So unterschreibt man eine PDF-Datei (und JotNot derzeit kostenlos)

Kleiner Tipp für Menschen, die vielleicht ab und an Dokumente unterschreiben müssen. Der Adobe Reader ist ein fieses Stück Software, wird aber ab und an von mir benutzt, um PDF-Dokumente zu unterzeichnen. Folgendes Geschehnis am heutigen Tage: ich bekam ein PDF, in der es um die Kündigung einer Versicherung ging. Folgender Hinweis: „bitte ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurück“. Wie bitte?

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Geht flott erledigt auch anders. PDF im Adobe Reader aufrufen, Signieren auswählen.

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Dieser Punkt öffnet ein Menü: Text und Häkchen lassen sich hinzufügen – oder die gewünschte Unterschrift.

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Die kann auf diversem Wege erstellt werden: durch Eintippen und Auswahl irgendeiner Schriftart, oder man zeichnet die Unterschrift mit der Maus. Schöner ist die Variante des Bild einfügens. Schnappt euch ein weißes Blatt, knallt eure Unterschrift drauf und fotografiert diese mit dem Smartphone oder einer Kamera ab. Ab damit auf den Rechner, in der Größe anpassen und schon hat man es im PDF!

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Variante 2, derzeit für iOS kostenlos: JotNote. Kann PDF-Dateien öffnen, Häkchen und Unterschriften einfügen. Diese Unterschrift wird auf dem Display angefertigt. Solltet ihr mit eurem Finger keine Unterschrift hinbekommen, so besorgt euch kurz irgendwo einen Pen, um eine Unterschrift anzufertigen und zu speichern. Alternativ gibt es den Adobe Reader auch unter iOS. Vorgehensweise wie auf dem Desktop.

Android? Auch einfach, denn auch hier gibt es den Adobe Reader. PDF-Dokument mit dem Reader öffnen und im Menü bis zur Unterschriftenmöglichkeit durchhangeln. Nach dem Unterschreiben abspeichern – fertig.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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50 Kommentare

  1. Oder, ganz einfach: Mit Vorschau.app (Werkzeuge -> Anmerken -> Signatur) geht das mit der Kamera des Macs und einem Blatt Papier.
    Und das ganz ohne Adobe-Quatsch. 😉

  2. Sparbrötchen says:

    Die PDF signieren Funktion ist auch in Apples Standard Vorschau/Preview Programm enthalten. Unter Einstellungen > Signaturen kann man die Unterschrift über die Kamera „einscannen“ und dann mit Werkzeuge > Anmerken > Signatur in das PDF einfügen.

    [edit: wie der Vorredner auch schon schreibt 🙂 ]

  3. Ernst gemeinte Frage: Ist sowas rechtskräftig und ausreichend für eine Kündigung (insbes. auch der Versand per Mail noch zusätzlich)?
    Ich hab bis jetzt noch jede Kündigung ausgedruckt, geschrieben und dann gefaxt.

  4. @vis7mac
    Ganz ohne „Adobe-Quatsch“ geht das wohl kaum, da pdf als Format an sich schon ein Adobe Produkt ist.

  5. Besser nicht bei wichtigen Dingen nutzen. Dies ist keine rechtsverbindliche Unterschrift (und der Versand per Email sowieso nicht, auch wenn es aus Kulanz angeboten wird – hier gäbe es aber wohl eine Grundlage, dieses juristisch durchzudrücken. Aber natürlich nur mit echter Unterschrift).

  6. auf windows systemen ist für diese funktion der nitro pdf reader empfehlenswert. http://www.nitropdf.com/de/pdf-reader

  7. doofe frage, ich habe jetzt hier mehrere PDFs mal probiert, aber bei keinem habe ich im Reader die schaltfläche signieren. hängt das vom dokument ab oder muss man das im reader erst aktivieren?

  8. Nice, danke für den Hinweis caschy!

    Sage mal, hast du mal darüber nachgedacht, eine „Praxisstunde“ aufzumachen?
    Nach dem Motto: „Dr. Caschy beantwortet Deine Fragen“

  9. Könnte vielleicht an der Version des Readers liegen @Stefan ?

  10. Nosferatuvn says:

    Stefan? Das geht in der gratis Adobe reader Version nicht.

  11. Ich „unterschreibe“ immer digital mit dem Firmenausweis, und das ist sogar rechtssicher 😀

  12. @ Flo:
    Kannst du das etwas näher erläutern?

