Paperless-ngx 2.14.1: Dokumentenmanagement wird sicherer und effizienter
von caschy | 45 Kommentare
Die neue Version 2.14.0 des Open-Source-Dokumentenmanagementsystems Paperless-ngx bringt wichtige Verbesserungen für Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit mit (das Bugfix-Update ist Paperless-ngx v2.14.1). Grund genug für mich, das System mal wieder zu erwähnen. Die Software, die sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten spezialisiert hat, führt als zentrale Neuerung die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt den Dokumentenzugriff durch einen zweiten Identifikationsschritt. Was noch alles neu ist?
Ein neues Workflow-System ermöglicht die Automatisierung von Dokumentenprozessen. Benutzer können nun zeitgesteuerte Aktionen einrichten und Dokumente automatisch per E-Mail versenden oder Webhooks auslösen. Die Verwaltung von Duplikaten wurde durch eine automatische Verlinkung vereinfacht.
Die Benutzeroberfläche erhielt in der neuen Version mehrere Optimierungen. Die Darstellung von TIFF-Dateien funktioniert jetzt in mehr Browsern. Eine Dokumentenliste zeigt Vorschauen schneller an und ermöglicht die Navigation zwischen Dokumenten über Tastaturkürzel. Benutzerdefinierte Felder lassen sich sortieren und in Mehrfachauswahl bearbeiten, so das Changelog.
Die Verwaltung von Dateiaufgaben wurde durch neue Filtermöglichkeiten und Berechtigungseinstellungen verbessert. Ein neuer Prozess-Button für E-Mails beschleunigt die Verarbeitung eingehender Dokumente. Die Audit-Protokolle können nun systematisch bereinigt werden, was die Datenbankgröße optimiert.
Die Ladezeiten wurden durch visuelle Verbesserungen gefühlt verkürzt. Ein Ladevorschau-System gibt dem Benutzer direktes Feedback. Die Sortierung von Listen wurde um Zählfunktionen erweitert. Die Verwaltung gespeicherter Ansichten wurde in eine eigenständige Komponente ausgelagert.
Die Software passt sich durch die Nutzung des Theme-Color Meta-Tags besser an das Erscheinungsbild des Betriebssystems an. Neue Tastaturkürzel für „Speichern und Weiter“ sowie „Speichern und Schließen“ beschleunigen die Dokumentenbearbeitung. In diesem Sinne: Fröhliches Nutzen und Aktualisieren. Interessierte können sich das Ganze mal testweise hier mit dem Nutzernamen und Passwort demo / demo anschauen.
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Paperless war für mich die bislang beste Empfehlung hier, damals noch mit der Einrichtung auf der Syno. Die Software nimmt mir so viel Arbeit ab und ich konnte damals knapp 1800 Dokumente aus Papierordnern digitalisieren.
Danke fürs erneute erwähnen, habe sogleich den Docker Container aktualisiert.
Paperless-NGX begeistert mich seit längeren auf meiner Synology. Läuft bei mir unter Docker auf einer DS224+ mit RAM-Erweiterung. Backup kann man über die Zeitsteuerung der Symology als Export machen. Bin auch schon häufig mit dem Paperless-NGX umgezogen. Der Restore über Import lief immer ohne Probleme incl. der Einstellungen. Also für die Heimarchivierung von Dokumenten unbedingt zu empfehlen.
Kannst du verraten wie du das automatisch machst? Bekomme es nur manuell mit portainer hin. Danke und lg
Im Aufgabenplaner der Synology.. PaperlessNGX ist die Docker-Instannz von Paperless bei mir.
sudo docker exec PaperlessNGX document_exporter ../export -z
Danke euch beiden, hab es so hinbekommen.
Habe die gleiche synology. Hast du zufällig eine vernünftige Anleitung für paperless newbies?
