Paperless-ngx 2.14.1: Dokumentenmanagement wird sicherer und effizienter
von caschy | 64 Kommentare
Die neue Version 2.14.0 des Open-Source-Dokumentenmanagementsystems Paperless-ngx bringt wichtige Verbesserungen für Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit mit (das Bugfix-Update ist Paperless-ngx v2.14.1). Grund genug für mich, das System mal wieder zu erwähnen. Die Software, die sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten spezialisiert hat, führt als zentrale Neuerung die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt den Dokumentenzugriff durch einen zweiten Identifikationsschritt. Was noch alles neu ist?
Ein neues Workflow-System ermöglicht die Automatisierung von Dokumentenprozessen. Benutzer können nun zeitgesteuerte Aktionen einrichten und Dokumente automatisch per E-Mail versenden oder Webhooks auslösen. Die Verwaltung von Duplikaten wurde durch eine automatische Verlinkung vereinfacht.
Die Benutzeroberfläche erhielt in der neuen Version mehrere Optimierungen. Die Darstellung von TIFF-Dateien funktioniert jetzt in mehr Browsern. Eine Dokumentenliste zeigt Vorschauen schneller an und ermöglicht die Navigation zwischen Dokumenten über Tastaturkürzel. Benutzerdefinierte Felder lassen sich sortieren und in Mehrfachauswahl bearbeiten, so das Changelog.
Die Verwaltung von Dateiaufgaben wurde durch neue Filtermöglichkeiten und Berechtigungseinstellungen verbessert. Ein neuer Prozess-Button für E-Mails beschleunigt die Verarbeitung eingehender Dokumente. Die Audit-Protokolle können nun systematisch bereinigt werden, was die Datenbankgröße optimiert.
Die Ladezeiten wurden durch visuelle Verbesserungen gefühlt verkürzt. Ein Ladevorschau-System gibt dem Benutzer direktes Feedback. Die Sortierung von Listen wurde um Zählfunktionen erweitert. Die Verwaltung gespeicherter Ansichten wurde in eine eigenständige Komponente ausgelagert.
Die Software passt sich durch die Nutzung des Theme-Color Meta-Tags besser an das Erscheinungsbild des Betriebssystems an. Neue Tastaturkürzel für „Speichern und Weiter“ sowie „Speichern und Schließen“ beschleunigen die Dokumentenbearbeitung. In diesem Sinne: Fröhliches Nutzen und Aktualisieren. Interessierte können sich das Ganze mal testweise hier mit dem Nutzernamen und Passwort demo / demo anschauen.
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Kann ich bestätigen, läuft schon seit Jahren hier in Docker.
Shamoon hat die beiden vorher gescheiterten und eingestellten Versuche wirklich zum Ende gebracht.
Großen Respekt für seine geleistete Arbeit!
Updates fliegen bei mir täglich via Watchtower ein.
Paperless war für mich die bislang beste Empfehlung hier, damals noch mit der Einrichtung auf der Syno. Die Software nimmt mir so viel Arbeit ab und ich konnte damals knapp 1800 Dokumente aus Papierordnern digitalisieren.
Danke fürs erneute erwähnen, habe sogleich den Docker Container aktualisiert.
Paperless-NGX begeistert mich seit längeren auf meiner Synology. Läuft bei mir unter Docker auf einer DS224+ mit RAM-Erweiterung. Backup kann man über die Zeitsteuerung der Symology als Export machen. Bin auch schon häufig mit dem Paperless-NGX umgezogen. Der Restore über Import lief immer ohne Probleme incl. der Einstellungen. Also für die Heimarchivierung von Dokumenten unbedingt zu empfehlen.
