Howto: PDF-Dokumente kostenlos unter Windows per Stempel-Werkzeug unterzeichnen

Vielen von euch geht es sicher ähnlich: Das heimische Büro soll so weit wie möglich papierlos geführt werden können und dafür habt ihr bereits so einige Tools und Apps in eure Sammlung aufgenommen, die euch beispielsweise wichtige Dokumente einscannen und digital ablegen lassen. Doch immer wieder erreichen einen diverse PDF-Dokumente, die zur Beantwortung einer Unterschrift bedürfen. Oder aber man muss selbst von sich signierte PDF-Dateien versenden und will dazu nicht unbedingt auf kostspielige Programme oder komplizierte Umwege zurückgreifen. Mit der Software PDF-XChange Viewer für Windows könnt ihr das ganz simpel kostenlos erledigen.

 

Ich möchte euch anhand einer kleinen Schritt für Schritt-Anleitung (oder neudeutsch: Howto) zeigen, wie einfach das am Ende funktioniert. Zuallererst benötigt ihr natürlich ein entsprechendes PDF-Dokument, welches es zu unterschreiben gilt. Außerdem solltet ihr eure Unterschrift im Bildformat vorliegen haben. Hierzu bietet es sich an, diese etwa im Dateiformat *.PNG abzusichern, da man damit auch einen transparenten Hintergrund verwenden kann. Das geht natürlich nur dann vernünftig, wenn man auch die Möglichkeiten hat, ein entsprechendes PNG zu erstellen. Ansonsten kann man es aber auch mit einer eingescannten Unterschrift (bitte nur die eigene) oder eben einem Foto seiner Unterschrift hinbekommen.

Ladet euch die kostenlose Version der Software direkt beim Entwickler herunter und wählt bei der Installation statt „Pro“ auch wirklich die kostenlose Version.

Wenn ihr euer zu unterzeichnendes Dokument geöffnet habt, navigiert ihr euch über die Menüleiste zu Werkzeuge > Anmerkungen > Stempelpalette und klickt auf den Eintrag.

Anschließend erstellt ihr über die Schaltfläche „Neu…“ eine neue Stempelpalette und benennt diese. Ich habe mich hier der Übersicht halber für „Unterschrift“ als Bezeichnung entschieden:

Im nächsten Schritt müsst ihr weiter rechts im selben Fenster auf den Button „Aus Bild…“ klicken, um dort euer vermeintliches PNG-Bild der Unterschrift auszuwählen und einzufügen:

Schließt nun das „Stempelpalette“-Fenster und navigiert wieder in die Menüleiste zu Werkzeuge > Anmerkungen > Stempel. Hier wird nun neben den einzelnen Programmvorlagen auch euer Unterschriften-Stempel in seiner eigenen Palette angezeigt. Wählt diesen nun aus:

Ein kleines Stempel-Icon an eurem Mauszeiger signalisiert euch nun, dass ihr jetzt jederzeit eure Unterschrift als Stempel irgendwo in das Dokument einfügen könnt. Klickt an die etwaige finale Position für eure Unterschrift und verschiebt anschließend den Stempel zur Not noch so weit, bis alles passt:

Nun könnt ihr euer digital unterschriebenes Dokument speichern, versenden oder ausdrucken – ganz wie ihr wollt. War nicht wirklich kompliziert, oder? 😉 Beachtet bitte: Die hier verlinkte Version des Viewers wird nicht mehr weiter fortgeführt, sondern nennt sich nun PDF-Xchange Editor. Für meine Zwecke reicht die ältere Version aber vollkommen und sie verfügt bereits über eine OCR-Funktion für diverse Sprachen (auch Deutsch).

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Blogger, stolzer Ehemann und passionierter Dad aus dem Geestland. Quasi-Nachbar vom Caschy (ob er mag oder nicht ;D ), mit iOS und Android gleichermaßen glücklich und außerdem zu finden auf Twitter und Google+. PayPal-Kaffeespende an den Autor. Mail: benjamin@caschys.blog

18 Kommentare

  1. Das geht aber auch nur so lange gut, bis der Empfänger es wirklich darauf ankommen lässt. Wenn Schriftform erforderlich ist, geht dies so eigentlich nicht.
    Da ist mein Trick immer, das PDF als Fax zu verschicken. Ging bis jetzt immer durch 😉

