Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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Als Mac-Version heißt er natürlich S1500M…
Wichtige Unterlagen / Dokumente scanne ich mit einem üblichen Flachbettscanner (Canon LIDL 25) kurz als durchsuchbares PDF ein und lade es nach Google Docs hoch. Jedes Dokument ist ca. 25kb groß, trotzdem habe ich die 1GB-Marke bereits geknackt und bei Google zusätzlich 20GB extra für EUR 5,- / Jahr gebucht.
Für die Kategorisierung verwende ich insgesamt etwa 15 Unterordner, weitere Unterordner nur im Notfall. Die Ordner heißen z.B. „Haus“, „Kommunikation“, „Bank“, „Job“ usw.
Ich habe meiner Frau vollen Zugriff auf die Ordner gegeben, damit diese bei Bedarf ebenfalls an die Dokumente kommt.
Da die Dokumente als durchsuchbares PDF vorliegen, ist eine weitere Kategorisierung nicht notwendig – regelmäßig genutzte Dokumente kriegen einen Stern oder werden zusätzlich in einen temporären Arbeitsordner verlinkt.
Jedes Dokument steht mir über die Suche jederzeit zur Verfügung, als sehr nützlich hat sich dabei erwiesen, dass man neuerdings auch von der Google Mail Suche aus seine Dokumente finden kann.
Briefe/Schreiben usw. erstelle ich inzwischen auch nur noch Online per Google Docs. Ich habe dann auch unterwegs per Android-Handy zugriff auf die Dokumente und kann diese sogar bearbeiten.
Mir ist neulich eine Festplatte abgeraucht, zwei Wochen Arbeit an einem Buch sind dadurch verloren gegangen. Seitdem habe ich bei Google Docs auch einen Backup-Ordner eingerichtet, in den ich meine tägliche Arbeit an „Offline-Dokumenten“ (z.B. Adobe InDesign) abendlich hochlade, damit ich nicht mehr von der Zuverlässigkeit irgendwelcher technischen Geräte abhängig bin.
Eigentlich bin ich damit von der lokalen Festplatte inzwischen total unabhängig, lediglich mein Musik- und Videoarchiv habe ich noch lokal auf HDD gespeichert, aber ich denke mit schnelleren Internetverbindunge sollte sich das auch in ein zwei Jahren erledigt haben.
Alle paar Monate hole ich die bei Google hinterlegten Daten per Batch-Download gezippt runter und archiviere diese auf einem externen Datenträger.
Soweit meine 2 Cents…
Solange das Fa Rechnungen nicht (unsigniert) als Datei akzeptiert und du das Zeug als Werbekosten absetzen willst, würd ich das lassen. Soll aber 2013? geändert wd.
Wenn du Platz brauchst, besorg dir Ordner und hefte die Rechnungen da ein. Die Gerätekartons können in den Müll. Der Händler kann nicht von dir verlangen dass du die aufhebst.
Hallo!
Habe mir im Somer letzten Jahres auch Gedanken darüber gemacht und verschiedene Systeme ausprobiert. Momentan funktionierts am Besten so:
Alle Dokumente landen erst mal in einem Ablagekorb. Irgendwann ziehe ich die einfach durch einen Scanner (als Tiff, 300dpi, optimal mit Dokumenten Feeder) und lasse die Dateien automatisch in einem bestimmten Ordner ablegen. Dieser Ordner wird von OmniPage Pro überwacht (hier kostets Geld: 50,- EUR für die Version 16 – ist nicht die aktuellste).
Die geht mit ihrem Batchmanager über die Dokumente und speichert sie im Ablage-Verzeichnis. Das wiederum wird überwacht von DocFetcher (kostenlos) und ist so eine Art Desktop-Suchmaschine.
Danach verteile ich die Dokumente (alles PDF mit 200dpi) in Unterordner (Rechnungen, Verträge, Infos).
Das Papier wandert einfach so chronologisch geordnet in einen großen Karton. Die Infos habe ich in wenigen Sekunden per DocFetcher – das unterstützt reine Text-Vorschau, aber auch das Öffnen der PDF-Datei. Brauch ich das Papier im Orig. greife ich in den Karton. Da datumsmäßig sortiert finde ich das relativ schnell.