  13. klasse.. wusste nicht das der adobe reader das auch kann… ich verwende dafuer hellofax (https://www.hellofax.com) kann unterschreiben und auch kostenlos (fast) in die ganze welt faxen… online.

  14. @Tchooe: mit Hilfe des Signaturgesetzes (SigG) und dem Firmenausweis (meine Firma ist so ein Zertifizierungsdiensteanbieter) kann ich Dokumente (vornehmlich PDFs) oder auch andere Dinge wie zB das Steuerformular (ELSTER) rechtssicher/rechtsverbindlich unterzeichnen, und das schon seit ca. 10 Jahren 🙂

  15. @Vis7Mac und Sparbrötchen
    „Signatur von Kamera erstellen“ ist bei mir nicht aktiv (ausgegraut). Kennt ihr das Problem? Danke.

  16. nochsoeiner says:

    Kann mich MattKay nur anschließen. Nitro Reader finde ich irgendwie besser als den Adobe Reader. Es wird außerdem gleich ein PDF-Drucker mit installiert.
    Macht das der Adobe Reader inzwischen auch? Hab den seit Jahren nicht benutzt, da ich zum sehr schnellen Ansehen Sumatra benutze und ansonsten inzwischen auf Nitro Pro umgestiegen bin.

  17. geht auch mit PDF-XChange Editor für Windows und das free

  18. Sparbrötchen says:

    @AndroidFan
    Ich habe es gerade ausprobiert (iMac mit 10.9.1) und die Kamera funktionierte. Hast Du vielleicht parallel noch ein Programm laufen, daß Kamera benutzt und somit blockiert?

  19. hab das gerade aufm mac ausprobiert mit der vorschau funktion/app… oh man war das einfach. ich hatte bisher immer total umständlich gemacht.

  20. @Nosferatuvn

    Sicher geht das! Version 11.0.06
    Wenn die Schaltfläche nicht da ist: Menü > Datei > Signieren von Dokumenten

  21. flanders246 says:

    Und wie siehts in puncto rechtliche Absicherung aus wenn eine signierte PDF per ePost oder De-Mail verschickt wird?

    Meine Kündigung ging per ePost in dieser Form bei BASE durch, ist ca. 3 Jahre her.

  22. @ Flo:
    Aha, danke! Also nichts für Ottonormaluser, nehme ich an.

  23. so eine signaur-karte wie flo habe ich auch… habe ich damals anfang der 2000er als einer der ersten bekommen, weil ich schnell HIER geschrien habe, als testkandidaten gesucht wurden. nur benutzt habe ich sie noch nie, obwohl ich das passende kartenlesegerät dazu besitze. das problem ist einfach, dass das system auch unterstützt werden muss und zudem ist es auch ziemlich kompliziert zu handhaben.

  24. @DerVogel: Das PDF-Format ist von Adobe zur Standardisierung an die ISO übergeben worden und seit 2008 in der ISO-Norm 32000-1 beschrieben. PDF ist zwar ursprünglich ein Adobe-Format, aber mittlerweile frei für alle benutzbar.

    Zur Rechtssicherheit: Deine eigenhändige Unterschrift unter einem Dokument zählt als Willenserklärung, also als Zustimmung zum Inhalt des Dokuments. Wenn die Unterschrift unwiderruflich mit dem Dokument verbunden wird, ist die Willenserklärung m.E. rechtskräftig. Mittlerweile dürften Versicherungen und sonstige Unternehmen öfter auf die digitale Unterschrift stoßen und diese auch dementsprechend rechtlich geprüft haben. Ich hoffe, das setzt sich durch!
    Das Fax als Versandweg ist nebenbei 100%ig rechtskräftig, da es eine exakte Ablichtung des Originals mit Unterschrift ist.

  25. Selbst PGP ist nur eine fortgeschrittene E-Signatur und ersetzt somit nicht nach §125a BGB die Schriftform – da eine qualifizierte Elektronische Signatur erforderlich wäre.

    Die Versicherung wollte aber nichts elektronisches haben, sondern eine schriftliche Willenserklärung haben, und eine Kopie/Nachweis dieser übermittelt bekommen. Was sie garantiert nicht wollte, aber Caschy empfiehlt, ist eine um ein Unterschriftsabbild nachher veränderte nicht unterzeichnete Kopie. Fraglich ist, dann in jedem Fall, ob, wenn es um einen Vertrag ging, dieser der Schriftform bedurfte und wem dann zur Last fällt, das dieser ungültig ist und, ob darüber hinaus Schadenersatzansprüche, arglistige Täuschung Betrug eine Rolle spielen.

