Google Inbox: der Einsteiger-Leitfaden

Seit ein paar Tagen gibt es die Google Inbox, Googles Versuch, Mail zu verbessern. Inbox soll aber nicht Gmail ersetzen, sondern tatsächlich als auf Gmail aufbauender Dienst funktionieren. Ich habe in diesem Beitrag meine erste Meinung zum Dienst kundgetan, die immer noch Bestand hat. Inbox ist Beta, Inbox fehlt noch einiges. Dennoch ist Inbox spannend.

Seit heute Nacht versendet Google wieder Invites an interessierte Benutzer. Ich denke, dass ich mein altes Mail-System perfekt bespielen konnte, dennoch bin ich jemand, der sich gerne von Verbesserungen überzeugen lassen kann und ebenfalls jemand, der gerne lernt. Ich bin also All In(box) gegangen.

Ich habe ungefähr die Hälfte meiner alten Gmail-Labels mit Unterlabels gelöscht, Mails verschoben und so circa 20 bis 25 Filter gelöscht. Danach flatterte alles in meine neue Inbox und wollte neu klassifiziert werden. Wer jetzt oder in den Folgetagen einen Google Inbox Invite bekommt und es mir nachtun will, der kann ja folgende Zeilen lesen, um etwaige Anfangsfrustration zu vermeiden.

Das System ist einfach, dem System fehlt einiges, das System kann auf eingefahrenen Menschen nervig und frustrierend wirken. Lasst uns erst einmal ins Interface starten, ich setze mal voraus, dass ihr nackig in die Google Inbox startet, so wie es bei mir der Fall war.

Punkt 1 / Anzeigebereich: der Anzeigebereich eurer Mails. Sofern ihr keine Filter im alten Gmail hattet, läuft hier alles auf. Einzelne Mails, aber auch solche, die Google intelligent wegfiltern will. Google bietet vorgefertigte Kategorien an, wie beispielsweise das unter Punkt 5 zu sehende „Soziale Netzwerke“. Hier landen beispielsweise clever gefiltert Mails aus Google+ und Facebook. Der Anzeigebereich der Inbox zeigt an, wann die Mails reinkamen, so gibt es Heute, Gestern und die Abstufung Wochen und Monate. Sehen sicher nur die, die nichts sortieren.

Punkt 2 / Gepinnte Mails: Hier lassen sich Mails anpinnen, also markieren. Das alte System bei dem es möglich war, Mails mit diversen Farben und Symbolen zu markieren, ist nicht mehr da. Markierte Mails eignen sich gut für Mails, auf die man flotten Zugriff haben will, beispielsweise um Mails aus der Inbox zu bekommen, aber laufende Mail-Prozesse schnell griffbereit zu haben. Der Zugriff auf diese Mail ist unter Punkt 9 realisiert.

Punkt 3 / Wiedervorlage: Mails lassen sich terminieren, auf Wiedervorlage legen. Dies war bislang nicht möglich. Ich selber schätze die Möglichkeit, so kann ich für eine aufgeräumte Inbox sorgen, werde zu einem Wunschtermin allerdings wieder an die Mail erinnert, denn die mit Termin versehene und archivierte Mails landen zum besagten Zeitpunkt wieder in eurer Inbox. Für das schnelle Abarbeiten stehen euch vordefinierte Zeiten zur Verfügung, aber natürlich könnt ihr auch selber eingreifen.

Punkt 4 / Mails archivieren: Ob Mails in Bundles / Kategorien oder als Einzelmail auftreten, ein schnelles Löschen ist bei Google nicht erwünscht, dafür aber das Archivieren. Ein Klick auf den Haken archiviert eine Mail, Google nennt das Ganze „erledigte Mails“. Sie verschwindet aus dem Posteingang in das Archiv. Nicht nur einzelne Mails lassen sich archivieren, sondern per Klick auch solche einer kompletten Kategorie, oder eines ganzen Zeitraumes. Während Punkt 4 die Archivierung einer einzelnen Mail zeigt, zeigt Punkt 7 das Archivieren eines Zeitraums, im konkreten Beispiel den Bereich „Heute“.  Will man nur Mails aus einer kompletten Kategorie als gelesen markieren, so muss man das Archiv-Symbol in der Kategorie anklicken:

 

Punkt 5 / Bundles / Kategorien: Bundles und Kategorien sind entweder automatische oder manuelle Sortierungen, wie Filter quasi. Ob diese Kategorien als ungelesen erscheinen oder nicht, obliegt dem Nutzer. Ich habe mich dazu entschieden, Kategorien zu nutzen und diese im Eingangsbereich anzeigen zu lassen. Warum? Werfen wir einen Blick auf Punkt 8. Wir sehen das Menü, welches standardmäßig eingeklappt ist. Um zu schauen, ob neue Mails da sind, müsste ich also umständlich das Menü aufrufen. Auf der anderen Seite verfügt Google Inbox derzeit noch über keine Indikatoren. Ich kann also nicht sehen, ob ungelesene Mails in Kategorien vorhanden sind – und zwar so lange, bis ich die entsprechende Kategorie manuell besuche. Rein Workflow-technisch ein bislang untragbarer Zustand – doch wir erinnern uns: Google Inbox ist Beta.

Punkt 6 / Mail-Menü: Jede Mail, jede Kategorie hat ein eigenes Menü. Hier lassen sich Mail in andere Kategorien verschieben, löschen, aber auch schnell als Spam klassifizieren. Hier ist bereits sichtbar, welche der Kategorien im Posteingang gruppiert ist und welche nicht. Wer schnell eine neue Kategorie anlegen will, der ist hier ebenfalls richtig, denn hier lassen sich ganz unten auf Basis der aktuell ausgewählten Mail Kategorien erstellen.

Punkt 7 / Globales Archivieren: Hiermit lassen sich alle Mails eines Zeitraums archivieren, wie bereits unter Punkt 4 beschrieben.

Punkt 8 / eure Struktur:  Per Mausklick erreicht ihr eure Mail- und Ordnerstruktur. Diese gibt schnellen Zugriff auf Kategorien wie zurückgestellte Mails, Entwürfe, den Papierkorb, Spam oder eure oder vordefinierte Kategorien. Auch hier ersichtlich: gruppierte Kategorien, die im Posteingang kategorisiert aufschlagen, wie auch die, die nicht gruppiert sind.

Wie bereits erwähnt: schade, dass hier kein Indikator zu sehen ist, wie viele Mails ungelesen sind. Ein weiterer Punkt, der bislang nicht gefällt: es lassen sich bislang keine Unter-Kategorien / -Ordner erstellen. Dies sorgt bei Menschen mit vielen Kategorien für eine lange Liste, die zur Unübersichtlichkeit neigt. Wer es schafft, sollte seine Kategorien überdenken und diese vielleicht eindampfen. Am Ende dieser Liste findet ihr übrigens die Einstellungen der Google Inbox, die derzeit noch sehr marginal gehalten sind.

In den Einstellungen lassen sich Kategorien dahingehend einstellen, ob diese nun im Posteingang gezeigt werden – oder aber auch nicht. Einfach den Schieberegler auf An oder Aus und schon seht ihr Kategorien im Posteingang oder eben nicht. Durch die Tatsache, dass derzeit Indikatoren für ungelesene Mails fehlen, habe ich mich entschlossen, die wichtigsten Kategorien in der Inbox zu empfangen.

Unsichtbar – aber vorhanden: das Zahnrad, um einzelne Kategorien noch einmal zu definieren. Geht ihr mit der Maus über eine Kategorie, so wird ein Zahnrad sichtbar, welches Zugriff auf die Optionen der Kategorie erlaubt:

Hier lassen sich zum Beispiel Absender festlegen, die man immer in einer Kategorie haben möchte. Ihr habt eine Kategorie Familie? Dann gebt in den Einstellungen einer Kategorie alle Mail-Adressen eurer Familienmitglieder ein, die in diese Kategorie fallen sollen. Außerdem lässt sich hier noch einmal festlegen, wie oft Mails angezeigt werden. Unschlagbar für die eher unwichtigeren Sachen. Ihr wollt Newsletter oder Mails bestimmter Absender nur einmal täglich um 07:00 Uhr in die Inbox bekommen oder gar wöchentlich? Jau, ist einstellbar. Toll wären hier wiederkehrende Intervalle – was aber noch nicht ist, kann ja irgendwann noch werden.