Kannst du verraten wie du das automatisch machst? Bekomme es nur manuell mit portainer hin. Danke und lg
Im Aufgabenplaner der Synology.. PaperlessNGX ist die Docker-Instannz von Paperless bei mir.
sudo docker exec PaperlessNGX document_exporter ../export -z
Du musst kein „sudo“ angeben, da die Aufgabe eh als „root“ ausgeführt werden muss. Außerdem solltest du den Befehl bisschen erklären:
docker exec > Ansprechen des Docker Container, nicht nativ (funktioniert bei jedem Container)
PaperlessNGX > Containername (kann je nach Installation auch anders heißen!)
document_exporter -z > Befehl laut Wiki im Container (auch direkt im Docker Terminal absetzbar) siehe hier: https://docs.paperless-ngx.com/administration/#exporter
../export > Speicherort (kann geändert oder angepasst werden)
Danke euch beiden, hab es so hinbekommen.
Habe die gleiche synology. Hast du zufällig eine vernünftige Anleitung für paperless newbies?
Halte dich am besten gleich an der Originalanleitung bzw. Compose von Github: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/tree/dev/docker/compose. Entsprechende kleine Anpassungen z.B. Verzeichnisse oder UID, GID etc. müssen natürlich angepasst werden.
Alle Anleitungen, die ich gesehen habe, haben etliche kleine Fehler bzw. würde ich so nicht laufen lassen. Sie führen eventuell schnell zum Ziel, machen aber langfristig Probleme. Portainer benötigst du nicht und kannst die Compose einfach über den Container Manager laden und installieren. Gewisse Grundkenntnisse sollte man in Bezug auf Docker schon erarbeiten wollen, um sich langfristig auch bei Problemen selbst helfen zu können. Das ist aber nichts Wildes und für jeden interessierten Laien machbar. Ich habe etlichen Usern das beigebracht , wo Docker noch kein großes Thema war.
Schau mal hier. Die Anleitungen von Marius sind eigentlich narrensicher: https://mariushosting.com/
Vielen Dank Ike und Michael
Kann das noch sehr empfehlen:
https://deployn.de/blog/paperless-synology/
Und ja, paperless-ngx ist definitiv eine Killer-App
Bei Facebook gibt es auch eine Paperless-Gruppe, falls du dich dort herumtreibst 😉
Bei mir läuft Paperless als Addon in Home Assistant. Finde die Software aber extrem schwer zugänglich. Habe da nicht wirklich den Bogen raus wie ich die sinnvoll strukturiere
Als Addon würde ich es nicht verwenden. Das Thema wurde bei Facebook in der Paperless-Gruppe schon mehrfach angesprochen. Soweit ich mich erinnere, kannst du keinen ordentlichen Export aus der Addon-Version vornehmen und du verwendest in diesem Zusammenhang auch keine Datenbank. In der Datenbank wird die ganze Intelligenz gespeichert, die das System mit der Zeit lernt.
Sieht interessant aus. Ist dies auch für Firmen gedacht oder nur Privatleute? Was es kostet, habe ich jetzt auch nicht finden können. Habe ich etwas überlesen?
Open Source, free – musst dich halt etwas mit Docker bestenfalls beschäftigen.
Was ist ein Docker? Kann man Paperless nicht einfach runterladen, installieren und benutzen wie ein jedes andere normale Programm auch?
Docker ist eine Virtualisierung, die auf unterschiedlichen Systemen installiert werden kann, sogar in Windows. Natürlich kann man Paperless auch als Bare-Metal in Linux installieren: https://docs.paperless-ngx.com/setup/#bare_metal
ABER: wenn solche Fragen schon kommen, ohne dass man eine Suchmaschine befragt hat, wird das wohl nichts für dich sein!
Für Firmen sollte das Projekt uninteressant sein, weil es keinen „richtigen“ Mehrusermodus (getrennte Verzeichnisse) gibt.
Man könnte zwar zusätzliche Instanzen pro User installieren, aber wer macht das schon?
Was für Privatpersonen oder Einmannunternehmen noch ok ist, ist bei größeren Projekten schlecht realisierbar aufgrund der Verwaltung. Das heißt aber nicht, dass es technisch nicht funktionieren würde. Natürlich könnte man sogar nur eine Datenbank nutzen.
