HelloSign für Gmail: Dokumente im Anhang direkt unterschreiben und versenden
Vor ein paar Tagen hatte ich einige Dokumente per Mail gesendet bekommen, die dringend unterschrieben werden mussten. Das Prozedere ist in der heutigen Zeit noch immer recht nervig. Meist druckt man notgedrungen das Dokument aus, unterschreibt dieses und scannt es anschließend wieder ein. Diese Medienbrüche wollte ich vermeiden und habe mir einmal HelloSign für Gmail näher angesehen.
HelloSign ist nicht völlig neu, Google bewarb den Dienst bereits letztes Jahr im Oktober. Dort funktionierte er allerdings nur mit Google Drive, was für mich nicht interessant war. Inzwischen kann man HelloSign aber auch direkt über die Gmail-Oberfläche starten, das Dokument unterschreiben und direkt als Anhang zurücksenden, was den Vorgang sehr vereinfacht.
Die Einrichtung ist schnell erledigt. Einfach auf der Webseite die bereitgestellte Chrome-Erweiterung installieren, Gmail neu laden und schon findet man in seinen Anhängen einen zusätzlichen Link Sign.
Daraufhin öffnet sich automatisch die gerenderte PDF-Datei (kann je nach Größe der Datei ein wenig dauern) und man kann seine Unterschrift frei auf dem Dokument platzieren. Zusätzlich kann das aktuelle Datum, sowie Checkboxen und einfacher Text in das Dokument eingetragen werden.
Die Unterschrift kann entweder direkt mit der Maus gezeichnet werden, oder über die Weboberfläche bzw. per Fingereingabe auf dem Smartphone direkt hochgeladen und anschließend verwendet werden. Zudem kann man auch einfach seinen Namen eintippen und eine Handschriften-Schriftart wird für die Unterschrift genutzt.
Danach einfach abspeichern und das unterzeichnete Dokument wird direkt in Gmail hochgeladen und kann sofort verwendet werden. Das Prinzip ist sehr einfach und praktisch umgesetzt, ob die Unterschriften tatsächlich rechtsgültig sind, kann ich nicht beurteilen. HelloSign gibt an, dass man sich unter anderem an die gesetzlichen Rahmenbedingungen der Europäischen Union für elektronische Signaturen hält.
Zudem speichert HelloSign die unterschriebenen Dokumente per verschlüsselter Verbindung auf amerikanischen Servern, was man zumindest vorher bedenken sollte. Da man bei Google allerdings selbst für den Dienst wirbt, sollte er allerdings einigermaßen vertrauenswürdig sein. In meinem Test hat er in jedem Fall einwandfrei funktioniert und ist eine praktische Erleichterung im Alltag.
Wird geladen ...
„einfach seinen Namen eintippen und eine Handschriften-Schriftart wird für die Unterschrift genutzt“ – das kann aber doch nicht rechtsgültig sein…
http://de.wikipedia.org/wiki/Unterschrift#Deutschland
„Faksimile ist die nachgebildete Namenswiedergabe durch maschinelle oder elektronische Vervielfältigung oder durch Stempelaufdruck zur massenweisen Verwendung. Die bloße Wiedergabe einer Unterschrift im Wege des Faksimile ist keine eigenhändige Unterschriftsleistung und deshalb bei Verträgen mit Schriftformerfordernis als Formmangel rechtsunwirksam.“
Und der Identitätsdiebstahl ist wieder ein Stück einfacher….
Da nutzte Ich lieber die Sign Funktion von der Mac Vorschau. Das geht genauso schnell und ist lokal auf meinem PC möglich.
Sicherlich praktisch. Es gibt aber Dinge im Leben die sollte man trotzdem lieber noch altmodisch regeln. Meine Unterschrift ist das Letzte was mich rettet wenn sie nicht von mir stammt. Papier ausdrucken, unterschreiben und dann faxen oder per Post.
Oder seine Unterschrift einmal einscannen und als .jpg abspeichern.
Lässt sich jederzeit prima in sämtliche Dokumente einfügen.
haha faxen … ähm: „L“ „O“ „L“…
schon mal nachgedacht ?;-)
Betrachtet man es nüchtern, so ist eigentlich alles rechtsunwirksam. Und da dies nicht sein kann … ich meine darf … „akzeptiert“ man einfach ein gewisses Verhältnis aus Wahrscheinlichkeit und Aufwand (im Sinne von: wie Aufwändig ist eine Fälschung im Vergleich zum Wert einer Sache). So glauben doch immer noch viele – vor allem Behörden – Faxe seinen rechtsverbindlich -> wenn eine E-Mail mit pdf kategorisch abgelehnt wird, ein Fax aber akzeptiert wird, so weiß man über den Geisteszustand des gegenüber Bescheid!
Nebenbei, das ganze Leben ist eine Wahrscheinlichkeitsrechnung, aber das darf wiederum nicht sein. Und so tappen immer weiter viele im Dunkel des Lebens und träumen von „rechtsverbindlichen“ Umständen.
@Wixxer: Der einzige rechtsverbindliche Umstand der dann noch Gültigkeit haben dürfte ist „persöhnliches Erscheinen“. Vorausgesetzt man hat sich keine Maske aufgesetzt, möchte ich das mal in der Umsetzung sehen. Sicher ist nur, das nichts sicher ist.
@Holgi: ja…. so ist es. Wie gesagt Wahrscheinlichkeit: wenn ich später behaupte ich wäre nie da gewesen, muss der Richter entscheiden wem er „mehr“ „glaubt“.
