Microsoft Teams: To-Do-Integration in Personal-Accounts und geteilte Tasklisten
von Olli | 12 Kommentare
Microsoft Teams kann schon seit einiger Zeit nicht mehr nur auf Arbeit, sondern auch innerhalb der Familie mit einem privaten Account genutzt werden. Sollte man das tun wollen, gibt es nun die Möglichkeit, innerhalb von Gruppen-Chats auch geteilte Tasklisten anzulegen, die in Microsoft To Do zu finden sind. In diesen Tasklisten könnt ihr selbst Aufgaben für euch anlegen oder andere für die Abarbeitung zuweisen.
Neu ist auch, dass ihr auch aus privaten Chats heraus, Aufgaben entweder in eurer persönlichen Aufgabenliste oder in geteilten Listen anlegen könnt. Einfach länger auf die Nachricht tippen und dann im Menü „Aufgabe erstellen“ auswählen. Angelegte Aufgaben, die euch zugewiesen worden, erscheinen in einer separaten Liste in To Do.
Solltet ihr mit beiden Microsoft-Tools auch im privaten Umfeld unterwegs sein, ist das sicher eine interessante Möglichkeit, den eigenen Workflow zu beschleunigen.
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Ich traue es mich fast gar nicht zu schreiben, als Mac-Benutzer seit nunmehr 14 Jahren: Aber für den Wust an Diensten, Apps und Services, die MS anbietet, finde ich ist in den letzten Jahren eine klare bessere Verzahnung und Fokussierung auf (zumindest meine) Bedürfnisse zu erkennen.
Hab gerade meinen privaten Account zu Teams hinzugefügt und kann die Chatnachrichten empfangen, selbst wenn ich aktiv auf dem Office-Konto bin. Das ging ewig nicht. Wenn sie es jetzt noch schaffen, Kalender, Tasks, etc. sauber zu integrieren: Hut ab.
Wenn sie so weitermachen wäre ja glatt ein Neuanlauf mit Windows Phone möglich 😉
Nutzt ECHT jemand Teams freiwillig? Also privat?
Wir haben Teams auf der Arbeit, ich muß es zum Glück nicht nutzen, aber die Kollegen, die es nutzen müssen, sind nur am meckern.
Besonders weil sich die Telefon und Umleitungs Einstellungen immer wieder zurück setzen.
Ich verstehe das auch nicht.
Seit einem halben Jahr wird Teams auf der Arbeit eingesetzt und ich muss sagen, dass ich auf einmal verstehe, warum so viele Menschen auf Microsoft schimpfen. Mit Windows habe ich mich immer gut arrangieren können. Aber Teams? Ich habe selten so schlechte Software gesehen. Voller Bugs, unintuitiver Workflow und katastrophales UI/UX. Und dafür wird auch noch Geld genommen.
Das Resultat ist, dass alle einen Bogen um die Software machen. Rausgeschmissenes Geld… 🙁
Gib uns doch bitte mal deine Liste, bzgl. (1) Bugs, (2) Workflow und (3) UI/UX welche Dich bei deiner täglichen Arbeit behindern.
Auf die Schnelle fallen mir folgende Dinge ein:
(1)
– Teams ist ärgerlich langsam, selbst auf gut ausgestatteten Rechnern. Es braucht lange zum Starten, es braucht lange zum Schließen und bei einem Klick auf einen Button vergeht gerne mal mehr als eine Sekunde, nur um z.B. einen anderen Chat anzuzeigen.
– Bei Texteingabe im Chat werden andauernd einzelne Tastenanschläge verschluckt oder nur verzögert erkannt. So kommt es immer wieder vor, dass nicht der beabsichtigte sondern der folgende Buchstabe groß geschrieben wird (Bsp: aNna statt Anna). Anfangs dachte ich, ich würde nur sehr unsauber tippen, aber meine Kollegen haben ähnliche Probleme und Teams ist der einzige Ort, in dem diese auftauchen.
– Es kommt immer wieder vor, dass einzelne Nachricten im Chat nicht gesendet werden. Nach einem Neustart gehen diese dann durch – vorher nicht, egal wie lange gewartet wird.