Für einen Privatuser und Haushalt wird es nichts Besseres geben, mit den vielen Einstellmöglichkeiten.
Auch wenn das Projekt kostenlos ist, sollten alle Nutznießer auch das Projekt und den Entwickler unterstützen. Eine kleine Spende tut nicht weh und hilft dabei, das Projekt weiter bestehen und entwickeln zu lassen. Ein kommerzielles DMS kostet einiges mehr und ist nicht so schön aufgebaut, das erinnert teilweise an ein sehr altes Windows. Von dem Workflow gar nicht anzufangen. Beteiligt euch bitte, wenn ihr Paperless-ngx aktiv nutzt! Open Source steht nicht für: „Ich bin zu geizig, mir die Software zu kaufen“.
Vielen Dank euch allen!
Ich habe paperless-ngx noch nicht installiert. Aus dem was ich bisher gesehen habe (Rechteveraltung auf Ordnerebene, User Gruppen) habe ich kein Problem für einen Firmeneinsatz gesehen. Kannst du erklären, was du genau meinst? Welcher Anwendungsfall wird nicht abgedeckt?
Du kannst aktuell bestimmte Tags, Typen, Einstellungen, Korrespondenten etc. verwalten, einblenden, ausblenden, erlauben usw. Da die Files aber alle in ein Verzeichnis abgelegt werden, sind die Konten nicht richtig getrennt. Sie sind nur optisch ausgeblendet.
Richtig wäre, wenn jeder User sein eigenes Verzeichnis hätte, wo andere User nicht darauf zugreifen können. Das kann man in einem kleinen Unternehmen, aber einfach mit mehreren Instanzen machen. In einem größeren Unternehmen ist das einfach zu viel Arbeit, das Ganze zu verwalten. Es hängt somit immer von den einzelnen Anforderungen ab und kann man pauschal so nicht beantworten. Bei der Sicherheit sollte aber nicht gespart werden. Was für Privatkunden noch ok ist, könnte bei Gewerbekunden ein echtes Problem werden!
Der Sinn eines DMS in einer Firma ist es nicht, dass jeder Benutzer in seinem eigenen persönlichen „Verzeichnis“ rumbastelt. Das ist schon im Dateisystem eine Unart von manchen Mitarbeitern, die schlicht und ergreifend nicht teamfähig sind. Spätestens der Geschäftsführung ist das auch in wenigen Sätzen klarzumachen.
Verschiedenen Bereiche sollten sich selbstverständlich über das Rechtemanagement sauber trennen lassen. Und es kann auch vorkommen, dass einzelne Bereiche mal eine Benutzeranzahl von Eins haben. Trotzdem sind das dann Bereiche und keine persönlichen Verzeichnisse.
Die Dateien liegen bei kommerziellen Systemen im Filesystem in einer Ordnerstruktur, die mit der Rechtestruktur nicht das geringste zu tun hat (denn die kann sich jederzeit ändern).
Wie weit und wie gut das jetzt in Paperless-ngx realisiert ist, keine Ahnung. Es sind halt die Erfahrungen aus >10 Jahren DMS im Firmenumfeld.
Hallo, ich spiele seit längerem mit dem Gedanken Paperless einmal auszuprobieren, für den privaten Gebrauch, allerding muss man sich ja dann zwangsweise wieder mit einem weiteren Thema Beschäftigen, nämlich Docker. Hat einer Erfahrungen mit den kostenlosen Alternativen LogicalDOC und ecoDMS?
ecoDMS ist meiner Ansicht nach von vorgestern. Sicher, es ist erprobt, aber ich finde es vom Workflow nicht besonders gut. Von der Aktivierung und ggf. Lizenz wieder freischalten beim Updatefehler einmal ganz zu schweigen. Paperless-ngx ist schon das Richtige für dich. Dort wirst du als Privatuser alles finden, was du brauchst und noch viel mehr. Besser geht es nicht und die Einrichtung in Docker ist für einen Technikinteressierten auch kein großes Problem.