(wollte Dich nicht angreifen, ich wurde nur wieder an „faxen“ erinnert und eine DUMM DUMM Behörde, die mich zwang ein Faxgerät aufzusuchen)
Zum Thema:
Natürlich ist dieses GMail App Teil einfach(er), aber ich habe das hier schon mit meinem PDF „Betrachter“. Stempel und Unterschrift(en) sind digitalisiert. Und ein Stück weit konnte das Papierlose Büro weiter umgesetzt werden.
Bei der APP wäre noch zu prüfen, ob die Unterschrift als Bild hinein gefügt wird, oder das gesamte Dokument zu einem Bilder transferiert wird. Im ersten Fall könnte man die Unterschrift einfach wieder „entfernen“ oder Kopieren. Wenn Unterschrift und Stempel und Hintergrund / Linie(n) miteinander verschmelzen wird dies ein wenige schwieriger (und sicherer).
Zu guter Letzt:
Ist doch lustig, dass die Menschen einer digitalisierten Unterschrift – einem pixeligem Bild – mehr trauen und glauben, als einem bis dato noch nicht geknackten Algorithmus… (ich weiß warum 🙁 )
Wie kommt man eigentlich auf die Idee, das so eine „Unterschrift“ irgendeinen Wert haben könnte? Nicht nachgedacht?
Das Add-On für Firefox funktioniert nicht.
Ist wie ein Tool mit dem man alle I Punkte mit Herzchen versehen kann. Die Schriftform kann durch 126a BGB u. 3a Vwvfg auf Verwaltungsebene ersetzt werden. Dabei muss es sich regelmäßig um eine Signatur nach dem Signaturgesetz zertifiziert handeln.
Vielen ist nicht bekannt, dass es sich z. B. bei Fax um keine Schriftverkehr, sondern um textform handelt, die jedoch in vielen Fällen reicht.
Schirftform muss zudem nicht mal eine Unterschrift enthalten, wenn es sich nicht um etwas ausgedrucktes und dann unterschriebenes handelt.
Mir ist keine Möglichkeit /Toll bekannt bei der ich Verträge elektronisch rechtswirksam abschließen kann.
Bei Kündigungen ist es notwendig, das ich den Zugang nachweisen kann, das ginge ggf. Durch Gutachten und Email Protokolle in einem Prozess – wenn ich aber eine Kundigungsbestätigung im Briefkasten habe dürfte es nicht soweit kommen.
Alles noch Zukunftsmusik. Nutze zz. FP Webbrief, um mir Ausdrucken frankieren u. Einwerfen zu ersparen. Wenn jemand einen Vorschlag hat bzgl. 126a BGB her damit
Danke Patrick,
erleichtert meinen Arbeitsalltag erheblich!
Obacht! Nicht rechtsverbindlich in Deutschland. Selbst ein Scan eines unterschriebenen Dokumentes reicht, sofern es zu einem Rechtsstreit kommt, nicht aus. Es muss das Original-Dokument mit der eigenhändigen Unterschrift vorgelegt werden. „Vorab per FAX“ ist insoweit nur für Fristwahrung (noch schnell um 23:59h gesendet) wirksam, wenn das Original im Anschluss per Post hinterher gesandt wird. Als Vertragspartner, aber das mag meine eher konservative und anwaltliche Sichtweise sein, würde ich mich mit einen Scan oder nur einem FAX nicht zufrieden geben, denn sollte der Vertrag vor Gericht gehen kann der andere Teil jederzeit behaupten, dass die Unterschrift nicht Original ist, und dann hätte ich die http://de.wikipedia.org/wiki/Beweislast, dass das Dokument doch echt ist – was ich ohne die Original-Unterschrift nicht kann. Also Vorsicht!
Darüber hinaus gilt E-Mail als unsicheres Medium, was jederzeit während des Versandvorgangs abgefangen und manipuliert werden kann. Auch hat man keine Möglichkeit einen gerichtsfesten Nachweis zu führen. Eine gewisse indizielle Wirkung hätte allerdings der Ausdruck einer Antwort auf die „erste E-Mail“, sofern diese als eingerückte E-Mail anhängt. Wobei selbst hier der andere Teil durch einfaches Bestreiten einem wieder die Beweislast zuschieben kann.
Das Signaturgesetz war ein Versuch des Gesetzgebers Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr zu gestalten – ging aber in die Hose. Zu komplex, zu aufwendig, hat sich nicht durchgesetzt.
Der nächste Schuss des Gesetzgebers ist die DE-Mail, welche aber die eigenhändige Unterschrift im Sinne des § 126 BGB nicht ersetzt, sondern lediglich eine rechtsverbindliche Form darstellt, dass eine gewisse Erklärung von A nach B versandt worden ist. Dies kann insoweit indizielle Wirkung haben. Derzeit ist DE-Mail aber noch in den Startschuhen, Akkreditierungeverfahren, und bis es sich flächendeckend durchgesetzt hat wird es wohl noch etwas dauern.
Es gibt im geschäftlichen Verkehr natürlich die Unart Scans unterschriebener Dokumente zu verschicken oder „nur“ das Fax, und wo kein Kläger da kein Richter. Man sollte aber immer die Beweislast aus Empfängersicht bedenken.
Kurzum: Der Empfänger eines via hellosign-signierten Dokumentes sollte dieses nicht akzeptieren, sofern er mit der Unterschrift wirklich eine rechtsverbindliche Erklärung des Erklärenden erhalten möchte, auf die er sich unter Umständen vor einem Gericht berufen muss.
Aber eine schöne Spielerei ist es dennoch – man sollte sich aber gut überlegen, ob und wenn ja welchem Unternehmen man seine digitale Unterschrift anvertrauen möchte. Man wird am Ende immer sagen können „Leg mir das Original vor wenn Du was von mir willst“, aber den Ärger kann man sich auch ersparen.
Martin: Danke für die Erklärungen!