    Die Versicherung bewegt sich mit ihrer Aufforderung in rechtlich sicheren Fahrwasser – während sich der Autor Caschy rechtlich auf Glatteis mit seiner App- Empfehlung bei dem von ihm geschilderten Sachverhalt bewegt. Ich hoffe, da wird nicht abgemahnt und Caschy hat den Sachverhalt nicht als Empfehlung formuliert – sondern es war alles anders, als beschrieben – aber er wollte nicht in der 3. Person erzählen …nähe zum Leser und hier und da ausgeschmückt

  26. Unter Windows nutze ich dafür den PDF-XChange-Viewer, der auch weitere Werkzeuge zum Bearbeiten von PDF-Dateien enthält und für die private Nutzung kostenlos ist. Kürzlich hatte ich aber zum ersten Mal den Fall, dass eine damit unterzeichnete PDF-Datei nicht akzeptiert wurde (beim Bestellen einer SIM-Karte). Das lag wohl auch daran, dass der Hintergrund der eingescannten Unterschrift weiß ist und das Feld, in das diese Unterschrift kam, einen grauen Hintergrund hatte der damit überdeckt wurde. Ich muss mal versuchen, ob man auch Bilder mit transparentem Hintergrund als Unterschrift nutzen kann.

  27. Am Ende obliegt es insbesondere bei Kündigungen dem Empfänger der Kündigung, ob er die Form per PDF so akzeptiert. Wenn da beide Parteien sich einig sind, dann ist die Welt in Ordnung. Was dann der Empfänger der Kündigung für Ärger bekommen kann, steht auf nem anderen Blatt. Zum Beispiel bei uns im Domainbusiness muss ich eine original Kündigung vorweisen können oder ein Fax, PDFs und alles digital erstellte gilt nicht, wenn da Stichproben vom Registrar gemacht werden, dann heißt es im Zweifel Vertragsstrafe.

    Ich erlebe es aber gerade bei ausländischen Firmen die Internetdienste betreiben immer wieder, dass die mir Verträge als PDF senden und dort alles nur noch mit digitalen Unterschriften läuft. Am meisten verbreitet ist da Adobes hauseigenes Adobe EchoSign für solche Digital Signature Lösung, insbesondere auch, weil man da Verträge am Tablet-PC oder Smartphone mobil unterschreiben kann, findet das immer mehr Anwendungsgebiete.

  28. Sorry,

    aber ob eine Unterschrift als Grafik eingebunden wurde oder nicht ist im PDF feststellbar und damit nicht gültig.

    Mehrfach erlebt, im Berufsleben, nicht als Hobby-TechnikerAllesWisser, daß PDF-Dateien genau geprüft werden, ob zulässig oder nicht, ob also unterschriebenes eingescanntes Dokument verpedefft wurde oder ob Bildchen reingebammelt wurde

    Adobe ist ne amerikanische Firma, wir haben andere Standards.

  29. Seinerzeit als MS Office 2007 oder 2010 raus kam, gab es „Freistellen“ als neue Funktion. Weil ich das ausprobieren wollte, habe ich einfach meine Unterschrift 4 mal fotografiert, damit habe ich 4 mal die selbe aber partiell unterschiedliche Unterschriften und diese habe ich freigestellt. Wenn ich eine Kündigung habe, setze ich eine der Unterschriften darunter, drucke sie als PDF und verschicke sie als Fax. Über PDF24 kann man im Monat 5 verschiedene Faxe kostenlos verschicken, bisher gab es damit nie Probleme. Dadurch dass die Unterschrift freigestellt ist, erkennt man am Ausdruck nämlich nicht, ob das eine handschriftliche Unterschrift ist, oder nicht. Nur dass man das in fertige PDF Dateien einfügen kann, wusste ich noch nicht. Muss jetzt nur einen PDF reader finden, der das unter Linux auch kann. 🙂

  30. ProTipp: …zur Not kann man auch eine Bi-fi als Stiftersatz benutzen. ;O)

  31. Es gibt da eine tolle Erweiterung für Gmail.. HelloSign

  32. Danke!!! Ich wandle das PDF bis jetzt immer in ein JPG um, platziere Text und (als JPG vorliegende) Unterschrift und wandle zurück in PDF. Ein einfacher Klick auf „Datei – Signieren“ hätte gereicht… wieder was gelernt 🙂

    … und ob man das PDF dann per eMail oder durch den FAX-Druckertreiber zurück schickt, kann jeder selbst entscheiden.