Als einzige Alternative würde ich dir noch Dockspell empfehlen: https://github.com/eikek/docspell.
Ich würde den Fokus aber auf Paperless-ngx werfen
Ich habe letztes Jahr von ecoDMS zu Paperless-Ngx gewechselt. Der Hauptgrund war für mich die Updatepolitik. Hast du konkrete Fragen?
ecoDMS ist aus meiner Sicht für einen Privatanwender viel zu überladen. Ich habe vor 2 Jahren angefangen nach einem DMS zu schauen, war erst bei Paperless, dann Paperless-NG und nun bei Paperless-NGX, welches auch regelmäßig Updates erfährt. Paperless-NGX ist aus meiner Sicht die ultimative Lösung für Privatpersonen und wenn man nicht in der Lage es selbst zu installieren, kann man sicher auch Leute finden, die die Installation ausführen. Dann muss man sich nur noch um das Befüllen des DMS kümmern.
ecoDMS hatte ich zwei Jahre im Einsatz, als ein Update die DB geschreddert hat. Dort verzweifelt angerufen und um Hilfe gebeten, die Info erhalten, dass Support kostenpflichtig in Einheiten vorab gebucht werden muss. Habe ich getan, dann 3 Stunden mit einem total überforderten Menschen versucht, die DB zu retten… und versagt. Quasi alle Daten waren weg, nichts zu machen.
Und der eigentliche Witz: Die rund 300 Euro für den Support hat man dennoch gerne eingestrichen. Hatte also quasi doppelten Schaden.
Ich habe (oder hatte, besser gesagt) Paperless auf meiner QNAP in Betrieb, hatte mir ein Bekannter eingerichtet. Eine großartige Lösung. Lief ganz hervorragend, bis auf einmal nach einem Update anscheinend (laut Log) ein Migrationsvorgang geknallt hat, seit dem startet sich der Webserver immer wieder vergeblich neu. Gibt es irgendwo eine Community die da auch weniger technisch versierten weiterhelfen könnte?
Ich hatte bisher keinen Bedarf, daher weiß ich nicht, wie der Umgangston dort ist, aber meine erste Anlaufstelle wäre wohl https://www.reddit.com/r/Paperlessngx/
Ja, es gibt eine deutsche Community bei Facebook. Ist vielleicht nicht das, wo sich jeder aufhält, aber die Gruppe wächst stetig. Paperless-NGX D/A/CH ist der Gruppenname.
Hi Micha,
ich hatte das auch. Bei mir war es ein Versionssprung der DB. Da habe ich dann nach diesem Video
geupgraded https://www.youtube.com/watch?v=Vx7hQBQnijI
Bei mir hat es geholfen.
Den Kanal kann ich übrigens generell empfehlen, erinnert mich an „Sendung mit der Maus“ Stil.
Ich kann den Kanal und Typen gar nichts abgewöhnen. Er verbreitet regelmäßig nicht richtige Anleitungen und verdreht die Sachen. Dazu kommt, dass ein Thema wie ein Kaugummi lang gezogen wird. Einzig mit der „Sendung mit der Maus“ hast du recht. Entsprechen würde ich aber auch das Wissen einstufen. Aber das ist halt ein weit verbreitetes Thema bei YouTube und den „Experten“.
Bei Marius sieht es ähnlich aus, was die Compose bzw. Befehle angeht. Dort kommt aber noch das Betteln wie „Karma“ sowie der Zugriff auf nötige Dateien gegen Bezahlung dazu (nicht jeder Container).
Ich bin immer ein Fan, sich an den originalen Anleitungen (siehe weiter oben) zu halten. Sollte dort sich einmal ein Fehler einschleichen, kann man direkt diesen an der Quelle fixen und alle haben etwas davon.
