Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
Wird geladen ...
@mibi: gibts doch schon längst. In Asien voll der Renner. http://www.bauen.de/ratgeber/wohnen-innenausbau/badezimmer-wellness/bad/news/artikel/archive/2009/03/06/artikel/das-papierlose-wc.html
Ich schmeiße einfach mal http://www.openkm.com/ in den Raum. Habe ich vor einigen Jahren in der Version 3.0 getestet. Jetzt gibt’s schon die 5.0. Basiert – glaub ich – auf Java und bringt echt viel mit. Auf jeden Fall einen Blick wert.
du warst schneller -* haha
http://www.bauen.de/ratgeber/wohnen-innenausbau/badezimmer-wellness/bad/news/artikel/archive/2009/03/06/artikel/das-papierlose-wc.html
dies Russen haben jetzt auch etwas Erfunden damit amn durch Wände schauen kann – mmmm hmmmm
— DAS FENSTER
Privat benutze ich den ADF-Scanner eines Brother MFC-Druckers mit dem mitgelieferten Paperport. Gesammelt wird in einer selbst erstellten Verzeichnisstruktur auf dem NAS, überwiegend als Tiff-Dateien in Schwarzweiss, weil mir damals (und auch heute) die OCR Softwaren nicht gut genug waren. Hobby-DMS für den Heimgebrauch fand ich in allen Fällen inakzeptabel, weil die Scans meistens in irgendeiner proprietären Datenablage verschwinden und wenn überhaupt nur einzeln wieder extrahiert werden konnten.
Alles was ich als „Dokument“ in diesem Wortsinne betrachte, behalte ich aber noch als Papier (Verträge, Versicherungen, Steuerbescheide, Dezember-Gehaltsabrechnungen etc.)
Als Gewerbetreibender kann ich vom „papierarmen“ Büro wegen diverser Rechtsvorschriften (GdPDU, Aufbewahrungsfristen, etc) nur abraten.
Zwar scanne ich auch dort die wichtigsten Unterlagen, damit ich sie unterwegs (Truecrypt) dabei habe, aber ausser Werbung wird alles abgeheftet.
Ich durfte erst kürzlich einem größeren Konzern anlässlich einer Steuerprüfung brandeilige Rechnungsduplikate schicken, weil die gescannten Originale im DMS nach ca. 2 Jahren nicht mehr wiedergefunden wurden :-}.
PDF-Rechnungen nehme ich immer noch mit mulmigen Gefühlen entgegen, weil der Ausgeber sie eigentlich signieren müsste, ich die Signatur eigentlich prüfen müsste und das Ergebnis der Prüfung „dokumentieren“ (schriftlich in Papierform ?) müsste.
Seitdem ich mit dem Finanzamt diskutieren durfte, ob die (PDF basierten) Kontoauszüge der Sparkasse überhaupt anerkannt werden, bin ich bei digitalen Schriftstücken im gewerblichen Bereich echt vorsichtig und dünnhäutig geworden..
Ganz Papier los im Büro hört für mich der Spaß spätestens auf dem Klo auf :-).
Ich bin aber schon sehr gespannt auf diesen Beitrag da ich seit diesem Jahr alles als PDF sammle und die Originale mit einer Nummer versehen von 1 ab ins Regal räume. Sprich wenn ich die Unterlage finde (auf dem Rechner) steht auch die Nummer des Originals da und das hab ich dann in 1 Minute griffbereit.
Bloß kein Google Docs. Datenschutzbedingt. Portables Verwalten von Dokumentdateien: Dropbox. Kollaboratives Basteln an Dokumenten: Etherpad (bspw. piratenpad.de). Nutze ich etwa für Vereinskrempel. Alternative zu Evernote: RTM/Astrid. (Letzteres für Android-Freunde.)
