Gmail: So plant man E-Mails für einen späteren Versand
von caschy | 14 Kommentare
Google Inbox ist tot, Googles Gmail wieder der einzige Dienst, bzw. die einzige Oberfläche mit mobilen Apps des Unternehmens. Seit dem bekanntgegebenen Aus von Google Inbox hat Google ein paar Funktionen einfließen lassen, so kann man beispielsweise verschlüsselte E-Mails oder welche mit Ablaufdatum versenden. Mittlerweile auch machbar: das Anpassen der Wischgesten unter iOS.
Nun kann man mittlerweile aber auch E-Mails planen – also diese schon schreiben und mit einem späteren Absendetermin versehen. Früher hatte man vielleicht einen Entwurf gespeichert, den man manuell später auf die Reise zum Empfänger schickte, nun kann man dies eben direkt innerhalb von Gmail erledigen. Warum sollte man Mails zu einem späteren Zeitpunkt absenden wollen? Vielleicht, weil man jemanden aus einer anderen Zeitzone schreibt und diesen nicht im Feierabend belästigen möchte – oder man umgeht den Urlaub einer Person.
Senden planen im Browser:
Schreibt man eine Mail in der Browseransicht von Gmail, so hat man über der Senden-Schaltfläche noch die Option, eine Mail zum späteren Zeitpunkt abzusenden. Einfach den Pfeil nach unten auf der rechten Seite anklicken und „Senden planen“ auswählen. Daraufhin hat man eine Vorauswahl von Zeiten, ihr könnt aber auch selber ein Datum und eine Uhrzeit auswählen:
Senden planen in den Apps:
Das Ganze funktioniert auch mobil in den Apps für Android und iOS. Hier muss man rechts oben (hinter den drei Punkten) das Menü aufrufen und „Senden planen“, bzw. unter iOS „Sendung planen“ auswählen, wenn man sich im Mail-Editor befindet:
Wo finden sich geplante E-Mails in Gmail? Gmail hat automatisch ein Systemlabel namens „Geplant“ – dort findet man besagte E-Mails. Diese werden mit Sendetermin visualisiert, des Weiteren kann man hier auch den Sendevorgang abbrechen.
Ich denke mal, dass das eine Funktion ist, die vermutlich nicht so häufig genutzt wird. Aber wie sage ich immer so gerne? Haben ist besser als brauchen.
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Das Label „geplant“ habe ich auch schon vor einiger Zeit entdeckt. In dem Rahmen als ich heraus finden wollte warum eine bestimmte Outlook mobil Funktion nicht mehr funktioniert. Dort kann man nämlich eingehende Mail zurückstellen und sich später wieder zustellen lassen. Dafür legt Outlook einen ganz bestimmten Ordner an – „geplant“. Also auch nur ein Label in Gmail. Ich glaube das beißt sich irgendwie. Absicht?
Caschy, hast du mal gecheckt, wie eine solche E-Mail beim Empfänger ankommt? Frage deshalb, weil Outlook da bescheuerterweise hinzugefügt, wann die E-Mail erstellt wurde.
Meinst du Outlook fügt das von Google-Mails hinzu oder macht Outlook das, wenn es eine geplante Mail versendet?
Wenn Outlook erkennen kann, wann eine Mail geplant war, wäre das ziemlich doof…
Nee, Outlook macht das, wenn man in Outlook diese Funktion benutzt
nutze die Funktion für „Familien-Mitglieder“ die während der Arbeit das iPhone/Android „teilweise“ stumm schalten. (VIP-Funktion) somit kann ich allgemeine E-Mails absetzen und wichtige werden gemeldet/signalisiert.
was ich leider nicht gefunden habe, wie ich die E-Mail wenn noch nicht versandt, bearbeiten kann. das geht irgendwie nicht nur abbrechen
Mir will leider gar nicht einleuchten, warum man E-Mails planen wollen sollte? „Vielleicht, weil man jemanden aus einer anderen Zeitzone schreibt und diesen nicht im Feierabend belästigen möchte – oder man umgeht den Urlaub einer Person.“ -> Wesen von E-Mail ist doch die nicht-direkte Kommunikation. Niemand auf der anderen Seite muss anwesend sein oder den Hörer abnehmen, wenn was reinkommt. Der Empfänger wählt selbst, wann er antwortet/reagiert. Oder um es mit Wiki zu sagen: [es ist] „ein asynchrones Kommunikationsmedium“. Warum sollte ich also E-Mails „planen“ (Newsletter und so Zeug mal ausgenommen, aber die schreibt und versendet ja auch keiner von Hand, hoffe ich).
Im Grunde sehe ich das ähnlich. Ob die Person im Feierabend oder im Urlaub gestört oder belästigt wird, entscheidet doch diese Person selber, nämlich, indem sie ihre E-Mails abruft oder eben auch nicht.