Was die Datenbank angeht, sollte keine Datenbank auf „latest“ gelabelt sein. Dabei ist es unerheblich, um welche Datenbank es sich handelt. Ein Update sollte immer nur in der gleichen Versionsnummer oder Codename automatisiert sein. Sollte dieses durch eine falsche Anleitung passiert sein, kann man einfach den „Versions-Tag“ ändern und schon läuft das System wieder. Das ist ja ein Vorteil von Docker. Danach kann man in Ruhe ein Backup erstellen und ein Upgrade vorbereiten. Dieses Backup kann einfach über die Konsole oder über die GUI (phpMyAdmin, pgAdmin4, Adminer usw.) vorgenommen werden. Diese Programme können natürlich auch alle in Docker auf dem gleichen System laufen.
Ich persönlich nutze lieber einen Befehl, den ich als Aufgabe mit Zeitsteuerung habe. Weil bei mir alle Anwendungen in einem Datenbankcontainer mit unterschiedlichen Datenbanken und Usern laufen, habe ich den Dump gleichzeitig für alle Datenbanken und User gemacht. Somit ist es für mich einfacher und übersichtlicher. Dafür muss man aber den Datenbankcontainer aus dem Stack herausnehmen und anschließend den Datenbankcontainer in das Netzwerk der Anwendung(en) hinzufügen. Das kann direkt im Datenbank-Stack, Docker-run-Befehl oder auch manuell über die GUI (Synology, Qnap, Ugree, Portainer, Dockge usw.) erfolgen.
Wer den Kontakt zu Docker scheut (wie ich), kann sich gerne mal CasaOS anschauen. Darüber habe ich paperless-ngx laufen. CasaOS bringt schon eine ganze Menge „Apps“ mit und die Auswahl kann durch die Einbindung weiterer „Stores“ erweitert werden. Für paperless-ngx wäre das der Store von „BigBear“. Viel Spaß beim ausprobieren.
Inzwischen ist eine weitere Bugfix-Version 2.14.2 (https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/releases/tag/v2.14.2) erschienen.
Hat jemand auf einer QNAP TS-230 o.ä. Paperless TS-230 schon mal zu Laufen gebracht?
Du kannst auf jedem Linux-System Paperless installieren, egal ob in Docker oder Bare-Metal. Es müssen lediglich ein paar Anpassungen gemacht werden. z.B. Ordnerstruktur bzw. Verzeichnis.
Dass im Prinzip geht, ist nur klar. Aber in der Praxis habe ich Docker auf dem NAS nicht vernünftig zum Laufen bekommen. Deshalb wäre ich ab Erfahrungen interessiert
Wenn Docker in den Grundkenntnissen bekannt ist, sollte es auch kein Problem sein, eine Anwendung zu installieren. Das System ist nicht unbedingt ausschlaggebend, sofern die CPU-Architektur (x86,x64 oder ARM) von der Software unterstützt wird. Auch genügend RAM sollte für dieses Projekt vorhanden sein. Aber gerade zum Testen wäre dieses erst einmal zu vernachlässigen.
Sofern Docker für das Gerät angeboten wird, sollte Paperless auch funktionieren. Die Qnap die ich noch supporte, unterstützt leider kein Docker. Somit musst du sehen, ob du das Compose-File in der Qnap-Dockeranwendung öffnen kannst oder nicht, alternativ bleibt der Weg über die Konsole/Aufgabe oder eine andere Docker GUI wie z.B. Portainer oder Dockge. Halte dich am besten an der Originalanleitung. Im Internet steht viel Müll, wie ich bereits mehrfach geschrieben habe. Lies dir ruhig alle meine Kommentare hier zu dem Thema durch.
Wenn man die Suchmaschine benutzt, findet man sofort mehrere Lösungen: https://duckduckgo.com/?t=ffab&q=qnap+paperless+ngx&ia=web
Eine Anleitung, die nach Überfliegen am nächsten kommt, findest du hier: https://www.och-group.de/2024/01/paperless-ngx-als-papierloses-dms-archiv-fuer-zuhause-auf-qnap-docker/
Du wirst dich aber mit den Grundkenntnissen auseinandersetzen müssen und man kann keine C&P-Anleitung erwarten. Auch die Möglichkeiten im Kommentarbereich sind begrenzt.