Für mich das optimale Zeit-Nutzen-Verhältnis.
ACHTUNG – Hoher Denglisch-Anteil ! Desweiteren folgt schamlose Werbung und nicht
alles ist kostenlos.
Beschäftige mich seit Jahren mit der Problematik „Papierloses Büro“.
Antwort: Zu 100% gibt es das nicht. Aber man kann verdammt nahe ran
kommen. Problem mit 100% sind die offiziellen Schriftstücke und
Dokumente, die man papierhaft vorhalten muß(Beispiel: Geburtsurkunde).
Für alles andere gibts Evernote. Habe lange getestet, probiert usw. usf.
– bin dann bei Evernote gelandet und habe seitdem kein Bedürfnis mehr, zu
probieren. Punkt. Aus.
Bin zahlender Nutzer, weil der Nutzen des Produkts für mich den Preis
deutlich überwiegt. Your mileage may vary.
Heißt nicht, daß bei Evernote alles super und perfekt ist. Aber die
Mischung machts und die funktioniert für mich Schlamper-Hans hinreichend
gut. Eierlegende Wollmilchsäue gibts nur im Märchen.
Einige Anmerkungen:
– Privacy: Für geheime Dokumente, die in der Cloud nix
zu suchen haben, bietet Evernote lokale Notizbücher an. Damit verliere
ich zwar den Vorteil der Überall-Erreichbarkeit, kann jedoch zumindest in
meinem lokalen Netzwerk @ Home unter einer Oberfläche auf die Daten
zugreifen. Naja, und ein Backup bleibt mir dann auch nicht erspart,
aber da kann ich ja in Caschys Blog nach einem geeigneten Tool
recherchieren.
– Workflow: Scannen ist sicher der teuerste Anteil beim
Projekt „Papierloses Büro“. Für mittlere bis größere Dokumenten-Mengen
ist ein ordentliches Tool aber der Bringer schlechthin. Fujitsu
bietet da mit seiner ScanSnap-Serie gute Qualiät (fast schon zu
Apple-Preisen ;-), empfehlenswert als gute Kombi aus Portabilität und
purer Scan-Power ist der ScanSnap 1100 – bringt gleich noch ne native
Evernote-Integration mit. Ich liebe Lösungen, bei denen ich nicht
denken muß.
– Cross-Media: Evernote kann Kamera- und Ton-Aufnahmen, Scans und
getipptes oder markierte Texte von überall her einbinden. (Ja, ich bin
Premium-Nutzer und zahle dafür, aber mir isses die Sache wert: Dann gehen
nämlich auch noch beliebige Dateien: Word und so’n Gelumps). Für alle
gängigen Browser gibts Plugins. Windows, Mac, Smartphones und natürlich
Caschys Lieblings-Spielzeug werden als Plattformen untersützt.
– Clippings: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus Anwendungen bzw. Apps ebenfalls nicht (SendTo ist Dein Freund).
News aus GoogleReader werden ebenfalls via SendTo ins Evernote-Buch
„ReadLater“ gepackt (spart mir entsprechendes Plugin).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.
– Sharing: Geht bei Evernote gut: via Web Notizbücher
freischalten + damit auch online Projekte abwickeln.
– Sonstiges: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus PC-Anwendungen ebenfalls nicht. Funktioniert nach ner
Weile alles sehr fluffig.
– Nachteil: Das Denken, wo man wie was ablegt und „vertaggt“, wird
einem leider nicht abgenommen. Aber da ists wie mit dem Bloggen. Man
legt einfach los, und wird von Schritt zu Schritt besser. Wunder gibt
es immer wieder 😉
Für große Dateien und Datenmengen benutze ich weiterhin DropBox –
aber mit ner guten Scanner-Erkennungs-Kombi (siehe oben), brauch
ich das immer weniger (zumindest im Office-Bereich).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.
Ach ja, und als Taskplaner gibts bessere Tools.
Aber das hat der Caschy auch schon allein rausgefunden 😉
Alles Jute aus dem Saaletal an die Weser !