  33. Unter Windows kann man auch den PDF-XChange Viewer nutzen. Ist Freeware und kann die Unterschriften auch einfügen.

  34. Like a Boss B-)

  35. Klappt einwandfrei, guter Tipp, danke dafür.
    Das Bild passt einwandfrei zum Thema 😉

  36. Adobe Reader unter iOS: Stift auswählen, mit dem Finger unterschreiben, speichern. Fertig.

  37. Danke für den Tipp!

  38. NICHT legal. karlnielz weiter oben sagt es eindeutig. Wenn es der Vertragspartner nicht bemerkt oder nicht bemerken will – kann es funktionieren. Aber: extrem dünnes Eis. Jeder Richter zerreist eine solche ‚Urkunde‘ in Sekunden in der Luft.

  39. Ich habe den Acrobat X Pro und dort werde ich beim Versuch zu signieren immer nach einer Adobe Digital ID gefragt !?

    Weiß jemand wie das mit der „Bild“-Signatur beim Acrobat X Pro funktioniert?

  40. An all die Bedenkenträger, dass so eine Unterschrift nicht gültig wäre: Dokumente die der Schriftform bedürfen wird man im Regelfall eher nicht per PDF unterzeichnet versenden.
    Siehe:
    http://de.wikipedia.org/wiki/Schriftform

    Alles andere, insbesondere Kaufverträge kann man auch dadurch besiegeln, dass man sich gegenseitig auf den Gummistiefel spuckt. Solange sich beide Vertragspartner darüber einig sind, dass ein Vertrag zu Stande kommen soll geht das sogar ohne Worte.

  41. paar worte zur rechtlichen sache: auch im jahr 2014 kommt man um das unterschriebene blatt papier meist nicht rum, wenn es darum geht, ein „wasserdichtes“ geschaeft zu machen. allerdings sieht die lebenswirklichkeit im jahr 2014 voellig anders aus. es ist heute „normal“ auch rechtsgeschaefte ueber medien wie email, pdfs wie hier beschrieben, faxe, etc zu taetigen. und zunaechst einmal liegt das zustandekommen immer erst mal an den willensaeusserungen (wie auch immer die erfolgen) der beiden beteiligten. deshalb ist die frage, welche gueltigkeit so ein pdf hat, erstmal uninteressant. interessant wird das erst dann, wenn man, aus welchen gruenden auch immer, vor gericht landet. von daher: im alltag koennt ihr eure dokumente zusammenbasteln wie ihr wollt, wenn der gegenueber damit klar kommt und es akzeptiert, dann ist der drops gelutscht ;-).

    meine persoenlichen highlights sind die „spezialisten“ die dann sagen, ne ne, email/pdf gilt nicht, schicken sie mir bitte ein fax mit ihrer unterschrift ;-)! boahahaha… da wird in einem einzigen satz die maximale inkompetenz ausgedrueckt ;-).

    btw, aehnlich siehts mit den email angstfootern aus ;-). von wegen… wenn sie nicht der richtige empfaenger sind… usw usf. unternehmen, die deratige emails verschicken kann ich als geschaeftspartner nicht mehr ernst nehmen ;-). aehnlich wie die fax-anforderer.

  42. Geht mit der Erweiterung HelloSign auch direkt aus Gmail heraus. Für mich noch praktischer….

  43. edit – womöglich ist das Urkundenfälschung § 267 StGB – da die Beweiskraft verändert wird, wenn sowas dann ausgedruckt als Urkunde präsentiert wird. Auf beiden Seiten, kann gerne mal jemand drüber prozessieren, dann gäbe es dahingehend Rechtssicherheit

  44. Es gibt übrigens auch eine „echte“ digitale PDF-Unterschrift auf Basis einer elektronischen Signatur. Diese hat vermutlich mehr Aussagekraft als eine eingescannte/visuelle Unterschrift auf einem PDF-Dokument.

  45. Hab die iPad-App getestet (JotNot). Texte mit Umlauten funktionieren nicht. Aktuell so unbrauchbar.

  46. DragonHunter says:

    2 Minuten Wiki:

    „Die Schriftform ist nach der Textform die schwächste Form gesetzlicher Formerfordernisse; bei den übrigen Formerfordernissen (Beglaubigung und Beurkundung) ist ein Notar einzuschalten. Die Schriftform kann durch Beglaubigung oder Beurkundung ersetzt werden, umgekehrt können beglaubigungs- oder beurkundungspflichtige Rechtsgeschäfte nicht durch Schriftform ersetzt werden. Für alle eigentlich nicht schriftformbedürftigen Rechtsgeschäfte sieht das Gesetz noch die freiwillig vereinbarte („gewillkürte“) Schriftform vor (§ 127 BGB). Bei der gewillkürten Schriftform gelten nach § 127 Abs. 2 BGB geringere Anforderungen. Es genügt dann, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, die telekommunikative Übermittlung, also zum Beispiel durch Telefax oder E-Mail[1].“

    D.h. Schriftform wird durch eMail und Fax abgedeckt… Da dürften nicht mal AGBs was dran tun können

  47. nitro & pdf xviewer sind leider NICHT in der Free-version dafür verwendbar. Zum Signieren, etc. müssen die Programme gekauft werden.

