Papierloses Büro: ich habe es fast geschafft

Im Januar schrieb ich darüber, wie man ein Büro ohne Papier realisieren könnte. Den Spaß kann niemand pauschal beantworten. Der eine hat ein Home Office, der andere bekommt nur Mahnungen und wirft diese weg, der andere heftet alles A-Z ab. Schwer da für alle eine Empfehlung zu geben – ich kann nur von mir sprechen. Ich habe es in den letzten Wochen tatsächlich geschafft und konnte mein rumfliegendes Papier auf den Faktor Null runterbrechen.

Je nach Papieraufwand kann der ganze Spaß mit Nullkosten oder mit etwas mehr Kosten verbunden sein. Viel Papier bedeutet oftmals viel Gedöns, welches man scannen muss. Hat man dann einen normalen Scanner oder ein All in One, welches Ewigkeiten für einen Scan braucht, dann kann einen das Archivieren schon richtig ansacken – kostet ja Zeit. Ich selber hatte pures Glück, das will ich hier nicht verheimlichen, denn ich bekam die Möglichkeit, einen Dokumentenscanner zu testen.

Dabei handelt es sich um den ScanSnap S1500M von Fujitsu. Das passte alles ganz gut, denn mein bester Freund ist mit einer eigenen Versicherungsagentur am Start, der interessierte sich auch für so ein Gerät. Spartipp vorab, falls ich jemand für einen Fujitsu ScanSnap interessiert: in den Amazon Rezensionen las ich, dass der nicht für Mac OS X geeichte Dokumentenscanner trotzdem funktionieren würde – denn die Treiber liegen dabei.

Faustregel: der ScanSnap 1500 ist für Windows, der ScanSnap 1500M für den Mac. Letzterer ist teurer, ersterer funktioniert auch unter Mac OS X 😉 Die Geräte eignen sich eher für das kleine oder größere Büro, denn einen Dokumentenscanner für 400+ Euro muss man ja auch erst einmal amortisieren können. Nun aber mal zur eigentlichen Sache, dem Fujitsu ScanSnap 1500M und meinem Büro ohne Papier. Umzugsbedingt habe ich mich von vielen Sachen freigemacht. 10.000 Sachen besitzt der Mensch, 5000 wirft der Mensch vor seinem Umzug weg und nach dem Umzug merkte ich dann, dass ich von den restlichen 5000 Sachen doch wieder 3000 auf dem Dachboden lagere.

Alles was ich nicht brauchte an Papier wurde hemmungslos weg geworfen. Alte Bestände, unrelevante Dinge, die sich eh in Ordnern befanden, wurden auf den Dachboden verfrachtet. Übrige blieben Papiere der letzten Monate. Ausgehende Rechnungen, eingehende Rechnungen, Quittungen, Gehaltsbescheinigungen, Krankenkassen-Quatsch, Bahntickets, Visitenkarten, Infobriefe, Verträge – tausend Sachen eben. Für jede Plattform gibt es Lösungen – sowohl für Mac, als auch für Windows. Elo Office, Devonthink und wie sie alle heißen. Was habe ich genutzt? Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.

Evernote baut eine Datenbank auf, diese ist durchsuchbar, man kann Notizbücher anlegen. Wer Evernote als Premium-Variante benutzt, der kann auch offline seine Notizbücher synchronisieren. Alternativen? Klaro, Google Docs wandelt auch PDFs in durchsuchbare Texte um. Angst vor der Cloud? Auch kein Thema: der Fujitsu ScanSnap 1500M kann auch in durchsuchbare PDFs konvertieren (OCR und Co), die ihr lokal nutzen könnt. Wer andere, kostenlose Lösungen zum einfachen Verwalten von Dokumenten kennt, darf sich gerne hier in den Kommentaren zu Wort melden! So, zum Scanner und meinem Papier.

Der ScanSnap 1500M wird über USB 2.0 angeschlossen und verfügt über eine 600er-Auflösung. Dokumente können in Farbe, als auch logischerweise in s/w gescannt werden. Ob die Dokumente nun beidseitig bedruckt sind oder nicht – egal, das erkennt das Gerät. Um das Scannen so einfach wie möglich zu gestalten, prüft der ScanSnap jedes Dokument und entscheidet dann, ob ein Dokument in schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden soll, welche Größe die zu scannende Seite hat und ob leere Seiten entfernt werden müssen. Ihr könnt da zum Beispiel wirklich 50 Blätter einlegen und der zieht die so durch – 20 Seiten pro Minute Simplex und 40 Duplex. Ein Heidenspaß. Einlegen, Knopf drücken und dann geht es ratz fatz (Tipps und Tricks findet man auch hier).