@Sören B.
>Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im >Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…
Das geht doch schon. Kann jeder PDF-Drucker. Kundenordner anlegen, PDF drucken und Kundenordner als Ablageort wählen.
Scannen Eingangspost geht auch so.
Willst Du es etwas komfortabler, brauchst Du ein DMS (DokumentenManagementSystem). Je nach Anforderung, Zeit und Geld kannst Du da das richtige finden für Dich.
Als OpenSource mal einen Blick auf http://www.agorum.com werfen.
Oder wenn Du schnell loslegen willst, wäre auch http://www.eloweb.eu mit ELOoffice 9.0 eine mögliche Variante.
Beachten musst Du ja noch, dass Du ggf. auch Mails archivieren musst, wenn Du selbständig bist. HGB/AO, GdPDU, GoBS und ggf. noch andere Branchen-spezifische gesetzliche Regelungen sind dabei zu beachten. Das kann man dann auch mit ins DMS packen oder eine separate SW dafür nutzen (Caschy hatte da vor kurzen die neue MailStore-Software verbloggt).
Alles eine Frage der Anforderungen, der Zeit (die man ggf. selbst dafür aufwenden will) und natürlich des Budget’s 😉
Papierloses Büro schön und gut, aber wie sieht es mir der Rechtsgültigkeit solcher Dokumente aus. Man hat sie ja nicht mehr im Original vorliegen (signierte PDFs von zertifizierten Stellen ausgenommen) und z. B. das Finanzamt will doch für die Steuererklärung zumindest mal die Rechnungen gesehen haben, die man absetzen will. Genauso Verträge mit Banken oder Versicherungen.
Zusätzlich digital aufheben ist sicher eine schöne Sache, aber komplett papierlos wird es in der Realität nicht laufen können. Außerdem muss ja zusätzlich zur digitalen Archivierung auch ein entsprechendes Datensicherungskonzept vorhanden sein, wenn man bedenkt wie lange teilweise manche Unterlagen (bis zu 30 Jahre) aufgehoben werden müssen.
Technisch realisierbar halte ich das noch am ehesten über Scan und als PDF in einer sinnvollen Ordnerstruktur ablegen. In der Cloud würde ich es schon deswegen nicht unterbringen, weil es sich um sensible Daten handelt. Ein extra Programm oder einen Dienst dafür nutzen würde ich auch nicht, denn wie oben schon geschrieben, wenn es das Programm / den Dienst irgendwann mal nicht mehr gibt, ist man angeschmiert.
Meines Erachtens macht das Ganze aber ohnehin nur sehr bedingt Sinn, denn gerade bei solchen Dokumenten wie Rechnungen für Dienstleistungen und Anschaffungen, Gehaltsabrechnungen, Verträgen aller Art etc. pp. wird man im Zweifelsfalle wenn man das Ding mal aus offiziellen Gründen braucht IMMER das Original brauchen und keine digitalisierte Version. Und für alle diese Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen, von zwei Jahren (für Garantiebelege wie z.B. Kaufverträge) bis zu lebenslang (Geburtsurkunde). Gehaltsabrechnungen muss man theoretisch auch bis zur Rente aufheben und zwar im Original.
Ich fürchte, um die guten alten Aktenordner kommt man noch nicht herum.
Die meisten meiner Rechnungen kommen als pdf bei mir an. Die pdf-Dateien werden seit Ende 2010 nicht mehr ausgedruckt (reine Verschwendung von Papier) sondern in einem Ordner auf dem Desktop gespeichert (unbezahlte Rechnungen) bzw. in einen TrueCrypt-Container, der sich in meiner Dropbox befindet, verschoben (bezahlte Rechnungen). Die alten Rechnungen auf Papier werden wohl erstmal bleiben, da sonst der schöne und schwere Aktenschrank überflüssig wäre. 🙂
Was Papier betrifft, wird alles sofort weggeworfen, was nicht gebraucht wird.
Was arkiviert werden muss, arkiviere ich abc-mässig und/oder mit Zeitstempel als elektronische Files.
