modell wäre, den ganzen Schreibkram einzuscannen, den ganzen Schmuh in einen beliebige Datenbank und dann einen Lucene/Solr-Index zu kreieren. Sollte bei nem vernünftigen Indexaufbau ganz gut funktionieren, braucht dann aber relativ viel Aufwand zu Beginn.
In USA gibt es Firmen die einem den lästigen Teil, nämlich das Einscannen der bereits vorhandenen Berge von Papier, abnehmen, leider habe ich bisher in D noch nichts Entsprechendes finden können. Kennt da jemand was?
Da muß Ich mir mal Gedanken machen
Archivista ist ein sehr interessantes und schon länger verfügbares Produkt als Dokumentenarchiv.
Muss aber auf einem seperaten Rechner als Server laufen. VM-Ware Image zum testen ist verfügbar. Als OS wird Linux verwendet. Zum Verwalten durch den Benutzer kann ein Webclient benutzt werden.
http://www.archivista.ch/de/
@ caschy:
Da hier öfters das Thema Datensortieren (auf der Festplatte) aufkam, biete ich mich an, man darüber einen Blog-Gastbeitrag zu schreiben.
Müsstest mir aber 2 Wochen mindestens Zeit lassen (schule und dat gedöns)
@fixxel: lass dir zeit! 🙂
Ich verwalte meine Ebooks mit calibre. Vielleicht lässt sich das aber auch als Verwaltung für pdf-Rechnungen anwenden. Müsste man mal ausprobieren.
Die Lösung kommt wohl sehr darauf an ob du die abgelegten Dokumente für die Finaz noch brauchst oder ob es rein um das digitale ablegen geht und du niemanden das Original oder eine Version mit Zertifikat schuldig bist.
Ich möchte hier schonmal großes Interesse an solch einem Gastbeitrag äußern. Hab zu Hause eh noch son Haufen Dokumente liegen, getreu dem Motto: „Der höchste Haufen gewinnt!“ 😉
Das bisherige Anforderungsprofil scheint ja wie folgt auszusehen:
– Scanfunktion mit OCR auf dem eigenen Wunschscanner
– Integration in E-Mail Dienste / Programme (z. B. Thunderbird Add-On)
– Automatische Ablage ggf. mit selbst definierbaren Regeln
– Speicherung in einer möglichst frei zugänglichen Datenbank mit Volltext Suchfunktion / Schlagwortfunktion etc.
– Backupmöglichkeiten / Verschlüsselungsmöglichkeiten
– Verfügbarkeit auf mehreren Systemen (Win / Mac / Linux / ggf. Mobile)
– Bedürfnisse von Behörden sollten ebenfalls unterstützt werden können
– Sicherstellung, dass ich in z. B. 20 Jahren noch auf die Daten zugreifen kann oder zwischenzeitlich die Software / den Dienst wechseln kann
– preislich attraktiv für Privatleute oder Einzelunternehmer
Mehr Punkte fallen mir auf die Schnelle nicht ein.
In Deutschland Digitalisierung Eingangspost http://www.deutschepost.de/dpag?xmlFile=link1012892_1012732
Für Ösis: http://www.scanpoint.eu/de/dienstleistung/digitale-postzustellung/eingangspostdigitalisierung
Vielleicht sollte man sich auch mal „ecoDMS“ ansehen:
http://community.ecodms.de/
Hier der Text von der Internetseite:
„Mit der ecoDMS Free4Three Edition wird professionelles Dokumentenmanagement für jeden möglich! Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit von ecoDMS. Die Edition beinhaltet den robusten ecoSIMS-Server, welcher die Basis aller ecoLine Produkte bildet. ecoDMS bietet volle Funktionalität für bis zu 3 konkurrierenden Benutzern. OCR (Texterkennung), Volltextindizierung, umfangreiche Suchfunktionen, Posteingangsbearbeitung, Berechtigungssystem, dynamische Klassifizierungsattribute, PDF-Drucker und vieles mehr!“
Klingt ganz interessatn, wie ich finde.
Gruß
Sebastian
Wichtig ist es zu beachten, dass bei vielen Rechnungs-Dokumenten die AGB der Firma auf der Rückseite stehen und die ja ggf. eines Tages noch mal wichtig sein können.
Wenn’s nur darum geht PDF’s zu archivieren und wiederzufinden, dann bietet sich noch Benubird (kost nix) an: http://www.debenu.com/benubird/overview.php .
Faxen: PAMFAX, nutze ich schon 1 Jahr lang, die Bedienoberfläche über Webrowser ist übersichtlich, alles Nachvollziehbar inkl. Sendeberichte, gibt noch nen DesktopProgramm, nutze ich aber net.
hm, für meine paar Rechnungen scheint mir manches hier vorgetragene einfach zu viel.