– Das Eingabefeld akzeptiert manchmal keine Eingabe. Nur ein Neustart behebt das Problem.
– Manchmal wird plötzlich der gesamte Chatverlauf nur noch durch schwarze Balken dargestellt, ohne dass man gescrollt hätte.
– Der Chatverlauf scrollt mitunter nicht automatisch weiter, wenn das Gegenüber neue Nachricten schreibt. Da das Chatfenster schon geöffnet ist, bekommt man keine andere Mitteilung über die neue Nachricht und da der Scrollbalken grundsätzlich nicht zu sehen ist, solange man nicht scrollt, gibt es gar kein Feedback darüber, dass sich im Chat etwas getan hat.
(2) & (3) schmeiße ich der der Einfachheit halber mal zusammen
– TLDR: Es gibt keine durchgängige Designsprache.
– Die ganze Oberfläche des Programms wirkt für mich sehr unaufgeräumt, hauptsächlich von den Farben her. Die vier Hauptbestandteile des UI (Menüleiste oben, Hauptmenü links, Hierarchie in der Mitte und der Contentbereich rechts haben alle leicht unterschiedliche Farbtöne, die nicht mit einander harmonieren, sind durch leicht unterschiedliche dunklere Balken von einem Pixel voneinander getrennt und sind mit Schatteneffekten versehen. Das sorgt für ein visuelles Durcheinander, das nicht sein muss. Die Position der Bereiche gibt bereits genügend Hinweise auf inhaltliche Trennung. Die ganzen verschiedenen Grautöne hingegen sind dem nicht zuträglich, weil man sich auf unnötige Trennungen konzentrieren muss. Hervorhebungen für angewählte Dinge oder Mouse-over (obwohl eigentlich sinnvoll) verschlimmern den Effekt noch.
– Die Beschriftung der Icons im Hauptmenü ist geradezu gruselig klein, insbesondere auf Monitoren mit hoher Auflösung. Mir ist ja klar, dass da auf Grund der vertikalen Anordnung nicht gerade viel Platz ist, aber dann ist das Problem entweder die Anordnung oder die Tatsache, dass die Icons nicht selbsterklärend sind.
– Die Typo auf den Icons der Teams ist unleserlich, sowohl von Größe als auch von der Farbe her.
– Die runden Icons im Contentbereich unterscheiden sich so wenig voneinander, dass sie praktisch nutzlos sind. Ja, sie unterscheiden sich abgesehen von den zwei Buchstaben für Vor- und Nachname in der Farbe, aber das nur so wenig mit so blassen Schattierungen, dass sie auf den ersten Blick nicht zu unterscheiden sind. Einen bestimmten Autoren und damit ein bestimmtes Icon zu suchen, ist nervenaufreibend.
– Wie auch das gesamte Layout hat der Contentbereich (sowohl für einzelne Chats als auch für den Teams Bereich) viel zu viele verschiedene Farbabstufungen, die in der Regel auch noch nutzlos verwendet werden. Warum müssen sich einzelne Beiträge durch Hintergrundfarbe, Rahmen und Schatten abheben? Im Vordergund stehen sollte, WAS jemand gepostet hat, alles andere ist dagegen nebensächlich. Aber dieser tatsächliche Inhalt wird visuell unter den Teppich gekehrt. Eingeengt durch Icon, die eben erwähnten Farbabstufungen, den Namen, das Datum, die Reaktionen und die „Antworten“-Leiste darunter (warum ist die an dieser Stelle linksbündig?) gehen diese Informationen doch total unter. Weißraum existiert praktisch nicht – zumindest nicht da, wo er gerbaucht würde. Und alle genannten Dinge haben ähnliche, leicht unterschiedliche Größen, Farben, Schriftschnitte und Ausrichtungen, was sie so komplett nutzlos macht, da sie nicht für klare Aufteilungen sorgen und nur ablenken. Wieso ist so ein Durcheinander in einem so großen Produkt von einer Firma vorhanden, der es eigentlich nicht an Designern mangeln dürfte?