Übrigens: die genannten Einstellungen lassen sich auch erreichen, wenn ihr über eure Mail-Struktur einen Ordner öffnet und oben das Zahnrad betätigt. So könnt ihr schnell einzelne Kategorien erreichen:

Punkt 9 / Markierte Mails: Der Schalter für die unter Punkt 2 beschriebene Funktion. Angepinnte Mails, auf die man schnell Zugriff haben möchte.

Punkt 10 / Verfassen: Punkt 10 ist der Schnellzugriff für das Schreiben von Mails und Erinnerungen. Hier findet man zum einen die Option vor, eine neue Mail an jedermann zu verfassen, Google Inbox schlägt aber auch drei Personen vor, denen man wohl schreiben könnte. Hier scheinen sich Empfänger zu befinden, die man in der letzten Zeit mit E-Mails bedacht hat. Das Ganze ist bisher leider nicht anpassbar, die Vorschläge in Stein gemeißelt.

Der Mail-Editor hat bislang nur rudimentäre Funktionen und weicht stark von dem ab, was man bisher erwartet. Das Fenster ist für längere Mails nur bedingt geeignet, zudem fehlen bislang die Funktionen, die Gmail stark machen: Dateien aus dem Drive oder per Drag & Drop anhängen. Hier muss man noch von Hand anhängen (Schnell-Antwort im Thread, expandierender kann auch Drag & Drop)

Das Beantworten von Mails ist übrigens sehr einfach, denn hier gibt es unter jeder Mail das entsprechende Feld für Antworten und Weiterleitungen. Der Pfeil nach links ist dabei für die Antwort gedacht, standardmäßig wird an alle geantwortet, an die die Mail ging. Der Pfeil nach rechts sorgt für eine Weiterleitung an einen beliebigen Empfänger.

Da dieses Eingabefeld noch kleiner ist, als der eigentliche Editor, lässt sich der Spaß auch wieder in die Ansicht bringen, die eine neue Mail erzeugen würde. Hierfür einfach im Mini-Editor das entsprechende Symbol betätigen:

Erinnerungen schreiben: Google hat den Dienst Google Tasks eiskalt abserviert, beziehungsweise lieblos links liegen lassen. Hier kommen Erinnerungen ins Spiel, die am Desktop und auf Wunsch auch via Google-App unter Android und iOS zu sehen sind. Kein komplexes ToDo-Tool, sondern wirklich etwas, um an etwas „mal eben“ erinnert zu werden. Ebenfalls zu finden im Bereich des Mail-Verfassens – der Finger mit dem geknoteten Taschentuch.

Eine Erinnerung kann ohne Termin sein, aber auch mit einem Datum versehen werden – erkennbar an der Uhr. Erinnerungen tauchen bei Fälligkeit in der Inbox und über alle Google Now-Geräte auf, sind dann in der Inbox, aber auch während der ganzen Zeit in den gepinnten und zurückgestellten Mails zu finden (siehe auch Punkt 2 und Punkt 9):

Die Funktionen sind soweit schon einmal erklärt, nun geht es noch um ein paar Dinge, die bereits zu lesen waren, aber auch anders zu erledigen sind, denn bekanntlich führen viele Wege nach Rom. Auch soll es noch einmal um die Elemente gehen, die die Oberfläche zeigt.