Schau mal hier. Die Anleitungen von Marius sind eigentlich narrensicher: https://mariushosting.com/
Vielen Dank Ike und Michael
Kann das noch sehr empfehlen:
https://deployn.de/blog/paperless-synology/
Und ja, paperless-ngx ist definitiv eine Killer-App
Bei Facebook gibt es auch eine Paperless-Gruppe, falls du dich dort herumtreibst 😉
Bei mir läuft Paperless als Addon in Home Assistant. Finde die Software aber extrem schwer zugänglich. Habe da nicht wirklich den Bogen raus wie ich die sinnvoll strukturiere
Als Addon würde ich es nicht verwenden. Das Thema wurde bei Facebook in der Paperless-Gruppe schon mehrfach angesprochen. Soweit ich mich erinnere, kannst du keinen ordentlichen Export aus der Addon-Version vornehmen und du verwendest in diesem Zusammenhang auch keine Datenbank. In der Datenbank wird die ganze Intelligenz gespeichert, die das System mit der Zeit lernt.
Sieht interessant aus. Ist dies auch für Firmen gedacht oder nur Privatleute? Was es kostet, habe ich jetzt auch nicht finden können. Habe ich etwas überlesen?
Open Source, free – musst dich halt etwas mit Docker bestenfalls beschäftigen.
Was ist ein Docker? Kann man Paperless nicht einfach runterladen, installieren und benutzen wie ein jedes andere normale Programm auch?
Vielen Dank euch allen!
Ich habe paperless-ngx noch nicht installiert. Aus dem was ich bisher gesehen habe (Rechteveraltung auf Ordnerebene, User Gruppen) habe ich kein Problem für einen Firmeneinsatz gesehen. Kannst du erklären, was du genau meinst? Welcher Anwendungsfall wird nicht abgedeckt?
Der Sinn eines DMS in einer Firma ist es nicht, dass jeder Benutzer in seinem eigenen persönlichen „Verzeichnis“ rumbastelt. Das ist schon im Dateisystem eine Unart von manchen Mitarbeitern, die schlicht und ergreifend nicht teamfähig sind. Spätestens der Geschäftsführung ist das auch in wenigen Sätzen klarzumachen.
Verschiedenen Bereiche sollten sich selbstverständlich über das Rechtemanagement sauber trennen lassen. Und es kann auch vorkommen, dass einzelne Bereiche mal eine Benutzeranzahl von Eins haben. Trotzdem sind das dann Bereiche und keine persönlichen Verzeichnisse.
Die Dateien liegen bei kommerziellen Systemen im Filesystem in einer Ordnerstruktur, die mit der Rechtestruktur nicht das geringste zu tun hat (denn die kann sich jederzeit ändern).
Wie weit und wie gut das jetzt in Paperless-ngx realisiert ist, keine Ahnung. Es sind halt die Erfahrungen aus >10 Jahren DMS im Firmenumfeld.
Hallo, ich spiele seit längerem mit dem Gedanken Paperless einmal auszuprobieren, für den privaten Gebrauch, allerding muss man sich ja dann zwangsweise wieder mit einem weiteren Thema Beschäftigen, nämlich Docker. Hat einer Erfahrungen mit den kostenlosen Alternativen LogicalDOC und ecoDMS?
Ich habe letztes Jahr von ecoDMS zu Paperless-Ngx gewechselt. Der Hauptgrund war für mich die Updatepolitik. Hast du konkrete Fragen?
ecoDMS ist aus meiner Sicht für einen Privatanwender viel zu überladen. Ich habe vor 2 Jahren angefangen nach einem DMS zu schauen, war erst bei Paperless, dann Paperless-NG und nun bei Paperless-NGX, welches auch regelmäßig Updates erfährt. Paperless-NGX ist aus meiner Sicht die ultimative Lösung für Privatpersonen und wenn man nicht in der Lage es selbst zu installieren, kann man sicher auch Leute finden, die die Installation ausführen. Dann muss man sich nur noch um das Befüllen des DMS kümmern.
ecoDMS hatte ich zwei Jahre im Einsatz, als ein Update die DB geschreddert hat. Dort verzweifelt angerufen und um Hilfe gebeten, die Info erhalten, dass Support kostenpflichtig in Einheiten vorab gebucht werden muss. Habe ich getan, dann 3 Stunden mit einem total überforderten Menschen versucht, die DB zu retten… und versagt. Quasi alle Daten waren weg, nichts zu machen.
Und der eigentliche Witz: Die rund 300 Euro für den Support hat man dennoch gerne eingestrichen. Hatte also quasi doppelten Schaden.
