Paperless-ngx 2.14.1: Dokumentenmanagement wird sicherer und effizienter
von caschy | 21 Kommentare
Die neue Version 2.14.0 des Open-Source-Dokumentenmanagementsystems Paperless-ngx bringt wichtige Verbesserungen für Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit mit (das Bugfix-Update ist Paperless-ngx v2.14.1). Grund genug für mich, das System mal wieder zu erwähnen. Die Software, die sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten spezialisiert hat, führt als zentrale Neuerung die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt den Dokumentenzugriff durch einen zweiten Identifikationsschritt. Was noch alles neu ist?
Ein neues Workflow-System ermöglicht die Automatisierung von Dokumentenprozessen. Benutzer können nun zeitgesteuerte Aktionen einrichten und Dokumente automatisch per E-Mail versenden oder Webhooks auslösen. Die Verwaltung von Duplikaten wurde durch eine automatische Verlinkung vereinfacht.
Die Benutzeroberfläche erhielt in der neuen Version mehrere Optimierungen. Die Darstellung von TIFF-Dateien funktioniert jetzt in mehr Browsern. Eine Dokumentenliste zeigt Vorschauen schneller an und ermöglicht die Navigation zwischen Dokumenten über Tastaturkürzel. Benutzerdefinierte Felder lassen sich sortieren und in Mehrfachauswahl bearbeiten, so das Changelog.
Die Verwaltung von Dateiaufgaben wurde durch neue Filtermöglichkeiten und Berechtigungseinstellungen verbessert. Ein neuer Prozess-Button für E-Mails beschleunigt die Verarbeitung eingehender Dokumente. Die Audit-Protokolle können nun systematisch bereinigt werden, was die Datenbankgröße optimiert.
Die Ladezeiten wurden durch visuelle Verbesserungen gefühlt verkürzt. Ein Ladevorschau-System gibt dem Benutzer direktes Feedback. Die Sortierung von Listen wurde um Zählfunktionen erweitert. Die Verwaltung gespeicherter Ansichten wurde in eine eigenständige Komponente ausgelagert.
Die Software passt sich durch die Nutzung des Theme-Color Meta-Tags besser an das Erscheinungsbild des Betriebssystems an. Neue Tastaturkürzel für „Speichern und Weiter“ sowie „Speichern und Schließen“ beschleunigen die Dokumentenbearbeitung. In diesem Sinne: Fröhliches Nutzen und Aktualisieren. Interessierte können sich das Ganze mal testweise hier mit dem Nutzernamen und Passwort demo / demo anschauen.
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Kann ich bestätigen, läuft schon seit Jahren hier in Docker.
Shamoon hat die beiden vorher gescheiterten und eingestellten Versuche wirklich zum Ende gebracht.
Großen Respekt für seine geleistete Arbeit!
Updates fliegen bei mir täglich via Watchtower ein.
Paperless war für mich die bislang beste Empfehlung hier, damals noch mit der Einrichtung auf der Syno. Die Software nimmt mir so viel Arbeit ab und ich konnte damals knapp 1800 Dokumente aus Papierordnern digitalisieren.
Danke fürs erneute erwähnen, habe sogleich den Docker Container aktualisiert.
Paperless-NGX begeistert mich seit längeren auf meiner Synology. Läuft bei mir unter Docker auf einer DS224+ mit RAM-Erweiterung. Backup kann man über die Zeitsteuerung der Symology als Export machen. Bin auch schon häufig mit dem Paperless-NGX umgezogen. Der Restore über Import lief immer ohne Probleme incl. der Einstellungen. Also für die Heimarchivierung von Dokumenten unbedingt zu empfehlen.
Kannst du verraten wie du das automatisch machst? Bekomme es nur manuell mit portainer hin. Danke und lg
Im Aufgabenplaner der Synology.. PaperlessNGX ist die Docker-Instannz von Paperless bei mir.
sudo docker exec PaperlessNGX document_exporter ../export -z
Du musst kein „sudo“ angeben, da die Aufgabe eh als „root“ ausgeführt werden muss. Außerdem solltest du den Befehl bisschen erklären:
docker exec > Ansprechen des Docker Container, nicht nativ (funktioniert bei jedem Container)
PaperlessNGX > Containername (kann je nach Installation auch anders heißen!)
document_exporter -z > Befehl laut Wiki im Container (auch direkt im Docker Terminal absetzbar) siehe hier: https://docs.paperless-ngx.com/administration/#exporter
../export > Speicherort (kann geändert oder angepasst werden)
Danke euch beiden, hab es so hinbekommen.
Habe die gleiche synology. Hast du zufällig eine vernünftige Anleitung für paperless newbies?
Halte dich am besten gleich an der Originalanleitung bzw. Compose von Github: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/tree/dev/docker/compose. Entsprechende kleine Anpassungen z.B. Verzeichnisse oder UID, GID etc. müssen natürlich angepasst werden.