Am Besten sind im Contentbereich die Reaktionen und die Channelerwähnungen zu sehen. Beide Hervorhebungen halte ich für relativ nutzlos, weil sie nicht der eigentliche Inhalt sind. Und wo ich schon beim Thema bin: Wieso kriege ich eine Anzeige darüber, dass der Kanal „Allgemein“ im Kanal „Allgemein“ erwähnt wurde, jedes Mal, wenn jemand das Wort „Allgemein“ eingetippt hat?
– Warum bekomme ich Nachrichten in Outlook darüber, dass ich in Teams erwähnt wurde? Wenn ich gerade in das eine Programm nicht reingucken kann, ist die Chance, dass ich in das andere schaue, doch gering. Stattdessen muss ich mich später dann durch unnütze Nachrichten klicken.
– Im Chat mit einer Person sind die unterschiedlichen „Gesprächsblasen“ abwechselnd links/rechts angeordnet. Warum? Auf dem Smartphone mag sowas ja noch etwas Sinn haben, aber am PC? Da ist es nur unübersichtlich. Und um es zu verschlimmern, sind zwar in einer Konversation meine Beiträge rechts angeordnet, Datum und Uhrzeit innerhalb dieser aber links. Das sorgt für einen Flattersatz, in dem man unmöglich nach etwas suchen kann.
– Warum teilen sich das angewählte Icon links, MANCHE Mouse-over-Effekte die Markierung für meine eigenen Beiträge und Hyperlinks die gleiche Farbe als Hervorhebung? Und warum unterscheidet sich (im dunklen Modus) dieses blasse Blau so erbärmlich von den anderen Textfarben?
– Warum sind erweiterte Optionen mal hinter drei Punkten, mal hinter einem Zahnrad und mal hinter beidem zu erreichen? Und warum sind die Icons dafür inkonsequent immer an anderer Stelle? In einer klassischen Menüleiste hätte man weniger suchen müssen. Da hat man dann auch genügend Platz für Text, sollte er benötigt werden. Der Bildschirm des PC ist nicht das Gleiche wie der Bildschirm an einem Smartphone.
Besten Dank für die detaillierte Auflistung! Nur um es gleich am Anfang zu erwähnen, ich arbeite nicht für Microsoft sondern bin eher daily Teams User seit Tag 1.
Jetzt zu deinen Punkten:
(1) Bugs
a) Speed: In der Tat Teams scheint sehr leitungshungrig zu sein. Ich arbeite mit einem Lenovo P1, G3, I9, 32 GB. Dementsprechend habe ich recht viel Performance Spielraum. Mein X1 Yoga mit 16 GB hatte aber allerdings auch keine Performance Probleme. Um zwischen Chats schnell hin und herzuwecheln, empfehle ich eigentlich das Pop-up Feature zu nutzen. So kann ich auch in Videokonferenzen recht einfach mit Leute direkt chatten ohne in die Hauptanwendung zu wechseln.
b) Texteingabe funktioniert bei mir tadellos. Selbst bei meinen 130 Anschlägen pro Minute, verschluckt Teams keine Buchtaben.
c) Bei mir werden alle Nachrichten gesendet egal von welchem Device. Aktuell nutze ich Teams via Windows Laptop, Iphone und Ipad. Alles ist immer synchron
d) Eingabefeld ist immer responsive.
e) Chatverlauf braucht manchmal eine Gedenksekunde, wenn man nach oben in ältere Nachrichten scrollt. Liegt bei mir aber daran, dass viele Screenshots und Dateien geteilt werden.
f) Chatverlauf scrollt bei mir sauber
–> Aktuell nutze ich: Microsoft Teams Version 1.4.00.26376 (64-bit). It was last updated on 23/09/2021
(2) Workflow (3) Bugs
a) Durchgängige Designsprache: Kann ich nicht nachvollziehen. Windows und & iOS sind zudem recht nah und mache wenig bis keine Abstriche
b) Farben: Genau die unterschiedlichen Farbabstufungen beim Default Theme machen es mir recht einfach zwischen den unterschiedlichen Bereichen zu wechseln. Ein „flacheres“ Design ohne Schattierungen würde wahrscheinlich auch funktionieren. Geht für mich aber in Richtung Geschmack über den man sich streiten kann 😉
c) Habe sieben Symbole: Activity, Chat, Teams, Calendar, Calls, Files und Tasks. Davon nutze ich eigentlich nur Chat, Teams und Calendar extensiv. Von daher sind die Icons ausreichend für mich.