 Mehrere Elemente auswählen und bearbeiten: Bewegt man die Maus über das Symbol einer Mail, offenbart sich ein Auswahlfeld, dieses kann in mehreren Mails oder Aufgaben von euch angewandt werden:

Hier lassen sich nun diverse Aktionen ausführen, wie die obere Leiste zeigt. Als Erinnerung einstellen, anpinnen, als erledigt markieren – oder über das Menü auch schnell in den Papierkorb oder andere Kategorien verschieben:

Zu bedenken ist: werden Kategorien ausgewählt – wie in meinem Beispiel die Kategorie „Soziale Netzwerke“, dann werden diese Aktionen auf alle Konversationen angewendet, die sich in diesem Bereich befinden. Man kann aber auch E-Mails einzelner Kategorien markieren und diese wie eben beschrieben mit Termin versehen, anpinnen etc. Hierfür muss man einfach auf den Kategorienamen klicken:

Eine Mail hat zwei Menüs. Eine Mail hat zwei Menüpunkte. Das eine Menü ist für das Verschieben, das Timen, Erledigen und Anpinnen gedacht und befindet sich im Bereich des Betreffs, während das Antworten, Weiterleiten und Drucken auf Höhe des Absenders zu finden ist:

 

Bei weitergeleiteten Mails werden Anhänge übrigens standardmäßig beibehalten, lassen sich auf Wunsch aber auch löschen.  Wie bereits erwähnt, lassen sich Anhänge nicht per Drag & Drop anhängen, sondern müssen über das Büroklammer-Symbol angehangen werden. Hierbei ist wählbar, ob es inline oder als Anhang gesendet werden soll. Beide beschriebenen Fälle werden auf den nächsten beiden Screenshots gezeigt.

Wer ist der Absender, an wen ging die Mail? Klickt man auf den Haken neben dem Absender, dann sieht man nicht nur Absender der Mail, sondern auch, an wen gesendet wurde – sofern kein BCC eingesetzt wurde. Fährt man mit der Maus über den Namen, dann ist ebenfalls der Absender ersichtlich.

Nachrichten filtern. Der eine bekommt Newsletter, Pressemails oder Kommentare aus Foren oder Blogs. Wie unter Punkt 8 beschrieben, lassen sich Nachrichten über Kategorien filtern, aber auch direkt über die Inbox. Will man bestimmte Absender immer in einer Kategorie auftauchen lassen, so ist dies einfach. Wählt man nämlich – wie unter Punkt 6 beschrieben – eine Mail zum Verschieben aus, so wird im unteren Bereich von Google Inbox gefragt, ob man dies immer machen möchte.

Hierbei wird dann basierend auf der Absender-Adresse eine Regel erstellt, die sich auch, wie ebenfalls unter Punkt 8 beschrieben -editieren lässt. Konkretes Beispiel in meinem Fall: eine Pressemail eines Herstellers ist von Google Inbox fälschlicherweise als Werbung erkannt wurden und liegt in der falschen Kategorie. Ich nutze nun als das Verschieben in den Ordner „Presse“, um eine Regel zu erstellen:

Um bestehende Filter zu bearbeiten, geht in den entsprechenden Ordner / die Kategorie, wählt wie oben bereits beschrieben das Zahnrad aus und fügt neue Adressen hinzu oder entfernt falsch von euch sortierte.

Die Suchfunktion: Immer und überall habt ihr oben zentral die Suche im Blick. Die lässt sich extrem gut nutzen, funktioniert sogar live. Nicht nur nach Mail-Inhalten oder Namen ist suchbar, selbstverständlich funktioniert das auch wie bei Gmail mit etwas abstrakteren Suchmethodiken. Eine Beschreibung dazu gibt es hier. Etwas schade: Nachrichten in Spam und Papierkorb sind standardmäßig von der Suche ausgeschlossen. Mein Suchbeispiel: neuer als 2 Tage:

Ihr habt bisher alles gelesen und alles aufgenommen? Bravo! Ich habe dafür weitaus länger gebraucht – aber ihr seid nun auf dem besten Wege zum Google Inbox Master.

Kommen wir aber nun zu etwas, was euch vielleicht aufgefallen ist: es fehlen ja noch die mobilen Apps! Die gibt es für Android und iOS, ich gehe hier flott auf die iOS-App ein, aber keine Sorge, die Arbeitsweise ist identisch zur Android-Ausgabe.