HAllo Zusammen, ich nutze einen normalen Scanner und das Mediencenter von T- Online. Da gibt es auch eine Software (WebDAV-Client) um das ganze einfach und unkompliziert im Explorer quasi als externe Platte zu bedienen. Also Up/Download per drag & Drop. Das ganze funktioniert auch auf Mac. Und mit 25GB lässt sich auch auskommen. Nett finde ich auch das ich auch Mobil drauf zugreifen kann entweder mit Web-Browser über das mobile Portal, mit der Mediencenter App für das iPhone, Android- und Windows Phone.
Leider legen viele Wert darauf, dass man das Orginaldokument vorweisen kann 🙁 Daher würde „einscannen und wegschmeißen“ nicht in Fragen kommen. Es wird also noch eine Zeitlang auf Papier oder zumindest auf Papier + Digital herauslaufen…
Ich verwalte komplett mit dem Computer … Jede eingehende Rechnung etc. wird gescannt. Habe mir dazu extra einen LED Scanner angeschafft, der eine Seite in 3 sek. schafft. Das ganze wird dann automatisch mit Datum in einem Ordner gespeichert. Einmal die Woche sortiere ich dann von da aus ein.
Ich arbeite nach meinem Jobwechsel in einem Maklerbüro. Hier fallen natürlich Unmengen an Papieren und Formularen an. Hier wird ELO Office eingesetzt. Einfaches Scannen vom Brother Mutlifunktionsgerät, Verschlagwortung, einstellbare Ablage, platformunabhängiger Java Client und Web Client solls auch geben. OCR und Texterkennung sowie ne ordentliche Suche sind auch dabei. Schau dir einfach die Videos auf Youtube an.
Zudem kannst du in ELO Office deine Unterlagen „Finanzamt-sicher“ machen. Möglichkeiten für Backups usw. sind natürlich gegeben. Nachteil: Die Automatische Ablage von Mails funktioniert nach meinem Wissen zu Zeit nur für Outlook, allerdings wird hier auch noch Version 8.0 eingesetzt und nicht Version 9.0.
Brother MFC-9840CDW. Scannt duplex und legt alles per FTP in einem Verzeichnis auf dem Server als PDF ab (alternativ auch per Mail). Das geht am schnellsten. Abgeheftet wird bei mir idR zusätzlich, aber eben nur alle 2-3 Monate mal.
PaperPort kann ich auch empfehlen, denn da läuft auch (in der Pro-Version) gleich noch OCR drüber und man hat eine Volltextsuche. Der Haken: es dauert halt was länger, als wenn der Drucker direkt die PDF-Datei erstellt. Dafür sind die Dateien dann auch deutlich schlanker.
Klar ist es gegenüber dem einfachen Abheften oft doppelte Arbeit. Aber da stellt sich die Frage der Zielsetzung: persönlich spare ich durchs Scannen über die Jahre echt Zeit, denn die Suche im elektronischen Archiv (Windows-Dateisystem) geht weit flotter als alle Ordner durchzublättern. Wenn man dagegen nie etwas raussuchen muß, reicht wohl auch die einfache Ablage im Ordner. Dann braucht man keinen Scanner und spart sich einfach den Aufwand. Wenn man die Sachen schnell abheftet und die Ordner ordentlich beschriftet, ist es für viele wahrscheinlich immer noch die einfachste Lösung ggü. Scannen etc.
@Björn-Gerrit Bräker: Automatische Ablage von E-Mails funktioniert auch mit Tobit David. Insgesamt ist ELO aber eine sauteure Businesslösung und nicht wirklich etwas für den Privathaushalt…
@Gabriel: Das stimmt natürlich. Es ist halt eine Möglichkeit das Ganze anzugehen und es kommt natürlich darauf an wie viel letztendlich an Daten vorliegt. Für gute Software darf natürlich ab und an auch mal gezahlt werden. 😉 Für eine reine Privatnutzung wäre mir ELO natürlich auch zu teuer.
Hat jemand Erfahrung mit Doxie (http://www.getdoxie.com/)?
Oder mit Paperless (http://www.marinersoftware.com/products/paperless/)?