Gehaltsabrechnungen bekomme ich nur elektronisch, d.h. ich muss sie von einem Online-Konto bei meinem Arbeitgeber herunterladen, wo sie aber auch archiviert sind.
Archive brenne ich nach Jahrgängen auf CD. Es ist eigentlich ganz einfach.
Quittungen usw., sofern sie nicht aus steuerlichen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, verschwinden nach Ablauf der Garantiezeit in den Reisswolf/Mülltonne.
Wie man ordnung hält: Da gibt es eigentlich mehrere Strategien/Schulen, beispielsweise ADP von Edith Stork oder Personal Efficiency Program. Wichtig ist, eine Ordnungsstruktur zu wählen, die Aussenstehende verstehen, also das Alfabet, nichts nach Stichworten zu sortieren (beispielsweise seinen Postfacheingang), weil solche Strukturen persönlich und zeitvariant sind. Man hat später selber Schwierigkeiten, sich darin zurechtzufinden.
Ich habe sehr wenig Papier und finde alles praktisch sofort.
Na,
eine gute Fragestellung. Ich habe mir vom Ansatz auch schonmal Gedanken gemacht, aber mit einer erweiterten Fragestellung. Wir sind ja nicht alles Freiberufler und haben zu Hause „ein Büro“, aber dennoch viel Schriftverkehr, der sich lohnt, aufgehoben zu werden. Beispiel: Das Haus brennt ab, wo sind meine Versicherungspolicen? oder : Ich bin im Ausland, habe mein Portomonaie verloren, welche Ausweisnummer habe ich oder die vom Führerschein.
Die einfachste Lösung: Einscannen und an die eigene eMailadresse scannen. Dort jede Mail in einen eigenen Ordner ablegen. So kann man von überall auf die Mail zugreifen. Mit einem guten Mailclient auch suchen, wenn die Mail gut beschrieben ist (oder das Dokument). Nachteil mag die Offenlegung beim Provider sein.
Hier hilft ein Verschlüsseln des Dokumentes (zB mit winrar als exe, also auch winrar mit passwort wieder zu öffnen, unter Windows auf jeden Fall).
Oder ein DMS (Dokumenten Management System) auf dem eigenen Server/Webpräsenz oder einfach nur ein geschütztes Verzeichnis. Ist aber eine Frage des Plattenplatzes und wieviel Vertrauen man hat (Verschlüsselung).
Bin mal gespannt auf die Lösungen der anderen, da ich auch gerne meine „wichtigsten“ Daten auf jeden Fall digital sichern (und sicher) wollte.
Ach ja, die ordinäre Sicherheitskopie im Ordner ist wahrscheinlich auch noch nötig (vor allem bei Rechnungen die dem Finanzamt vorgelegt werden müssen). Obwohl ich mich bei einigen Dingen echt frage, wieso? Eine ordentliche Rechnung beinhaltet alle nötigen Angaben und bei dem was wir dem Staat mitteilen müssen, wundert es mich, das er da Papier sehen will.
Michael
Meine Lösung die sich jetzt schon seit ein paar Jahren verfolge:
Canon MX850 Duplex MFD in Verbindung mit Nuance PaperPort. Alle wichtigen Dokumente (Job, Bank, Miete, Rechnungen usw.) werden nachdem sie ‚bearbeitet‘ wurden eingescannt, in Paperport verschlagwortet sowie als PDF in einer Ordnerstruktur abgelegt. Der Dateiname setzt sich zusammen aus Datum Posteingang und einen eindeutigen Namen um was es sich handelt. Somit bin ich auch ohne Software in der Lage meine Dokumente in der Ordnerstruktur schnell zu finden. Paperport selbst bietet auch eine indizierte Volltextsuche via OCR womit sich das meiste noch schneller finden lässt. Praktisch daran ist das ich die meisten ‚Online-Rechnungen‘ dort ebenfalls problemlos einsortieren kann.
Das Papier selbst, wird einfach chronologisch in Ordnern abgelegt und ist dank digitaler Vorlage auch in Sekunden anhand des Datums zu finden. Online ist bei mir allerdings aussen vor, da ich zum einen keinen Vorteil darin sehe von überall auf meinen z.B. Arbeitsvertrag zugreifen zu können (bzw. auch nicht weiter gross unterwegs bin) und zum anderen haben die Daten in meinen Augen nichts im Netz verloren!