d) Tyop der Icons: Arbeite hier mit 3840 x 2160 –>Alles gestochen scharf
e) Runde Icons im Content Bereich: Bei uns sind alle Mitarbeiter mit Foto hinterlegt. Dementsprechend sehe ich sofort mit wem ich chatte. Ich teile das Problem, wenn man bei einem Teams kein eigenes Icon wählt, dann sind die Buchstabenkombinationen recht aussagelos. Deswegen vergebe ich meinen Teams Channel immer ein Logo um es direkt finden zu können.
f) Layout Contentbereich: Hier konnte ich nicht nachvollziehen was was du dich beziehst. Wenn du die Posts in Team Channel meinst, dann stimme ich Dir zu. Teilweise sehr schwer nachzuvollziehen
g) Nachrichten via Outlook: Hilft mir persönlich schon, da ich manchmal Sachen übersehe und ich nutze es als Reminder
h) Gesprächsblasen: Die Anordnung macht für mich total Sinn. Ich kann auf einen Blick sehen was die jeweilige Person geschrieben hat. Speziell wenn man zwischen Windows und iOS wechselt, nebenbei noch Whatsapp nutzt dann habe ich eine „Designsprache“. Anordnung des Datums ist sicherlich auch noch der Platz für etwaige Reactions geschuldet. Stellt für mich kein Problem dar.
i) Hervorhebungen: Links werden in dem Lilaton dargestellt. Was soll genau das Problem sein?
j) Dreipunkte und Zahnrad: Jap kann man ändern
Grundsätzlich kann ich einige deiner Punkte nachvollziehen, aber diese direkt als Dealbreaker einzustufen sehe ich nicht. Teams in Verbindung mit OneDrive, To Do, Outlook und OneNote sind für mich ein sehr gutes Ökosystem. Hingegen ist Slack für mich ein „One Trick“ Pony und ohne saubere Videotelefonie und ohne Sharepoint einfach unnütz.
Freu mich über den konstruktiven Austausch!
Feedback von einen Projektleiter der MS Teams eingeführt hat und Admin der MS Teams Umgebung ist. Und es sei erwähnt ich hatte davor keine Erfahrung damit. Die Probleme wie in Punkt 1 beschrieben müssen meiner Erfahrung nach mit euren System zusammen hängen. Verwendet ihr MS Teams in Citrix?
O365 ist Leistungshungrig und das wechseln zwischen einen zu einen anderen Team, Chat, Kalender oder Aufgaben dauert 2 Sekunden(Citrix kann abweichen).
Was ich gelernt habe das Teams nicht für Citrix optimiert ist und auch unter den neuesten System nicht alle Funktionen vorhanden sind. Wir verwenden daher aktuell die Browser Version in der Citrix Umgebung, das aber ohne Probleme.
Meine Erfahrung beruht auf 200 Mitarbeitern, 100 Teams, 15 MS Teams Key Usern und Verwendung seit 1,5Jahren. Wir haben Abteilungen die jeden Tag Meetings mit 20-100 Teilnehmer haben. Wir haben 10 Meeting Räume mit Notebooks nur für MS Teams mit einen TV angeschlossen aufgebaut. Es stehen 20Notebooks im Haus zum ausleihen bereit. Jeden Tag finden Inhaus Meetings statt. Die Verwendung ist hoch.
Es gibt immer mal wieder Tagesbedingte Probleme liegt aber an der Ausrollpolitik von MS.
Schwarze Balken, verzögerte Eingabe klingt nach Problemen in der (Citrix) Umgebung.