  2. Unterschriften lassen sich auch im Adobe Reader ganz einfach einfügen.

  3. Spielverderber says:

    Wo kein Kläger da ist auch kein Richter, aber wenn etwas eine Unterschrift erfordert ist das ganze so eine „Fälschung“! Bekomme ab und an solche PDF! Das ist die Unterschrift sogar beim erhält als Objekt/ Ebene anwählbar! Schon fast die Anleitung für unseriöse Empfänger sich eine Sammlung für den Bedarf anzulegen. Das mit dem Fax ist auch deshalb schon die bessere Idee, auch wenn das „Internet“ Fax auch nicht wirklich rechtskräftig ist. Das ganze würde in DE vor Gericht mit etwas Glück als Indiz aber nicht als Beweis durchgehen.
    Hoffe es kommt einfach bald eine einfache / günstigere Möglichkeit der digitalen Signatur die auch überall praktisch anwendbar . Da sind die Schweizer schon deutlich weiter

  4. In der aktuellen Version 6.0 3327 des PDF-XChange Editors funktioniert das auch, nur anders:
    Eine neue Stempelpalette legt man nicht vorher an, sondern erst zusammen mit dem ersten Element, das man darin speichern will. Also in der Stempelpalette das Ordnersymbol „Neuen Stempel aus Datei hinzufügen…“ klicken, Datei auswählen und dann ganz unten im erscheinenden Fenster, bei den Einstellungen für den neuen Stempel, kann eine neue Stempelpalette angelegt werden.

  5. Werkzeuge, Ausfüllen und Unterschreiben. Gescannte Unterschrift einlesen, einfügen, skalieren und zurechtschieben – fertig

  6. @zoula

    Auch noch mit dem Adobe Acrobat Reader DC? Mir kommt es da eher so vor als müsste man da es via Adobe-Account irgendwas zu Adobe hochladen, da alles nötige ausgegraut ist und sich nicht nutzen lässt.

  7. Ich meinte damit @Oliver2

  8. Ja, das geht im Adobe DC ohne Account. Out of the box.

  9. @leachimus
    wie denn?

  10. @zoula – Werkzeuge, Ausfüllen und Unterschreiben. Gescannte Unterschrift einlesen, einfügen, skalieren und zurechtschieben – fertig – dauert 30 Sekunden

    Und leachismus hat recht: Ja, das geht im Adobe DC ohne Account. Out of the box.

  11. Ich war sehr am zweifeln. Hat hier aber mit Adobe Acrobat DC tatsächlich geklappt.
    PDF öffnen – rechtes Navigationsmenü – ausfüllen und unterschreiben auswählen – in der neu erscheinenden Top-Navigationsleiste auf unterschreiben klicken – hier dann den Button Bild klicken und die Unterschrift im *.png Format auswählen. Fertig. Die Unterschrift steht dann auch für andere Dokumente zur Verfügung.

  12. Ich glaube, das geht schon seit der Xchange Version aus 2007/8.
    Zumindest ist meine älteste, gescannte Unterschrift aus diesem Jahr (noch als .gif wegen Transparenz) und seitdem nutze ich das auch wie hier beschrieben.
    Also ein echt historischer Tipp aus dem letzten Jahrzehnt… 😛 😀

  13. Das ersetzt niemals eine Unterschrift!
    Unterschriften als Bild gespeichert kann ich überall einfügen, von mir oder jemand anderem. Egal. Ob mit diesem Programm, Paint, Word, Adobe usw.
    Sieht schön aus, ist aber ansonsten für nicht’s nutzbar. Schon gar nicht um ein Dokument wirksam zu unterzeichnen

  14. Wer viele Dokumente und auch rechtssicher unterschreiben will, der besorgt sich eine digitale Signatur und macht das damit.

  15. @Hotti, das mache ich seit Jahren so mit dem Adobe-Reader.. Es wurde bisher von keinem Empfänger abgelehnt. Von Vertragsabschluß bis Kündigung – sogar über Bankgeschäfte.
    Beim PDF-Formularen wird allerdings das Formular gesperrt, wenn man eine Unterschrift gesetzt hat – die Unterschrift sollte man also erst ganz knapp vor dem Absenden, da man bei jeglicher Änderung des Dokumentes gezwungen wird, von vorne zu beginnen

  16. Eine leicht verbesserte Sicherheit vor Kopie ergibt sich, wenn man die Anmerkungen und damit auch den Stempel einbettet. Allerdings kann man mit einer Vollversion auch dann noch das Grafikobjekt anwählen.

  17. @Hotti
    wo ist denn der Unterschied?
    Wenn ich ein Dokument unterschrieben in Grau einscanne, dann sieht man im Scan die Unterschrift als Schwarz an, sehe kein Unterschied dabei dann.
    Sonst müsste der Empfänger Explizit eine Unterschrift mit einem bestimmten Stift anfordern der beim scannen zur Farbfälschung führt, aber dann kann das Dokument ja auch nicht eingescannt werden 😉

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