Dass das Finanzamt digitalisierte Rechnungen nur unter bestimmten Bedingungen akzeptiert wurde ja schon gesagt.
Originalrechnungen müssen imho immer noch 10 Jahre aufgehoben werden.
„Kontoauszüge nur als PDF“ mache ich nicht mehr, seit mir mal ein Fachmann erzählte, dass es inzwischen Möglichkeiten gibt, diese zu manipulieren. Also, besser Ausdrucke kontrollieren, wie bisher…
Erstmal schon vielen Dank an die zahlreichen Vorposter, sind wirklich einige interessante Ideen dabei, wie ich mein System noch weiter verbessern kann.
Generell scanne ich auch viele Dinge ein. Dennoch will ich auf meine Anfassexemplare nicht verzichten. So lange ich Platz auf dem Dachboden fuer Kartons mit einigen Ordner habe, ist das fuer mich ein Problem.
Alle meine Dokumente versehe ich grundsaetzlich sinnvollen Namen, wie z.B. „2011-01-12_Rechnung_Winterreifen.pdf“.
So kann ich Dokumente zumindest nach Datum immer schnell finden.
Die sinnvolle Benennung von Dokumenten ist fuer mich die wichtigste Sache, um Dinge schnell wiederzufinden.
Die Idee mit den eindeutigen ID-Nummern finde ich persoenlich nicht schlecht, so koennte man die Dinge einfach am Stueck abheften und nur bei Bedarf wieder hervorholen.
Das ganze beim Scannen in eine Excel-Tabelle einpflegen und ablegen.
Als Ablage benutze ich zur Zeit auch Dropbox mit Truecrypt Container.
Bei Evernote und GDocs habe ich auch irgendwie meine Bedenken, ist wahrscheinlich nur Paranoia, aber ich halte meine Daten dann doch gerne noch etwas gesicherter. Wenn jemand meinen PC oder meinen Dropbox Account hackt, dann ist er immer noch nicht an meine Dokumenten.
Durch Dropbox sind meine Daten damit schonmal auf meinen beiden Rechnern synchronisiert und regelmaessig mache ich dann nochmal eine Backup auf einer externen Festplatte.
Ein Dokumentmanagementsystem werde ich mir mal anschauen, ich weiss aber nicht, ob es sich fuer mein Papieraufkommen wirklich lohnt.
Meine Bank bietet die Kontoauszüge ja als PDF an. Ausdrucken, ne danke… Das wäre mir zuviel, hab noch alte Kontoauszüge von vor zig Jahren… Bin froh, wenn die weg sind…
Papierloses Büro … hm, wird wohl noch lange dauern bis wir soweit sind.
Empfehlenswert ist auch das Schema:
* Gewerbe-System A – P – D
3 Ordner-Typen:
A = Administration
P = Projekte (Alles rund um Kunden-Unterlagen)
D = Dokumentation (Prospekte, Anleitungen, Anweisungen)
* Privat-System
9 Ordner müssen reichen:
– Schriftverkehr
– Haushalt
– Auto
– Versicherungen
– Finanzen
– Beruf
– Rechnungen
– Quittungen / Rechnungen für Garantieprodukte
– Beschreibungen / Anleitungen
Papier-Dokumente werden eingescannt; entweder als TIF oder via WinScan2PDF als PDF abgelegt.
Ich habe einen Fujitsu SnapScan S1500 auf dem Schreibtisch stehen. Wird ein Dokument eingelegt, wird es beidseitig gescannt und per Texterkennung in ein durchsuchbares PDF umgewandelt. Das Dokument wird dann vollautomatisch in Evernote hinterlegt. Nur ein Knopfdruck am Gerät, sonst muss man nichts machen. Die Dokumente kommen dann in Ablage Januar/Februar/März … sortiert wird da nichts mehr.
http://blog.evernote.com/2009/05/07/scan-to-evernote-fujitsu-scansnap/
@all:
kann mir jemand eine gute und kostenloses Texterkennungsprogramm empfehlen?
MSy