Microsoft erneuert das Teilen von Dateien in Microsoft 365

Microsoft plant einen großen Wurf beim Teilen von Dateien in der Microsoft 365-Umgebung. Während aktuell noch verschiedene Sharing-Links für unterschiedliche Freigaben erstellt werden müssen, soll Ende 2025 ein völlig neues Konzept eingeführt werden: der sogenannte Hero-Link. Statt mehrerer Links gibt es künftig nur noch einen einzigen Link pro Datei, der sämtliche Zugriffsrechte steuert. Dieser Hero-Link lässt sich jederzeit an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ob man die Datei nur mit bestimmten Personen oder der gesamten Organisation teilen möchte – alles wird über diesen einen Link gesteuert.

Über 1,2 Milliarden Menschen nutzen laut Microsoft monatlich den Sharing-Dialog in 64 verschiedenen Microsoft 365-Apps. Das neue System soll den gestiegenen Anforderungen an moderne Zusammenarbeit gerecht werden. Besonders praktisch: Externe Freigaben werden deutlich als solche gekennzeichnet, sodass man stets den Überblick behält, welche Inhalte außerhalb der eigenen Organisation geteilt wurden.

Für Spezialfälle können weiterhin zusätzliche Sharing-Links erstellt werden. Diese lassen sich dann auch individuell benennen, um den Überblick zu behalten. Eine weitere Neuerung ist die Integration von Copilot. Der KI-Assistent kann automatisch Zusammenfassungen von Dokumenten erstellen, die dann in der Benachrichtigungs-E-Mail enthalten sind. So wissen die Empfänger direkt, worum es geht, ohne das Dokument öffnen zu müssen. Um die Flut an Benachrichtigungen einzudämmen, können Nutzer künftig selbst entscheiden, ob beim Teilen einer Datei überhaupt eine E-Mail verschickt werden soll. Die Verwaltung von Zugriffsrechten wird ebenfalls vereinfacht: Mehrere Berechtigungen lassen sich in einem Rutsch ändern oder entfernen. Das neue Sharing-Modell soll Ende 2025 ausgerollt werden.

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