Eventuell will Caschy ja noch eine aktuelle Anleitung erstellen. Ich denke, das Interesse wäre groß und es gibt einiges, was man optimieren oder sicherer machen könnte z.B. Nutzung des .env-File.
Danke, schau ich mir an. Ich fürchte die TS-230 ist zu schwach, um vernünftig mit Docker arbeiten zu können.
Kann Paperless-ngx Dokumente einlesen, die auf der Synology in Ordnern liegen?
Weil ich aktuell neue Dokumente auf meinem Mufu einscanne und die werden vom Mufu direkt in einen Ordner auf der Syno angelegt. Ich würde ungern erst einscannen und dann noch auf der Weboberfläche das Dokument importieren müssen.
Du kannst das einfach mit einer zeitgesteuerten Aufgabe (cp) machen oder auch deine Ordner als „consume“ mounten, was ich aber nicht empfehle. Beachte, dass der Import keine Files aus Unterordnern importiert! Dazu müsste man schon über den find-Befehl die entsprechenden Dateien finden und entsprechend kopieren. Diese Aussage bezieht sich aber nur auf bereits vorhandene Dateien.
Besser wäre es, den MuFu-Odner als „consume“ im Stack zu mounten. Den Pfad kannst du direkt in der Compose durch deinen jetzigen Ordnerpfad anpassen. Wenn du dann eine Datei einscannst, wird sie automatisch von Paperless verarbeitet. Das funktioniert bei mir schon seit Jahren so.
Kleine Ergänzung: Aus dem consume-Verzeichnis kann Paperless-ngx auch aus Unterordnern importieren – und bei Bedarf die Unterordnernamen direkt als Tagnamen übernehmen und die Tags den importierten Files zuordnen.
Das dient aber eher zum zielorientierten Import und nicht zum Massenimport von Ordnern-Hierarchien.
Ich nutze seit nun knapp 2 Jahren paperlessngx auf meiner DS224+ (18GB Ram) mit der Installationsanleitung von Marius. Updates lasse ich automatisch über watchtower laufen und hatte dort auch nur ein Problem, als der Wechsel der DB von Postgress 16 auf 17 passierte. Diese Problem habe ich jetzt umgangen mit dem Wechsel auf mariadb.
Bei mir sind mittlerweile mehrere tausend Dokumente im System hinterlegt, da bei mir jeder normale Posteingang direkt nach dem öffnen mit einem QR-Code (Für die ASN) versehen wird ist die Ablage auch simple in einem Zero-Max Order. Benötige ich ein Original-Dokument, kann ich anhand der ASN schnell im Ordner das gewünschte Dokument finden.
Meine neueste Anschaffung dazu war ein Dokumentenscanner (Ich habe mich für den Ricoh ScanSnap ix1600 entschieden). Dieser scannt die Dokumente direkt in den consume-Ordner und den Rest macht paperlessngx nach den vorgegebenen Kriterien. Rüberschauen muss ich so gut wie kaum noch!
Falls ich unterwegs mal fix was einscannen will nutze ich die paperless mobile app für Android. Funktioniert einwandfrei.
Auch mit MariaDB bist du nicht besser bedient. Dein Problem war wohl eher, die Datenbank auf „latest“ zu setzen, was falsch ist. Dazu habe ich bereits etwas hier geschrieben. Gerade bei MariaDB bzw. MySQL ist nicht die Versionsnummer entscheidend, sondern der Codename. Auch sollte regelmäßig ein Backup angelegt werden (optimal vor dem Upgrade). Somit ist dein erster Absatz nicht richtig. Falls du mir nicht glaubst. Schaue doch einfach in den entsprechenden Compose-Files: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/blob/dev/docker/compose/docker-compose.mariadb-tika.yml
Den Rest kann ich aber ohne Probleme zustimmen.