Ich bin mit der Lösung eigentlich sehr zufrieden und funktioniert für mich recht gut (ist aber wahrscheinlich auch eine Frage wieviel Papiervolumen man denn damit verwalten möchte, hält sich bei mir allerdings in Grenzen).
Paperport mag zwar Geld kosten, ist aber für mich der beste Kompromiss zwischen Funktionalität und Preis und ich habe etliches an Software ausprobiert 😉
Ich benutze einen Kodak i40-Scanner am Mac und scanne damit nach und nach (seit ca. 2 Monaten, siehe hier: http://www.noltenet.de/2010/11/02/vision-vom-papierarmen-buro-nimmt-formen-an/) meine Altlasten als PDF ein.
Ich benutze kein DMS, sondern behalte über eine einfache aber logische Ordnerstruktur alles im Griff. Im Prinzip bilde ich eine klassische Ablage meistens in 4 Ebenen nach: Schrank, Ordner, Register, Dokument. Beispiel: „Finanzen“ -> „Sparkasse“ -> „1234567 Girokonto“ -> „20101231 – Kontoauszug“.
Der Dateiname fängt bei mir mit einem Zeitstempel (JJJJMMTT) an, damit ich eine chronologische Sortierung habe.
Das ganze wird zentral auf dem NAS gespeichert, somit habe ich Zugriff über meinen Mac, meinem Windows-Notebook und meinem Android-Tablet. Dank VPN-Tunnel kann ich sogar im Notfall von der Arbeit aus drauf zugreifen.
Das NAS wird nachts auf externe Platte gesichert und per rsync auf meinen HiDrive-Account bei Strato (Backupstrategie -> http://www.noltenet.de/2010/11/09/backupstrategie/).
Als Wissensdatenbank nutze ich für unzählige PDFs und Dokumente Mendeley Desktop. Damit kann man die Dokumente auch durchsuchen und mit Tags versehen. Es können Bibliotheken angelegt werden oder auch Gruppen, in denen Dokumente mit anderen Nutzern geteilt werden können. Die Dokumente können natürlich lokal gespeichert, wie auch online abgelegt werden. Ich hab zum Beispiel auch eine Bibliothek für diverse Abrechnungen (Mobiltelefon, Internet usw.)eingerichtet.
Als Scanner vielleicht so was hier:
http://www.sceye.biz/
Mac:
DEVONthink
http://www.devon-technologies.com/products/devonthink/comparison.html
KnowlegdeTree – DMS und gut. Kann auch über MS Office angesprochen werden..
Hier gibt es einen guten Artikel über die PDF Verwaltung von Papern für wissenschaftliche Arbeiten… Ist vielleicht interessant, wenn man mal alles als PDF vorliegen hat:
http://sciplore.org/blog/2010/03/02/how-to-write-a-phd-thesis/
solange es keine papierlose toilette gibt, wird es auch kein papierloses büro geben.
Ich bin genau an dem Punkt wo Du bist Caschy… Ich habe mich aber schon zu einer Entscheidung durchgerungen:
1. Einscannen
Die Ablage erfolgt in Verzeichnissen, je nach Korrespondenz und wo es hin passt… Z.B. Bank, Kontoauszüge… Der Dateiname sieht für die Sachen dann so aus: Datum_Versender/Arbeitgeber/Firma_Korrespondenzart
Beispiel:
20110101_vodafone_rechnung.jpg
2. Ablage zentral auf meiner NAS in eben eine sprechende Verzeichnisstruktur
3. Die NAS synct zwei mal täglich auf’s Strato HiDrive… Ich kann darauf auch unterwegs immer drau zugreifen, brauch ich aber eigentlich nie. Das ist tatsächlich nur meine Sicherung der wichtigen Dokumente + Bilder von meiner NAS
Das ganze mache ich mit meinen Kontoauszügen schon seit über einem Jahr so…
Fraglich ist nur, was muss man möglichst als Original aufheben?!?