  48. Danke einfache Lösung für ein häufiges Problem. Man hätte es fast selber finden können.

  49. FrankTheTank says:

    @DragonHunter

    Ich bin zwar kein Jurist aber ich würde sagen:

    NEIN!
    Die Schriftform wird NICHT durch eMail oder durch Fax abgedeckt.
    NIEMALS!
    NEVEREVER!

    Dort wo per Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist (Kündigung von Arbeits- oder Mietverträgen usw.), ist eine Übermittlung per E-Mail oder Fax einfach NICHT ZULÄSSIG.
    In dem Fall ist nämlich eine eigenhändig unterschriebene Urkunde erforderlich.
    Das ergibt sich aus dem Gesetz:

    §126 BGB (1):
    „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“

    Und eine PDF Datei mit eingescannter Unterschrift ist KEINE Urkunde mit eigenhändiger Unterschrift.
    Im besten Fall ist es ein Bild (also eine unbeglaubigte Kopie) einer Urkunde.
    Mehr nicht.

    Eine Übermittlung per Fax oder Mail kann nur dann gültig sein, wenn die Schriftform per Gesetzt NICHT erforderlich ist und man sich trotzdem darauf geeinigt hat diese zu verwenden.

    Das Problem der Beweisbarkeit des Empfangs der Willensbekundung bleibt dann aber immer noch offen.
    Denn bei einer E-Mail kannst du ja niemals beweisen, dass dein Vertragspartner diese empfangen hat oder was er empfangen hat.
    Beim Fax ist die Beweisbarkeit des Empfangs etwas besser.
    Aber auch beim Fax ist die Beweiskraft begrenzt.
    Rechtlich bist du also bei Fax / E-Mail / Brief immer auf der UNSICHEREN Seite.
    Nur die Übermittlung eines eigenhändig unterschribenen Schriftstücks per Gerichtsvollzieher ist rechtlich 100%ig wasserdicht.
    Weil der Gerichtsvollzieher eben den Inhalt UND den Empfang der Nachricht bestätigt.
    Das ganze kostet aber mindestens 13€.
    Je nach Entfernung auch mal etwas mehr.

    Wenn es sich also um ein Rechtsgeschäft handelt, welches KEINE besonderen Anforderungen an die Form hat (z.B. Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag usw.) und du einen vertrauenswürdigen Vertragspartner hast, dann ist eine Mail oder ein Fax häufig ausreichend aber eben nicht wasserdicht.
    Prinzipiell wäre hierbei ja auch ein Telefonat oder ein Handschlag rechtskräftig.
    Dabei ist es dann aber immer von der Vereinbarung (AGB) abhängig ob es einer bestimmten Form bedarf und da auch deine eingescannte Unterschrift drunter muss oder nicht.

    Wenn du aber ein Rechtsgeschäft tätigen willst, dass zwingend die Schriftform erfordert (Kündigung des Arbeitsplatzes usw.), dann musst du immer eine eigenhändig unterschriebene Willenserklärung in Papierform abgeben.
    Als Versandweg kommt da sowieso nur der echte „physische“ Versand in Frage.

    !!WICHTIG!!
    Generell gilt immer für alle Geschäfte bei denen eine einseitige Willenserklärung abgegeben willst:

    Wenn du deinem Vertragspartner nicht über den Weg traust oder es Anzeichen dafür gibt, dass man versucht dich zu betrügen -> Übermittlung per Gerichtsvollzieher.

    Nur so kannst du zweifelsfrei beweisen was du verschickt hast, dass es empfangen wurde und wann es empfangen wurde.

    Bei ALLEN anderen Übermittlungsmöglichkeiten kann ein bösartiger Vertragspartner entweder den Inhalt oder den Empfang leugnen.
    Selbst ein Einschreiben mit unterschriebenem Rückschein ist IMHO im Zweifelsfall NICHT ausreichend, da hier immer noch der Inhalt geleugnet werden kann!

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