Alle Anleitungen, die ich gesehen habe, haben etliche kleine Fehler bzw. würde ich so nicht laufen lassen. Sie führen eventuell schnell zum Ziel, machen aber langfristig Probleme. Portainer benötigst du nicht und kannst die Compose einfach über den Container Manager laden und installieren. Gewisse Grundkenntnisse sollte man in Bezug auf Docker schon erarbeiten wollen, um sich langfristig auch bei Problemen selbst helfen zu können. Das ist aber nichts Wildes und für jeden interessierten Laien machbar. Ich habe etlichen Usern das beigebracht , wo Docker noch kein großes Thema war.
Schau mal hier. Die Anleitungen von Marius sind eigentlich narrensicher: https://mariushosting.com/
Bei mir läuft Paperless als Addon in Home Assistant. Finde die Software aber extrem schwer zugänglich. Habe da nicht wirklich den Bogen raus wie ich die sinnvoll strukturiere
Sieht interessant aus. Ist dies auch für Firmen gedacht oder nur Privatleute? Was es kostet, habe ich jetzt auch nicht finden können. Habe ich etwas überlesen?
Open Source, free – musst dich halt etwas mit Docker bestenfalls beschäftigen.
Für Firmen sollte das Projekt uninteressant sein, weil es keinen „richtigen“ Mehrusermodus (getrennte Verzeichnisse) gibt.
Man könnte zwar zusätzliche Instanzen pro User installieren, aber wer macht das schon?
Was für Privatpersonen oder Einmannunternehmen noch ok ist, ist bei größeren Projekten schlecht realisierbar aufgrund der Verwaltung. Das heißt aber nicht, dass es technisch nicht funktionieren würde. Natürlich könnte man sogar nur eine Datenbank nutzen.
Für einen Privatuser und Haushalt wird es nichts Besseres geben, mit den vielen Einstellmöglichkeiten.
Auch wenn das Projekt kostenlos ist, sollten alle Nutznießer auch das Projekt und den Entwickler unterstützen. Eine kleine Spende tut nicht weh und hilft dabei, das Projekt weiter bestehen und entwickeln zu lassen. Ein kommerzielles DMS kostet einiges mehr und ist nicht so schön aufgebaut, das erinnert teilweise an ein sehr altes Windows. Von dem Workflow gar nicht anzufangen. Beteiligt euch bitte, wenn ihr Paperless-ngx aktiv nutzt! Open Source steht nicht für: „Ich bin zu geizig, mir die Software zu kaufen“.
Vielen Dank euch allen!
Ich habe paperless-ngx noch nicht installiert. Aus dem was ich bisher gesehen habe (Rechteveraltung auf Ordnerebene, User Gruppen) habe ich kein Problem für einen Firmeneinsatz gesehen. Kannst du erklären, was du genau meinst? Welcher Anwendungsfall wird nicht abgedeckt?
Du kannst aktuell bestimmte Tags, Typen, Einstellungen, Korrespondenten etc. verwalten, einblenden, ausblenden, erlauben usw. Da die Files aber alle in ein Verzeichnis abgelegt werden, sind die Konten nicht richtig getrennt. Sie sind nur optisch ausgeblendet.
Richtig wäre, wenn jeder User sein eigenes Verzeichnis hätte, wo andere User nicht darauf zugreifen können. Das kann man in einem kleinen Unternehmen, aber einfach mit mehreren Instanzen machen. In einem größeren Unternehmen ist das einfach zu viel Arbeit, das Ganze zu verwalten. Es hängt somit immer von den einzelnen Anforderungen ab und kann man pauschal so nicht beantworten. Bei der Sicherheit sollte aber nicht gespart werden. Was für Privatkunden noch ok ist, könnte bei Gewerbekunden ein echtes Problem werden!
Hallo, ich spiele seit längerem mit dem Gedanken Paperless einmal auszuprobieren, für den privaten Gebrauch, allerding muss man sich ja dann zwangsweise wieder mit einem weiteren Thema Beschäftigen, nämlich Docker. Hat einer Erfahrungen mit den kostenlosen Alternativen LogicalDOC und ecoDMS?
ecoDMS ist meiner Ansicht nach von vorgestern. Sicher, es ist erprobt, aber ich finde es vom Workflow nicht besonders gut. Von der Aktivierung und ggf. Lizenz wieder freischalten beim Updatefehler einmal ganz zu schweigen. Paperless-ngx ist schon das Richtige für dich. Dort wirst du als Privatuser alles finden, was du brauchst und noch viel mehr. Besser geht es nicht und die Einrichtung in Docker ist für einen Technikinteressierten auch kein großes Problem.
Als einzige Alternative würde ich dir noch Dockspell empfehlen: https://github.com/eikek/docspell.
Ich würde den Fokus aber auf Paperless-ngx werfen
Ich habe letztes Jahr von ecoDMS zu Paperless-Ngx gewechselt. Der Hauptgrund war für mich die Updatepolitik. Hast du konkrete Fragen?
Ich habe (oder hatte, besser gesagt) Paperless auf meiner QNAP in Betrieb, hatte mir ein Bekannter eingerichtet. Eine großartige Lösung. Lief ganz hervorragend, bis auf einmal nach einem Update anscheinend (laut Log) ein Migrationsvorgang geknallt hat, seit dem startet sich der Webserver immer wieder vergeblich neu. Gibt es irgendwo eine Community die da auch weniger technisch versierten weiterhelfen könnte?