Am Ende fragt dich der Scanner, was du mit dem gescannten Spaß machen willst, denn mehrere Optionen stehen zur Verfügung. So kann man direkt in Ordner scannen, Scans per E-Mail versenden, drucken, auf ein Mobilgerät schicken, als PDF oder Notiz an Evernote senden – oder eben Google Docs, Word oder Excel nehmen – wer andere Anwendungen nutzt, kann diese auch einbinden. Die Software des Scanners ist einfach zu bedienen, mehrere Setups sind einstellbar – wirklich easy, kam ich sogar sofort mit klar. Neben der reinen Scanner-Software liegt noch Adobe Acrobat bei, eine Software, die im Handel alleine schon nen knappen Hunni kosten würde.

Die Bedienung des ScanSnap 1500M, der die schmalen Maße von 29 x 16 x 16 Zentimeter bei einem Gewicht von 3 Kilogramm aufweist, könnte kaum einfacher sein: eine Einschalttaste gibt es nicht. Das Gerät legt sich in den stromsparenden Standby-Modus, wenn alle Dokumenten-Halterungen eingeklappt sind. Ich habe alles weggescannt, was geht, verschlagwortet, durchsuchbar gemacht und halte es nun so: unwichtiger Kram wie Paketmarken, Infobriefe und Co, von denen ich keien originale benötige, landen gleich in der Papiertonne, alles andere kommt wie früher in einen Ordner – allerdings ist das nur noch mit wenig Aufwand verbunden, da es sich nur noch um einen minimalen Prozentsatz handelt.

Fazit nach dem kompletten Eliminieren meines Papieraufkommens: Ich überlege jetzt immer ernsthaft, ob ich ein Dokument wirklich noch brauche. Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. Plattformunabhängig. Jau, der Fujitsu ScanSnap 1500M ist schuld daran, super geiles Teil – aber ich sage ehrlich: für den normalen Menschen zuviel. In zweierlei Hinsicht: er kann zuviel und kostet zuviel, als das man ihn für 5-6 Seiten im Monat unterfordert. Für kleinere Büros aber sehr cool. Papierloses Büro. Habe ich nicht gedacht, dass es so einfach ist, wie jetzt bei mir. Wobei – ganz Papierlos ist es ja nicht, Originale werden teilweise ja noch gelagert. Von daher kann man sagen: das Papierlose Büro ist so realistisch wie die Papierlose Toilette 😉 Falls Fragen zum ScanSnap bestehen: er steht gerade neben mir 🙂 Und denkt dran: falls ihr auch anfangen wollt, macht es bald – am 27.10 ist der Paper Free Day 🙂

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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126 Kommentare

  1. Und jetzt bitte einen Artikel über ein vernünftiges Open Source/Freeware DMS 😉

    Die meisten Lösungen sind einfach für den Heimgebrauch viel zu überzogen und überzeugen auch durch Ihre Abhänigkeiten (MySQL DB, Java, usw.) nicht wirklich. Eine DMS Lösung à la MailStore Home wäre ideal.

  2. Hi Caschy,

    schmeißt du die Sachen einfach alle in ein Notizbuch bei Evernote oder sortierst du die noch irgendwie?

  3. Notizbücher, Tags und gespeicherte Suchen 🙂

  4. Na dann schau mal zu den Japanern, die kennen sich sehr gut mit papierlosen Toiletten aus:
    http://en.wikipedia.org/wiki/Toilets_in_Japan
    😀

  5. L. Egostein says:

    @caschy:
    zu deinem satz: „Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.“
    vor ungefähr 6 monaten hat evernote bei mir das „monatliche“ uploadvolumen auf 60mb angehoben, seitdem hat sich das nie wieder auf 0 gestellt, wie früher zu 40mb zeiten. wie ist das bei dir/euch?

