Google Apps for Business – Ein Anwendungsbeispiel

Letztens bloggte ich über Google Apps und die eigene Domain – für Otto-Normal-Horst, so wie ich einer bin. André bot mir an, Google Apps for Business anzureissen. Sofern mehr Interesse eurerseits besteht, wird er sich sicherlich zu Folge-Beiträgen hinreissen lassen 🙂

Warum für etwas Geld ausgeben, wenn es doch eigentlich kostenlos ist? In Deutschland gibt es einige Millionen Google Konten, so die Aussage von Google.
Ich nutze mein privates Google Konto nun schon knapp 2 Jahre. Zuvor war es glaube ich Yahoo. Jedoch war die Masse an Spammails die ich nach einiger Zeit bekam nicht mehr feierlich, und vor allem die Anwendung unterschiedlicher Dienste für Kalender, Mails, Aufgaben und Co war mir zu umständlich.

Und eigentlich sind die Google Tools ja auch kostenlos, außer, man möchte sie im beruflichen Betrieb nutzen. 40 € / Jahr lässt Google sich für einen Google Apps for Business Account bezahlen. In meinen Augen wirklich nicht viel. Dafür bekommt man dann ein 25 GB Mail Postfach und wie ich gestern sehen durfte, noch weitaus mehr Funktionen, aber auch einige Einschränkungen, die mir zumindest beim einrichten ein paar Stunden geklaut haben. Vor allem hat man dann auch mal bemerkt, an welchen Ecken einem noch die ein oder andere Weiterentwicklung weiterhelfen würde.

Aber nun zum Anwendungsbeispiel:
2 Leute, 3 Mail Adressen und gefühlte 10 unterschiedliche Kalender. Eigentlich nicht wild, wenn da nicht der Unterschied zwischen privaten und beruflichen Kalendern wäre.

Sobald man sich die Google Accounts einrichtet, werden wie bei jedem anderen System auch Administratoren definiert. Dieser kann seinen Mitarbeitern bei den diversen Tools unterschiedlichen Rechte freischalten.

Dies alles geschieht über das extra für Google Apps for Business eingerichtete Dashboard. Wie man sehen kann, gibt es hier diverse Seitenreiter, wo ich meine Domain verwalten kann. Ich gehe nun nur einmal auf die in meinen Augen 2 wichtigsten Funktionen ein. Zumindest ist das bei uns so. Ich kann aber auch gerne wenn es jemandem weiterhilft noch andere Dinge testen.

Schritt 1: Einrichtung und Migration von Mails.
Bis wir denn dann endlich unsere Google Business Accounts hatten, haben wir unsere Mails ganz normal über einen Server mit imap Postfächern laufen lassen. Die Migration der Postfächer stellte überhaupt kein Problem dar. Einfach umziehen und schon waren alle Ordner und Mails wunderbar übernommen.

Die E-Mail Adresse bleibt durch das Upgrade in die Google Business Accounts natürlich gleich. In meinem Fall ist das paetzel@xxxxxx.de. Lediglich wenn man sich seine Mails auf dem iPhone und Co einrichten möchte, muss man als Server natürlich imap.googlemail.com angeben, da der Server ein Google Server ist und nicht der, der aus der Mail oder Webseiten Adresse hervorgeht.

Das Einrichten von Mails war also kein Problem.
Noch eine weitere Funktion, die gerade für Assistenten/innen sehr wichtig ist, ist der Zugriff auf das Postfach einer anderen Person. Das war schon etwas kniffliger, aber vermutlich nur, weil ich nicht direkt die Einstellungen gefunden habe.

Google ermöglicht es einem, Mails von einer anderen Person zu lesen, aber auch gleichzeitig im Namen dieser Person zu versenden. Dafür einfach die folgenden Schritte ausfüllen.
Über den Seitenreiter Einstellungen im Dashboard auf das Feld Konten gehen. Auf dem Reiter „Zugriff auf Ihr Konto gewähren“ dann einfach ein anderes Konto hinzufügen. E-Mail-Adresse der Person angeben, die die Zugriffsrechte auf Ihr Konto bekommen soll. Dann wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Die Person, der Sie die Zugriffsrechte erteilen, erhält eine E-Mail, mit der die Erteilung der Zugriffsrechte bestätigt wird. Nachdem die Person die Zugriffsrechte bestätigt hat, kann es 30 Minuten dauern, bis die Überprüfung abgeschlossen wurde. In der Registerkarte Konten unter Einstellungen können Sie sehen, ob die Person die Zugriffsrechte bestätigt hat. Das war es zu den E-Mails.

Schritt 2: Zusammenführen von Kalendern
Eigentlich geht das ziemlich einfach. Einfach in den Kalender gehen, auf Einstellungen klicken und Freigabe erteilen. Eigentlich. Nämlich nur, wenn alle Kalender auch innerhalb des Business Accounts liegen. Daher bitte beachten und nicht den gleichen Fehler wie ich begehen.

Als Beispiel nehmen wir zwei Kalender. Einmal den beruflichen und einmal den privaten Kalender. Der private Kalender liegt in meinem privaten Google Mail Account. Der berufliche wurde in dem Google Apps for Business Account angelegt. Nun möchte ich jeweils beiden Kalender gegenseitig eine Freigabe erteilen. Von dem privaten zu dem beruflichen Kalender ist das auch kein Problem. Ich kann ich beiden Kalendern Änderungen vornehmen und alle Informationen sehen. Von dem beruflichen zu dem privaten gibt es allerdings schon Probleme.

Schaute ich nämlich in die Einträge meines privaten Kalenders sah ich nur „nicht verfügbar“, wenn es sich um einen Eintrag aus dem beruflichen Kalender handelte. Was ein Mist. Zwar kann man von einem beruflichen Kalender Freigaben an einen privaten verteilen, jedoch sieht die Privat Person nur einen Eintrag, in dem „verfügbar“ oder „nicht verfügbar“ steht.

Vielleicht irre ich mich ja auch und jemand hat andere Erfahrungen gemacht. Dann wäre ich über eine kurze Info sehr dankbar. An sich stellt es einem danach vor keine Probleme, außer man möchte zeitgleich in sein privates und berufliches Konto schauen. Da muss man dann entweder zwei unterschiedliche Explorer verwenden, oder sich ab und an mal an und abmelden 🙂

Bei mir führte die ganze Sache dazu, dass ich auf meinem iPhone halt unterschiedliche Accounts anlegen musste, da er sonst die Einträge aus dem Google Kalender nicht übernimmt. Komischerweise trägt er zwar alle Einträge ein, wenn man über den Browser den Kalender aufruft, aber der interne iPhone Kalender scheint dieser Multifunktionalität nicht zu unterstützen.

Von den Kontakten erzähle ich dann lieber nächste mal, dass ist nämlich eine ganz andere Geschichte ….

Über den Autor: André Paetzel ist gelernter Kaufmann für Marketingkommunikation, schreibt seit knapp 2 Jahren auf seinem Blog Logolook über Logos, Design und Marken und arbeitet bei der Deutschen Markenarbeit, einer Gesellschaft zur Bildung von Vertrauenskapital. Hier kümmert er sich um den Bereich Neue Medien und den Aufbau von Persönlichkeitsmarken.