Die mobile App hat etwas, was immens wichtig ist. Wir haben gelernt, dass es bisher nicht möglich ist, Indikatoren in der Mail-Struktur zu sehen. Deshalb werden es sicherlich viele wie ich machen: Mail in Kategorien in der Inbox anzeigen. Problem. JEDE eingehende Mail sorgt dafür, dass euer Handy rappelt oder bimmelt. Wer mehr Mails bekommt, der wird diesen Umstand hassen. Gut dass die mobile Google Inbox die Option bietet, Kategorien zwar als ungelesen im Posteingang zu behalten, aber bei Mails der Kategorie nicht zu bimmeln. Großartig. Und ihr solltet das auch einstellen!

Hierzu geht ihr in die Einstellungen der Google Inbox-App, wählt euer Konto aus und wählt „Einstellungen und Benachrichtigungen für Labels“. Hier lässt sich für jedes einzelne Label festlegen, ob ihr eine Inbox-Notification haben wollt. Ganz ehrlich? Ich habe das auf das wichtigste für unterwegs eingedampft, alles andere sehe ich ja eh, wenn ich ins Programms schaue.

Hier lassen sich dann auch noch einmal die Optionen festlegen, die ich oben schon beschrieb: Filter einstellen, E-Mails im Posteingang gruppieren und eben jene Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Ein sehr nützlicher Punkt. So landen beispielsweise Pressemails ungelesen über meine Presse-Kategorie in der Inbox, benachrichtigt werde ich aber nur, wenn beispielsweise eine Mail aus meiner Familien-Kategorie eintrifft.

Ebenfalls gut zu wissen: die App unterstützt Wischgesten. Auf der Wischt ihr von links nach rechts, dann könnt ihr eine Mail flott als erledigt markieren, wischt ihr von rechts nach links, dann könnt ihr eine Mail-Erinnerung aktivieren, wie auch am Desktop – aber nicht nur auf Basis Zeit, sondern auch Ort.

So, das war es erst einmal in Sachen Einleitung, in Sachen: Google Inbox, ein Leitfaden für Einsteiger. Das Ganze ist natürlich nur ein Auszug. Alte Gmail-Hasen können noch flotter arbeiten, denn auch Google Inbox hat Shortcuts! Einfach mal im Interface die Umschalttaste und das Fragezeichen auf eurer Tastatur bemühen. Ich persönlich nutze zum Beispiel immer ganz gerne die Raute # um E-Mails schnell zu löschen, weil es viele Dinge gibt, die ich nicht archivieren muss. Auch von überall mittels i in den Posteingang zu kommen, ist klasse. Auch das m für Ignorieren und die Shortcuts für Antworten und Co sind hilfreich. Man ist echt flotter unterwegs.

Ein letztendlich Fazit kann man leider nicht abgeben, das Ganze ist Beta. Aber meine anfängliche Enttäuschung ist nicht verflogen. Sicher, ich bleibe jetzt bei der Google Inbox, um für euch immer zu berichten. Aber es fehlt einfach so vieles, weshalb ich die Aussage nicht verstehe, dass man da Jahre gearbeitet hat, um dieses System zu erschaffen. Ich schicke schon fleißig Feedback an Google, vielleicht werde ich ja erhört. Dinge, die mir so fehlen (Stand 24. Oktober 2014):

– Unterstützung für Signaturen
– Indikatoren für ungelesene Mails
– komplexere Filter
– Tablet-Apps
– Abwesenheits-Benachrichtigungen
– Drag & Drop-Anhänge
– Spam und Papierkorb leeren fehlt
– Derzeit nur in Chrome nutzbar
– Editor zu klein
– Kein flotter Zugriff auf Kontakte oder den Kalender

Falls ihr die ultimativen Tipps habt, sagt gerne Bescheid – freuen sich sicherlich auch andere Leser. Sind noch Fragen offen, so werft einen Blick in die offizielle Hilfe oder das Gmail-Forum.