Google Kalender: Aufgaben jetzt direkt als Arbeitszeit blocken
von caschy | 5 Kommentare
Google schraubt wieder an Kalender und Aufgaben. Neu, bzw., bald kommend ist eine Funktion, die Zeit im Kalender direkt mit einem Task aus Google Tasks verknüpft. Die Idee dahinter ist simpel: Statt nur eine Aufgabe in die Task-Liste zu kippen und sie dann im Alltag zu übersehen, landet sie jetzt als feste Arbeitszeit im Kalender. Im Web oder in der App wird im Google Kalender einfach ein freier Slot angeklickt, dann gibt es neben Termin und Erinnerung die Option für eine Aufgabe.
Danach lässt sich der konkrete Task auswählen oder neu anlegen, eine Beschreibung ergänzen und ein paar Details setzen. Dazu gehören unter anderem die Sichtbarkeit im Kalender und Einstellungen rund um „Nicht stören“, damit während dieser Zeit weniger reinfunkt. Die Aufgabe taucht weiterhin in Google Tasks auf, inklusive Erinnerungen, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird. Es handelt sich also nicht um eine zweite, losgelöste Aufgabe, sondern um eine verknüpfte Ansicht im Kalender.
Administratoren in Workspace-Umgebungen müssen nichts freischalten, die Funktion hängt an keinen Schaltern im Admin-Panel. Sie wird laut Google standardmäßig ausgerollt. Das gilt auch für die normalen Nutzerkonten: Wer Kalender und Tasks ohnehin im Einsatz hat, bekommt die Option automatisch. Wer sich unsicher ist, findet im Hilfe-Center von Google eine Anleitung unter dem Thema „Zeit für Aufgaben im Kalender reservieren“.
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Eine Aufgabe hat keine festgelegte Zeit, sonst wäre es ein Termin. Der Unterschied zwischen Aufgabe und Termin ist simpel, aber ich weiß seit einer Outlook-Schulung bei uns in der Firma, dass wohl 90 % der Menschen nicht zwischen Aufgabe und Termin unterscheiden können. Aufgaben sind terminlose aber zu erledigende Sachverhalte, eventuell mit einem maximalen Zeitraum bis zur Erledigung. Termine haben einen festgelegten Zeitraum und meist auch einen Ort. Wozu man nun also einen festen Zeitpunkt bei zeitlich nicht festgelegten Dingen benötigt, weiß ich nicht.
Und dennoch möchte sich der Großteil lieber einen Zeitblock einrichten in welchem die Aufgabe erledigt wird.
Soll der jeder Mensch machen wie man möchte.
Dann soll der Großteil eben einen Termin erstellen. Wieso muss man alles DAU-tauglich machen?
Das ist aber sehr kleinlich.
Ich bekomme auf der Arbeit Aufgaben und Meetings. Wenn ich zu viele (unnötige) Meetings bekomme, schaffe ich meine Aufgaben nicht. Deshalb kommen die notgedrungen in den Kalender.
Meine aufgaben sind auch im Kalender. Werden ganz oben angezeigt und schieben sich jeden Tag weiter, bis sie erledigt sind. Wo ist das Problem? Ändert ja nichts daran, dass Aufgaben zeitlich nicht festgelegt sind. Sonst sind es Termine. Und wieso kann Google nicht einfach Aufgaben zu Terminen umwandeln lassen? Ein Button „in Termin umwandeln“, nach dem Zeitfenster fragen und gut ist. Wäre weit besser, da dann auch alle Funktionen für Termine vorhanden sind.