Geplante E-Mails kann ich mir für besondere Anlässe wie Geburtstage vorstellen, das sind feste Termine, die man auch entsprechend vorbereiten könnte. Aber auch da wäre die E-Mail zumindest für mich nicht unbedingt der bevorzugte Weg.
Vielleicht für sowas: „Wenn du das hier liest habe ich mich bereits nach Rio abgesetzt und den Hund habe ich auch mitgenommen“
Weil man eine E-Mail senden möchte mit einer Info die aber erst eben 18:00 Uhr ankommen soll wo man selbst bereits Feierabend hat. Z.b. Veröffentlichungen o.ä.
Mir fallen zwei Szenarien ein: die eine eben mit Zeitverschiebung. Ich möchte vielleicht, dass der Empfänger, falls er viele E-Mails bekommt, wenn er in der Früh im Büro erscheint, meine ganz oben ist.
Das zweite Szenario hätte mir in der Vergangenheit schon geholfen. Ich hatte schon oft Projekte, bei denen ich wegen zu viel Stress auch mal am Abend später oder am Sonntag was machen musste. Im Gegensatz zu anderen Kollegen, die das richtig cool fanden, und E-Mails zu allen möglichen Zeiten an uns und an Kunden schickten, war mir das immer unangenehm. Ich wollte nicht, dass der Kunde das mitbekommt. Er könnte ja annehmen, dass ich nicht fähig bin das Projekt richtig zu planen. Der Grund war eher die Überlastung des ganzen Teams. Aber auch das sollte er nicht wissen. Also habe ich die E-Mails dann immer nur als Entwurf vorbereitet und dann am Morgen als Erstes verschickt
Als Totmannschalter.
@Jonas Wagner:
„wenn er in der Früh im Büro erscheint, meine ganz oben ist“ – Scheint mir ein dafür wenig geeignetes Mittel zu sein, die Aufmerksamkeit zu erlangen. Man hat ja keinen Einfluss darauf, was sonst für E-Mails ankommen (und wann). Falls das Aufkommen nicht so groß ist, gibt es auch keinen Grund, auf die Reihenfolge der E-Mails zu achten.
Auch das zweite Szenario ist nur ein Workaround für ein anderes Problem; das sollte stattdessen angegangen werden. Wer E-Mails verwendet darf sich um die Zeit keine Gedanken machen oder er sollte keine E-Mails nutzen, weil er’s nicht verstanden hat. 😉
@Ronny:
„mit einer Info die aber erst eben 18:00 Uhr ankommen soll wo man selbst bereits Feierabend hat. Z.b. Veröffentlichungen“ – Okay, was das mit dem eigenen Feierabend zu tun hat, weiß ich nicht. Aber Auch hier würde ich mich fragen, ob E-Mail das richtige Medium für z.B. Veröffentlichungen ist, vorallem wenn der Zeitpunkt eine Rolle spielt. Ich denke, da gibt es auch brauchbare CMS oder Redaktionssysteme für.
Versteht mich nicht falsch: Ich finde es toll, wenn Systeme für kreative oder praktische Lösungen „missbraucht“ werden, für die sie nicht gedacht waren (hack). Aber dann muss man sich eben auch über die damit einhergehenden Einschränkungen klar sein. Und E-Mail ist eh schon antik … dafür neue Anwendungsgebiete zu erschließen ist ein wenig paradox.
Immer noch besser als die interne Auftragsbearbeitung über entspr. codierte firmeninterne E-Mails zu handhaben (wink@yello), aber weit ab von ideal.
Extrem nützliches feature auf das ich lange gewartet habe. Jetzt kann ich Professoren Anfragen für meine optionalen Kurse pünktlich morgen um 8 verschicken ohne dafür früh aufstehen zu müssen. Da wir erst ab 8 Uhr emails schicken dürfen werde ich wohl einer der ersten sein deren email vom Professor gelesen wird. Hab mich letztes Jahr noch gewundert warum es sowas nicht direkt von jedem email-Anbieter integriert wurde. Klasse!
Ich nutze es sehr oft bei meinen Kunden. Ich schreib des öfteren abends gegen 20-22.00 noch emails und möchte um die Uhrzeit niemanden stören. Dann plane ich sie für am tag danach um 08.00. Funktioniert ganz gut. Oder zb wenn ich emails später abschicken möchte weil es eben früher beim Empfänger nicht angebracht ist. Oder wenn jemand im urlaub ist und ich das weiß dann plane ich die email 2 tage nach seinem Urlaub. Somit geht sie nicht in den etlichen email die derjenige während seines Urlaub bekommt verloren. Ausserdem nutze ich sie wenn wichtigen Termine Anstehen mit Kunden, dann stell ich es so ein dass der kunde ein tag vor dem Tag noch mal dran erinnert wird dass morgen ein termin ansteht.
An sich sehr interessant, aber eher als Unternehmer. Privat bräuchte ich das nicht.