Für „kurz verwenden“ verstehe ich das MS Teams zuviel bietet und dadurch nicht intuitiv genug erscheint. Aber das sind dann auch Anwender die mit Signal nicht klarkommen obwohl Sie bereits Whats App hatten. Ich habe hier Anwender die >50Jahre sind und sich selber eingefuxt haben und zu Terminen einladen und Meetings abhalten ohne Schulung. Nicht das Sie keine bekommen würden 🙂
Für Power User sind immer noch nicht genug Funktionen da, aber da muss man relativieren, es gibt keine perfekte Software. Ist MS Teams perfekt – nein. Gibt es eine andere Software die Dokumente(Word, Excel, PP), Notizsoftware(OneNote), Wikis, Aufgaben(ToDo), Aufgaben Planungstools(Planner), Whiteboards so nahtlos integriert und die Grundbedienung der Dokumente(Word) nicht verändert – so weit mir bekannt nein. Und den Wechsel der Dokumente Software auf einen Alternativen Anbieter ist schon schwierig genug, man siehe das Linux Projekt in München.
Vlt. noch eine TIP am Ende. für jeden Power User ist gerade der Wechsel wie oben beschrieben (2 sek.) mega anstrengend. Das, was als Vorteil verkauft wird, ist bei viel Arbeit in einen Team extrem anstrengend.
Lösung: Öffnet die eingebunden Dateien nicht in MS Teams sondern in Share Point.
>> MS Teams>das gewünschte Team>Kanal öffnen… > Dateien > rechts oben „In Share Point öffnen“ … speichert euch die Seite als Favorit im Browser. So könnt ihr X Dateien Paralel öffnen. Seht mehr Inhalt weil keine Ui im weg ist. Und könnt parallel in MS Teams Arbeiten (Chatten, Meetings, …)
VG
Für alle Interessierten was meine Meinung zu (2) & (3) angeht
1. durchgängige Designsprache: Ist vorhanden das Teams selber wie aus einen Guss ist. In Teams sind aber viele Apps eingebunden. Das neue Design von Office finde ich gut gelungen. Das jede App seine eigene Farbe hat finde ich super. Das jede Software nicht die gleichen Buttons haben
ist sicher für technisch nicht affine Benutzer anstrengend, aber da muss man relativieren siehe Signal/Whats App Beispiel oben. Genau das jede Software die Button nicht an der gleichen Stelle hat sondern speziell an die Aufgabe angepasst sind macht es besser meiner Meinung nach.
2. Oberfläche: Ich finde diese sehr gut gelungen. Ich musste es schulen und da setzte man sich nochmal anders damit auseinander. Auch mit der Design Sprache. Ich habe eine Zeile oben wo die Suchleiste dominant und mein Profil sowie Zugriff auf die anderen „Organisationen“ zu finden sind. Genial gelöst wie ich finde. Links ist das Navigationsleistenprofil und die standard Inhalte Aktivität, Chat, Kalender, Anrufe und Dateien kennt man vorher vom PC oder Handy und sollten selbst erklärend sein. Aktivität vlt von Facebook oder so. Teams ist für Neueinsteiger erklärungsrelevant. Genauso das man erklärt was ist der Unterschied zw. Projektarbeit und einen Meeting. Die wichtigsten Funktionen in Teams. Daneben ist die Linke Leiste mit der man Inhalte aus der Kategorie wählt und Rechts sitzt das Fenster das den eigentlichen Inhalt darstellt. Nie verschieben sich diese Fenster oder ändern die größe das kann man nicht von jeder Software sagen. Das heißt für MS Teams muss man am Anfang nur 4x Bereiche verstehen.
3. Die Schriftgröße ist mit Absicht gewählt um viel Inhalt darzustellen aber du kannst das ganz oben in der Leiste unter den drei Punkten Global durch den Zoom ändern. Das Problem höre ich zum ersten mal und wir arbeiten NUR mit 24“ Monitoren.
4. Die Teams Icons brauchen ein Update! Aber man kann das individualisieren und die Beschriftung dient nur als Platzhalter 😉
5. Nenn doch die Kanäle um wenn dich „Allgemein“ stört. Bei uns passiert nichts wenn man Allgemein in die Nachrichten box schreibt und wir haben unsere Kanäle nicht umbenannt. >Admin?