    @Roman:
    na, wieder einer, der entweder schlechte erfahrungen als schüler hat sammeln müssen oder einfach nur neidisch ist. warum bist DU nicht lehrer geworden? nein, das ist zu einfach: erkundige dich mal bitte bei einem lehrer /m/w) der in der oberstufe deutsch und geschichte unterrichtet, wieviel von den übrigen (52 – 10)wochenenden er freihat, vor allem sonntags. dann berichte mir doch, ob du tauschen möchtest. dein posting ist mir einfach zu primiv…

  6. Hi,

    ich habe auch eine Zeit lang unterschiedliche Software zur Dokumentenmanagement für ein „papierloses Büro“ getestet. Irgendwann musste ich mir die Frage stellen: was machen diese Programme eigentlich?
    Sie legen die eingescannten Dateien meist in pdf Format entweder offen (unverschlüsselt) oder „versteck“ (offen aber nicht direkt ersichtlich) oder verschlüsselt entweder in einer (propritären) Datenbank oder direkt in einer Verzeichnisstruktur ab. Zudem bieten sie die Möglichkeit Schlagworte zu vergeben etc. und später danach zu suchen.
    Alle diese Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Bspw. bräuchte man um diese Dateien wieder zu öffnen bzw. zu suchen das Dokumentenmanagement-Programm dazu.

    Ich habe mir dann selber die Frage gestellt: was möchte ich bzw. was brauche ich?
    Ich brauche eine sehr einfache Möglichkeit Dokumente elektronisch sicher abzulegen und gezielt danach suchen zu können. Idealerweise von überall, aber in jedem Fall geschützt, also sicher.

    Meine Lösung: Bevor ich irgendwelche Dokumentenmanagement-Systeme (oder Programme) einsetze, scanne ich die Dokumente mit einem Einzugscanner über Adobe Acrobat Pro als pdf ein. Direkt beim Scannen werden die Dokumente über das integrierte OCR durchsuchbar gemacht. Zu meinem Erstaunen in einer recht guten Qualität was die Erkennung der Texte angeht.
    Abgelegt werden die Dokumente in einem Truecrypt-Container (geordnet in einer Ordnerstruktur), diese wiederum in die Cloud, und zwar kommt hier Dropbox zum Einsatz. Denn Dropbox ist aktuell der einzige Cloud-Anbieter (ich habe fast alle durchgetestet!), der mit Truecrypt gut „klarkommt“, d.h. nur die Teile im Container synchronisiert, die tatsächlich nach der letzten Änderung geändert wurden. Bspw. nur die neuen Dateien.

    Um jederzeit sicher und einfach auf die Dateien zugreifen zu können, brauche ich nicht mehr als Truecrypt. Denn pdf-Reader gibt es auf jedem Endgerät (sei es PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.).
    Selbst durch die einfache Windows-Suche findet man die Dateien wieder, entweder schon am Dateinamen oder durch den durchsuchbaren Inhalt. Ebenso könnte man ein Volltextsuchprogramm einsetzen wie „search & find“ (arbeitet ohne Indexierung) oder „docfetcher“ (arbeitet mit Indexierung, portable).
    Ich benutze Docfetcher, da durch die Indexierung Dokumente in null komma nix gefunden werden. Da das Index sensible Daten enthalten kann, wird auch das Programm – ist portable – mit in den Container gepackt.

    Einziger Nachteil: Man muss für den Zugriff den kompletten Container heruntergeladen haben.
    Dies könnte man auch umgehen, indem man bspw. statt Truecrypt auf Boxcryptor setzt. Bei mir auch im Einsatz und funktioniert tadellos.

    Grüßli
    Teo

  7. @Legostein: sieht bei mir so aus: http://d.pr/ZIrT

  8. L. Egostein says:

    @caschy:
    1. wenn ich hier nicht mitkriegen tät, dass du viele anderweitige interessen hast, müsste ich wirklich denken, du sitzt bloß vor der kiste rum.
    2. leider bin ich nicht so kompetent wie du und blick es nicht, wie ich dir meinen screeenshot hier hochladen kann. Bei mir steht seit gefühlten ewigkeiten:
    verwendeter speicherplatz 39,7 mb von 60 mb
    o tage im aktuellen zeitraum.
    und die 0 bleibt.
    dennoch: thx!!!

  9. @Legostein: bin auch so um 12 Stunden online….Mit dem Alter habe ich wenig Schlaf und damit Zeit für anderes 😉 Ausserdem nehme ich mir Samstags immer viel Zeit für Privates 😉

    Du kannst da jetzt also echt Megabyteweise hochladen und der zählt nicht? Ist doch schön 😉