Das kann gut sein, aber der Umstieg ist jetzt vollzogen und alles läuft prima. Backup wird jeden Sonntag bei mir gefahren um zukünftigen Problemen schnell entgegenwirken zu können!
Danke für den Link, schaue ich mir an!
Das Backup bezieht sich auf Paperless > exporter, Dateiordner oder die Datenbank an sich? Machst du das über eine GUI, einen Befehl oder Task. Eine Automatisierung kann ja nie schaden und macht das Leben einfacher!
Zu jeder Datenbank muss man immer wissen, dass ein Major-Update immer Probleme machen könnte. Auch wenn bei MariaDB/MySQL bis jetzt nichts Größeres aufgefallen ist, kann es trotzdem immer passieren. Der Teufel steckt ja im Detail. Ich würde deshalb immer die Aktualisierung manuell anstoßen oder den Container auf eine Hauptversion setzen (am einfachsten) oder die Aktualisierung mittels Label in Watchtower deaktivieren.
Weiß hier jemand ob paperlessngx GoBD konform eingesetzt werden kann? Suche Archivierung für E-rechnung und Co. Aktuell teste ich ecodms, aber suche noch Alternativen.
Ich würde im aktuellen Status nicht davon ausgehen, da die Werte bearbeitet und verändert werden können.
Das ist aber wieder so ein deutsches Ding, da die meisten Privatuser das eigentlich egal sein sollte und Paperless nur als übersichtliche Dokumentenverwaltung eingesetzt wird. Die Ausrichtung von Paperless betrifft eigentlich den Privatbereich.
Wenn du Fragen für die Erweiterung von GoBD hast, würde ich ein Issue auf Github aufmachen. Shamoon antwortet sehr schnell und wird bestimmt über die Machbarkeit etwas sagen. Ich gehe aber nicht davon aus, dass etwas in der Richtung geplant ist.
Guten Morgen und Danke für diese hilfreiche Antwort.
Lies hier noch einmal; https://stadt-bremerhaven.de/paperless-ngx-2-14-1-dokumentenmanagement-wird-sicherer-und-effizienter/#comment-1673067
Ich würde generell bei DB Updates abwarten und erst Kompatibilitätsprobleme abwarten bzw. das Change Log genau lesen.
Ich kenne die Policy von MariaDB nicht, aber bei MySQL hat es schon bei Minor-Updates Probleme durch geänderte Spezifikationen gegeben. Die haben wirklich bei einem Bugfix-Update bestimmte Spaltennamen als „reserved“ markiert, wodurch einige Applikationen nicht mehr liefen. Seitdem bin ich mit Updates vorsichtiger.
Das sollte bei Minor-Updates aber nicht passieren. Generell sind die Probleme bei MariaDB und MySQL bei einem Major-Update weniger. Im Gegensatz zu anderen Mitstreitern im Synology Forum vertrat ich immer die Auffassung, dass man beim Update von Major-Updates eine gewisse Sorgfalt walten lassen sollte. Die Aussagen, dass es mit MariaDB keine Probleme gibt, teile ich nicht. Ich halte das für ein gefährliches Halbwissen und würde nicht darauf wetten. Aber schön, dass du es bestätigen kannst.
Ich mache nur Major-Updates manuell und verwende bei allen Anwendungen PostgeSQL. Minor-Updates aktualisiert Watchtower regelmäßig und das seit Jahren. Generell würde ich mich für die Datenbank entscheiden, welche alle Container und Anwendungen unterstützen. Das hat also nicht mit MariaDB oder PostgreSQL per se zu tun. Bei einigen Anwendungen nutze ich auch nur Sqlite.
Paperless läuft und funktioniert super.
Die automatische Zuordnung von Dokumenten klappt relativ gut und ich hoffe das langfristig auch „Custom Fields“ automatisiert gefüllt werden können ggf. noch ein auslesen der Metadaten aus E-Rechnungen und es wäre ein perfektes System, aber auch jetzt ist es schon ein sehr gutes System
Eventuell kann die KI etwas weiter helfen: https://github.com/clusterzx/paperless-ai
Entwickler ist übrigens ein Deutscher und sehr aktiv.