6. Outlook Benachrichtigung: Prozess Sache des Hauses und Einstellungssache der Admins, Für Power User super, ich empfehle eine Schulung der Mitarbeiter damit diese wissen wie Sie dies konfigurieren können
7. Chat Blasen: Geschmackssache, ich finde es macht Sinn weil es so aussieht wie auf dem Handy, du hattest es ja oben erwähnt: Designsprache – hier eine Einheitlichkeit zu wahren macht es für nicht affine einfacher, des weiteren werden ja nur deine Nachrichten links angezeigt, also erkennst du sofort ob du eine Antwort hast ohne die letzte Nachricht beim nachschauen jedes mal lesen zu müssen. Datum Uhrzeit ist bei allen Links. Bei den anderen Chat Teilnehmern steht davor NUR der Name 🙂
8. Mouse-over-Effekte und Hervorhebung: Nicht sicher ob ich dich richtig verstehe, Aber nur eine Farbe für beides zu verwenden ist typisch und macht es nicht zu bunt. Hier arbeitet MS mit ja nur einer Markierungsfarbe wenn du dir das Fenster anschaust. Da aber die von dir erwähnten Abschattungen der Graus/Bereiche zum tragen kommt wäre neben den grau/lila noch eine dritte Farbe Design Sprachlich sehr viel für die reine Oberfläche. Habe bisher kein negatives Feedback hierzu. Welche Software ist hier ein positiv Beispiel für dich?
9. Zahnrad: Hier ist die Designsprache gleich überall findet man drei Punkte, in Teams Leiste oben, in Teams/Kanälen daneben, in Chatkanal daneben, Ich sehe nur das Zahnrad hinter den drei Punkten oben und das macht Sinn weil sich hier die Einstellungen befinden.
Vlt. habe ich etwas übersehen, wo siehst du noch Zahnräder wo Sie nicht sein sollten?
Dies ist keine Angriff, ich bekomme hierfür keine Geld, ich möchte nur meine Meinung dazu äußern, Ich sehe öfters Vorbehalte dieser Art und meiner Erfahrung nach ist dies oft wenn man keine Ansprechende Schulung für die Software bekommen hat und den Sinn und Zweck hinter dem Arbeitsmittel nicht versteht. Das kann ich gut nachvollziehen.
Vermutlich ist dann die klassische Telefonie-Integration das Hauptproblem. Teams an sich hat sich sonst in vielen grossen (internationalen) Unternehmen zweifellos durchgesetzt, viel mehr als bisherige Lösungen wie Skype for Business, Circuit oder auch Zoom (kaum Interaktion ausserhalb von Meetings).
Problematisch sind nach wie vor zu langsame Notebooks, da Teams echt ressourcenhungrig ist.
Naja, wir haben über 50 T Mitarbeiter weltweit, sind also glaube ich alles andere als eine kleine Firma.
Teams versucht ja auch krampfhaft, die Leute über Teams anzurufen, die kein Headset haben. Geht dann auch wieder nur über Umwege.
Bei mir in der Firma wurde gerade Microsoft 365 eingeführt und die ganzen Manager und Projektowner etc. (nutzen alle Windows) wechseln alle freudestrahlend von Slack zu Teams für ihre Meetings. Jeder andere (vor allem Entwickler die Linux und Mac nutzten) kotzt im Strahl wenn er/sie zu so einem Meeting eingeladen wird.
Ohne eine philosophische Diskussion anstossen zu wollen:
1. Welche fünf Vorteile siehst du im Vergleich zu Slack vs. Teams aus deiner Persona (Entwickler?)?
2. Welche fünf Vorteile könnten die Manager & Projekt Owner in Teams vs. Slack sehen?
Ich finde die Punkte von Matt interessant und würde gerne noch ergänzen um die Frage warum die Linux und Mac Nutzer unzufrieden sind?
Ich habe keinen Mac aber einen Ipad und nutze es für Meetings und es funktioniert tadelos, deshalb würde mich Intressieren wo die Probleme liegen gerade unter MAC OS.