Da würde für ein bisschen Ordnung zu viel Freizeit drauf gehen.
Also alles wie gehabt: regelmäßige Rechnungen (z.B. Nebenkosten wie Telefon) die per Mail kommen, werden einfach im Ordner Rechnungen \“Jahreszahl“ gesammelt. Zur Not liegen dich auch noch im lokalen Ordner von Thunderbird, da werden die Regelmäßigen Rechnungen per Filter automatisch hin verschoben.
Da das eh pdf sind, ist das auch durchsuchbar.
Fast alle anderen Rechnungen landen in einer Schubladen-Box, je Fach ein Jahr. Sind 3 Jahre um, kann das Fach ungesehen in den Schredder. Das eine Mal im Jahr, in dem ich eine Rechnung wg. Garantie o.ä. benötige, da kann ich im Kasten auch mal im entsprechenden Jahr suchen.
Wie gesagt, der Aufwand, das ordentlich zu sortieren, steht bei mir in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Also da bin ich mal gespannt.
Auf Arbeit sind wir auch daran irgendetwas einzuführen um Dokumente zu verwalten. Bisher sind wir auch an ELOOffice dran (wurde uns mal vorgeführt). Für den privaten bereich wäre das bestimmt keine Lösung aber das ganze auf Google abzulegen wäre für mich kein Problem blos ist da Docs die richtige Lösung ? da bräuchte man doch ehr sowas das auch von denen für GoogleBooks verwendet wird und die eingescannten Sachen dann in GoogleKonto damit ist es auch durchsuchbar und Fremde können nichts sehen. Man irgendwann muss doch mal GoogleScan kommen.
@MG
Mendeley Desktop
Ich habe das Glück, dass ich auf der Arbeit einen Großkopierer zur Verfügung habe, mit dem ich auch scannen (pdf) kann. Ich habe mir mal die Mühe gemacht, alle wichtigen Unterlagen wie Gehaltsnachweise, Steuerbescheide, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, wichtigen Schriftverkehr etc. zu scannen und in Passwort geschützte Rararchive zu packen. Die Rararchive sind nach dem jeweiligen Inhalt benannt – z.B. Gehalt.rar, Steuer.rar, Zeunisse.rar usw..
Hinzu kommt, dass ich am Jahresende, gleichartige pdf mit pdfsam zu einer pdf- Datei zusammenfüge und erneut in das spezifische Rararchiv packe – z.B. Gehaltsnachweise2010.rar, Schriftverkehr2010.rar etc.
warum passwortgeschütze Rar- Archive?
Ich habe alle Archive auf einem 16 GB USB- Stick und somit habe ich sozusagen die gesamten Unterlagen meines Lebens immer dabei.
Da die Dokumente in dieser Form nur wenig Platz beanspruchen habe ich auch noch diverse Portable Software wie ein Officepaket, Bildbearbeitungsprogramme, Wiedergabeprogramme usw. (portableapps.com oder aus Cashies Downloadbereich) und sogar ein komplettes Linuxsystem (slax) auf meinem Bootfähigen USB- Stick.
Somit habe neben den Papier losen Unterlagen auch noch alle Software, die ich benötige immer am Mann – und zur Not sogar ein ganzes Betriebssystem.
Hört sich nach viel Arbeit an, aber wenn man erst mal alle Unterlagen gescannt hat, sofort bei neuem Papier gleich einen Scanner zu Hand nimmt und sich dieses Verfahren zur Gewohnheit macht, ist das ein geringer Aufwand.
Ich habe mir jetzt noch einen kleinen Handscanner bei Tschibo gekauft mit dem ich alles sofort einscanne, was mir wichtig erscheint.
Ich habe vorher ca. 15 Ordner gehabt und durch dieses Verfahren alles auf drei Ordner reduzieren können, da man nicht alles was man gescannt hat entsorgen kann. Dazu zählen natürlich Originale von Urkunden, Zeugnissen, Versicherungspolicen usw.
Aber ein kompletter Schrank ist frei und dient nunmehr als Schuhschrank meiner Frau ;-))
Wichtig bei diesem Verfahren: Regelmäßiges Backup. Da ich überwiegend Ubuntu nutze, führe ich jedes mal Grsync aus, sowie ich den Stick in den Rechner stecke. Sicher ist sicher
Ich habe mich mit dem Jahr 2011 auch endlich zu einer Lösung durchgerungen.
1. Scan oder direkt als PDF erhalten
2. Bei Google Docs hochladen, in die entsprechende Ordnerstruktur
3. Lesen direkt im Browser, auch auf dem iPhone und auf dem Kindle
Für mich ist es wichtig das Zeug online zu haben, nur auf einer Festplatte ist z.B. bei einem Feuer oder einem Diebstahl unsinnig, da die Daten verloren wären.
Gruß
TheTob