Ich habe (oder hatte, besser gesagt) Paperless auf meiner QNAP in Betrieb, hatte mir ein Bekannter eingerichtet. Eine großartige Lösung. Lief ganz hervorragend, bis auf einmal nach einem Update anscheinend (laut Log) ein Migrationsvorgang geknallt hat, seit dem startet sich der Webserver immer wieder vergeblich neu. Gibt es irgendwo eine Community die da auch weniger technisch versierten weiterhelfen könnte?
Ich hatte bisher keinen Bedarf, daher weiß ich nicht, wie der Umgangston dort ist, aber meine erste Anlaufstelle wäre wohl https://www.reddit.com/r/Paperlessngx/
Ja, es gibt eine deutsche Community bei Facebook. Ist vielleicht nicht das, wo sich jeder aufhält, aber die Gruppe wächst stetig. Paperless-NGX D/A/CH ist der Gruppenname.
Hi Micha,
ich hatte das auch. Bei mir war es ein Versionssprung der DB. Da habe ich dann nach diesem Video
geupgraded https://www.youtube.com/watch?v=Vx7hQBQnijI
Bei mir hat es geholfen.
Den Kanal kann ich übrigens generell empfehlen, erinnert mich an „Sendung mit der Maus“ Stil.
Wer den Kontakt zu Docker scheut (wie ich), kann sich gerne mal CasaOS anschauen. Darüber habe ich paperless-ngx laufen. CasaOS bringt schon eine ganze Menge „Apps“ mit und die Auswahl kann durch die Einbindung weiterer „Stores“ erweitert werden. Für paperless-ngx wäre das der Store von „BigBear“. Viel Spaß beim ausprobieren.
Inzwischen ist eine weitere Bugfix-Version 2.14.2 (https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/releases/tag/v2.14.2) erschienen.
Hat jemand auf einer QNAP TS-230 o.ä. Paperless TS-230 schon mal zu Laufen gebracht?
Dass im Prinzip geht, ist nur klar. Aber in der Praxis habe ich Docker auf dem NAS nicht vernünftig zum Laufen bekommen. Deshalb wäre ich ab Erfahrungen interessiert
Danke, schau ich mir an. Ich fürchte die TS-230 ist zu schwach, um vernünftig mit Docker arbeiten zu können.
Kann Paperless-ngx Dokumente einlesen, die auf der Synology in Ordnern liegen?
Weil ich aktuell neue Dokumente auf meinem Mufu einscanne und die werden vom Mufu direkt in einen Ordner auf der Syno angelegt. Ich würde ungern erst einscannen und dann noch auf der Weboberfläche das Dokument importieren müssen.
Kleine Ergänzung: Aus dem consume-Verzeichnis kann Paperless-ngx auch aus Unterordnern importieren – und bei Bedarf die Unterordnernamen direkt als Tagnamen übernehmen und die Tags den importierten Files zuordnen.
Ich nutze seit nun knapp 2 Jahren paperlessngx auf meiner DS224+ (18GB Ram) mit der Installationsanleitung von Marius. Updates lasse ich automatisch über watchtower laufen und hatte dort auch nur ein Problem, als der Wechsel der DB von Postgress 16 auf 17 passierte. Diese Problem habe ich jetzt umgangen mit dem Wechsel auf mariadb.
Bei mir sind mittlerweile mehrere tausend Dokumente im System hinterlegt, da bei mir jeder normale Posteingang direkt nach dem öffnen mit einem QR-Code (Für die ASN) versehen wird ist die Ablage auch simple in einem Zero-Max Order. Benötige ich ein Original-Dokument, kann ich anhand der ASN schnell im Ordner das gewünschte Dokument finden.
Meine neueste Anschaffung dazu war ein Dokumentenscanner (Ich habe mich für den Ricoh ScanSnap ix1600 entschieden). Dieser scannt die Dokumente direkt in den consume-Ordner und den Rest macht paperlessngx nach den vorgegebenen Kriterien. Rüberschauen muss ich so gut wie kaum noch!
Falls ich unterwegs mal fix was einscannen will nutze ich die paperless mobile app für Android. Funktioniert einwandfrei.
