G Suite: Super Admins können ab sofort Daten sämtlicher Nutzer exportieren und herunterladen

Google hat ein neues Tool vorgestellt, mit dem Super Admins eines Unternehmens die Daten sämtlicher Nutzer exportieren und herunterladen lassen können. Dies funktioniert für sämtliche G Suite-Dienste wie Gmail, Kontakte oder auch Google Dokumente. Administratoren navigieren hierzu in der Admin-Konsole in den Bereich „Werkzeuge“ des Menüs und wählen dort „Daten exportieren“ aus.

Sobald das Exportieren abgeschlossen wurde, erhaltet ihr einen Link, der euch zu den in der Google Cloud hinterlegten Daten führt. Jene Daten stehen, wie bereits erwähnt, ausschließlich Super Admins zur Verfügung. Diese können die Daten dann in diversen Formaten herunterladen und zur Verfügung stellen. In der Cloud gespeichert bleiben die Daten maximal für 30 Tage.

Google sei sich dem Thema Datensicherheit durchaus bewusst und legt daher auch großen Wert darauf, dass nicht einfach jedermann Zugriff auf solch teils recht empfindliche Daten erhält. So können Super Admins auch nur dann darauf zugreifen, wenn sie mindestens 30 Tage vor der Exportierungs-Anfrage ihre Adminrolle zugewiesen bekommen haben. Außerdem müssen sich sie über die 2-Step-Verifizierung (2SV) authentifiziert haben.

Sobald ein Dateiexport initiiert wird, bekommen sämtliche für die Domain tätigen Administratoren eine Benachrichtigung darüber. Des Weiteren werden sämtliche damit verbundenen Aktivitäten in den Admin-Logs gespeichert. Sollte eine Domain mehr als 1.000 Nutzer vorweisen, wird das Exportierungs-Feature außerdem automatisch deaktiviert. Admins solcher Domains müssen dann an den Google Cloud-Support herantreten, um die Funktion freischalten zu lassen. Außerdem könnten Administratoren über ein spezielles „Download your Data“-Tool einzelne Endbenutzer dafür freischalten, ihre eigenen Daten aus der Cloud abrufen zu können. Der bürokratische Umweg entfällt dann.