Die KI hilft leider noch nicht weiter, evtl. ein mal in der Zukunft.
Dort auf der Website steht ja auch „Metadata Assignment: Automatically assigns titles, tags, and correspondent details.“
Es klappt über automatische Prozesse auch schon sehr gut das ich z.B.: ein Feld Rechnungssumme als „Cusom Field“ hinzufüge sobald das Dokument den Tag Rechnung bekommt, aber leider können derartige Felder nicht Trainiert werden um diese zu erkennen und das XML einer E-Rechnung die in einer PDF eingebettet ist kann man leider auch nicht für so etwas auswerten.
Klar ist jammern auf hohem Niveau aber das wäre schon wünschenswert.
E-Rechnungen interessieren doch wirklich keinen Enduser, wofür Paperless eigentlich konzipiert ist. Wer darauf angewiesen ist, muss halt Software kaufen, die das kann oder muss das Projekt selber weiterentwickeln. Da es sich um eine nationale und EU-Vorgabe handelt, ist das eher ein lokales Problem. Außerdem ist das Ziel die Verwaltung incl. OCR und nicht die Auswertung. Eine entsprechende Diskussion gibt es bereits: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/discussions/6823. Ich denke nicht, dass es in naher Zukunft kommt. Der Entwickler hat sich noch nicht einmal in den 7 Monaten dazu geäußert.
Ich würde im Businessbereich nicht unbedingt dazu raten, Paperless einzusetzen, um Geld zu sparen, es sei denn, man weiß, was man macht. Dazu gehört natürlich auch eine sichere Backupstrategie (intern/extern), um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen sowie der sichere Zugang und die Speicherung von Dokumenten.
Paperless-ngx v2.14.3 kam so eben raus!
Ernstgemeinte Frage:
Was speichert Ihr, als Privatperson, denn für Daten und v.a. in welchen Mengen ab, dass Ihr ein DMS benötigt?
Nahzu die gesamte Eingangspost (Ohne Werbung). Dazu auch Verträge, Rechnungen aus Onlineshops, Zeugnisse, Urkunden, Versicherungsunterlagen etc.. Backup auf eine ortsentfernte Synology über VPN. Sollte es mal brennen zu Hause hat man alles noch schön woanders liegen. Gerade bei Rechnungen und Garantiefällen hilt dank Volltextsuche es ungemein mal eben schnell das Passende zu finden. In zwei Jahren sind inzwischen 5000 Dokumente drin.
Alles! Einfach Alles was an Papier hier im Haushalt reinflattert.
Wir haben so gut wie kein Papier mehr im Haus, alles was reinkommt wird gescannt und archiviert.
Früher per Dateiablage im Explorer auf der NAS, seit ca. 2 Jahren über Paperless und mittlerweile ist das Archiv auf 7000 Dokumente angewachsen.
Ich bin so happy mit Paperless und die 2FA war eigentlich das einzige, was ich noch vermisst hatte.
Für mich daher das perfekte System mit all seinen Funktionen.
Die Sache ist die, dass ich eigentlich (seit Jahren) fast nichts mehr auf Papier bekomme. Rechnungen? Alles digital – entweder per Email (Tchibo, etc.) oder in den Onlineportalen (Amazon, Versicherung, etc.). Selbst die letzten Handwerkerrechnungen kamen nur mehr per Email. Versicherungsunterlagen kommen seit >15 Jahren entweder als Email oder liegen im Onlineportal. Kontoausdruck – der letzte Papierausdruck hat als Jahreszahl eine 19 vorne. Selbst den Lohnzettel habe ich seit der Jahrtausendwende genau ein einziges mal nicht digital bekommen (und da handelte es sich um einen Sommerjob).
Ladet ihr die ganzen Sachen von den Onlineportalen herunter um sie im DMS abzuspeichern (wegen Durchsuchbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Backup, whatever)?