Das kann gut sein, aber der Umstieg ist jetzt vollzogen und alles läuft prima. Backup wird jeden Sonntag bei mir gefahren um zukünftigen Problemen schnell entgegenwirken zu können!
Danke für den Link, schaue ich mir an!
Weiß hier jemand ob paperlessngx GoBD konform eingesetzt werden kann? Suche Archivierung für E-rechnung und Co. Aktuell teste ich ecodms, aber suche noch Alternativen.
Guten Morgen und Danke für diese hilfreiche Antwort.
Ich würde generell bei DB Updates abwarten und erst Kompatibilitätsprobleme abwarten bzw. das Change Log genau lesen.
Ich kenne die Policy von MariaDB nicht, aber bei MySQL hat es schon bei Minor-Updates Probleme durch geänderte Spezifikationen gegeben. Die haben wirklich bei einem Bugfix-Update bestimmte Spaltennamen als „reserved“ markiert, wodurch einige Applikationen nicht mehr liefen. Seitdem bin ich mit Updates vorsichtiger.
Paperless läuft und funktioniert super.
Die automatische Zuordnung von Dokumenten klappt relativ gut und ich hoffe das langfristig auch „Custom Fields“ automatisiert gefüllt werden können ggf. noch ein auslesen der Metadaten aus E-Rechnungen und es wäre ein perfektes System, aber auch jetzt ist es schon ein sehr gutes System
Die KI hilft leider noch nicht weiter, evtl. ein mal in der Zukunft.
Dort auf der Website steht ja auch „Metadata Assignment: Automatically assigns titles, tags, and correspondent details.“
Es klappt über automatische Prozesse auch schon sehr gut das ich z.B.: ein Feld Rechnungssumme als „Cusom Field“ hinzufüge sobald das Dokument den Tag Rechnung bekommt, aber leider können derartige Felder nicht Trainiert werden um diese zu erkennen und das XML einer E-Rechnung die in einer PDF eingebettet ist kann man leider auch nicht für so etwas auswerten.
Klar ist jammern auf hohem Niveau aber das wäre schon wünschenswert.
Paperless-ngx v2.14.3 kam so eben raus!
Ernstgemeinte Frage:
Was speichert Ihr, als Privatperson, denn für Daten und v.a. in welchen Mengen ab, dass Ihr ein DMS benötigt?
Nahzu die gesamte Eingangspost (Ohne Werbung). Dazu auch Verträge, Rechnungen aus Onlineshops, Zeugnisse, Urkunden, Versicherungsunterlagen etc.. Backup auf eine ortsentfernte Synology über VPN. Sollte es mal brennen zu Hause hat man alles noch schön woanders liegen. Gerade bei Rechnungen und Garantiefällen hilt dank Volltextsuche es ungemein mal eben schnell das Passende zu finden. In zwei Jahren sind inzwischen 5000 Dokumente drin.
Alles! Einfach Alles was an Papier hier im Haushalt reinflattert.
Wir haben so gut wie kein Papier mehr im Haus, alles was reinkommt wird gescannt und archiviert.
Früher per Dateiablage im Explorer auf der NAS, seit ca. 2 Jahren über Paperless und mittlerweile ist das Archiv auf 7000 Dokumente angewachsen.
Ich bin so happy mit Paperless und die 2FA war eigentlich das einzige, was ich noch vermisst hatte.
Für mich daher das perfekte System mit all seinen Funktionen.
Die Sache ist die, dass ich eigentlich (seit Jahren) fast nichts mehr auf Papier bekomme. Rechnungen? Alles digital – entweder per Email (Tchibo, etc.) oder in den Onlineportalen (Amazon, Versicherung, etc.). Selbst die letzten Handwerkerrechnungen kamen nur mehr per Email. Versicherungsunterlagen kommen seit >15 Jahren entweder als Email oder liegen im Onlineportal. Kontoausdruck – der letzte Papierausdruck hat als Jahreszahl eine 19 vorne. Selbst den Lohnzettel habe ich seit der Jahrtausendwende genau ein einziges mal nicht digital bekommen (und da handelte es sich um einen Sommerjob).
Ladet ihr die ganzen Sachen von den Onlineportalen herunter um sie im DMS abzuspeichern (wegen Durchsuchbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Backup, whatever)?