  10. Papierloses Büro wird es erst geben, wenn es einheitliche digitale Signaturen gibt. Es gibt genügend Unterlagen, die von Behörden nur im Original anerkannt werden. Versicherungspolicen erlangen nur Wirksamkeit bei Vorlage des Originals und nicht eines Ausdruckes eines gescannten Dokumentes aus der Cloud.
    Genauso sieht es doch mit Rechnungen aus. Garantieanspruch mit einer ausgedruckten Rechnung, die nicht mehr im Original vorhanden ist? Viel Spaß…
    Manche Versender bieten bereits digital signierte Rechnungen (PDF) zusätzlich an bzw. können nachträglich angefordert werden. Das Papier hat man aber erst einmal auf alle Fälle. Alles in allem dann noch ein zusätzlicher Arbeitsvorgang – nämlich digitale Rechnung anfordern und Papierrechnung vernichten.
    Ich habe schon vor längerer Zeit den elektronischen Kontoauszug bei meiner Bank beantragt und verwalte diesen mit StarMoney (Girokonto und Kreditkarte). Das kann ich aber nur tun, weil ich keine Kontoauszüge für das Finanzamt benötige.
    Das Fehlen einer einheitlichen digitalen Signatur ist ein politisches Versagen. Da hilft auch der neue Perso nix, der ja eigentlich der Einstieg für eine digitale Signatur sein sollte und für die elektronische Unterschrift bereits vorbereitet ist.
    Bei bei uns bei der Arbeit wird auch alles digitalisiert – zusätzlich.
    Also die Arbeit wird komplett am Bildschirm erledigt (erspart natürlich lästiges Eintippen), das Papier wird nur noch „zur Sicherheit“ benötigt – und natürlich auch noch archiviert. Wofür gibt es denn einen Keller….
    Ich liebe diesen Namen „papierloses Büro“. Noch nie wurde in Deutschland so viel Papier verbraten wie zur Zeit.
    Und wenn es dann mal papierlos wird wie z. B. jetzt mit der elektronischen Lohnsteuerkarte, gibt es gleich Chaos und die Leute werden hektisch… 😀

  11. Dann hast du ja jetzt ne mänge Klopapier ^^

  12. Hi,

    Hab auch vor einiger zeit angefangen meine ganzen Dokumente zu digitalisieren. Hab dazu unser großes MFG im Büro genutzt ( Toshiba e-Studio 2040c ). Waren gesamt nur ca. 3 Leitz Ordner. Ging aber dank automatischer s/w und farbseiten Unterscheidung und Auto Duplex inkl Leerseitenerkennung recht fix. Als OCR kam eine ReRite zum Einsatz.

    Alle neuen Dokumente scanne ich Zuhause mit einem Kodak ESP 5210 ( ca. 70€ mit Druck und kopierfunktion und WLAN). Der hat leider keinen Einzug – aber für 2-5 Blatt am Tag schon ok.

    Für die suche habe ich lange überlegt. Hab mich dann für eine lokale Speicherung auf dem Notebook entschieden da ich unterwegs selten Zugriff benötige. Anschliessend den iFilter ( vom Foxit Reader ) installiert und ich kann über die Windowssuche meine Dokumente finden-leider aktuell noch ohne Vorschau.

    So long

  13. Also der Papierkram geht mir auch auf die Nerven -.-

  14. Papierloses Büro, das strebe ich ebenfalls an… Aber bei meinem Brother-Scanner liegt Papersoft bei, ansich eine gute Software (Win + Mac) aber mit vielen Dokumenten in einem Ordner überfordert… Teste daher freie DMS Lösungen u.a. Alfresco (hab auch etwas darüber auf meiner Homepage zur Installation und Versionierung geschrieben)… Aber ein passendes System – welches nicht zu mächtig ist, aber auch nicht zu mickrig – ist garnicht so einfach zu evaluieren…

  15. Macht es nicht mehr Sinn als Scanner einfach einen Multifunktinal-Drucker mit guter Scanfunktion zu nutzen? So kann man sich doch ein 2.Gerät und Kohle sparen.
    Was das papierlose Büro angeht: Das ganze macht für mich irgendwie keinen Sinn, denn man bekommt ja schlussendlich Briefe zugeschickt, ob man nun will oder nicht. Jeden Kram dann einzuscannen macht doch nur unnötig arbeit. Und wer traut sich schon wirklich die Orginale dann auch wegzuwerfen.
    Papierloses Büro läuft dewswegen bei mir nur in eine Richtung ab. Der Input, solange er in Papierform kommt, bleibt auch so.

  16. Hallo,

    momentan mache ich das mit einem Multifunktionsdrucker von Brother. MFC-7320.
    Das ganze ist jedoch leider etwas suboptimal und viel Handarbeit.

    Durch meine Selbstständigkeit wird der Papierkram jetzt natürlich nicht weniger und das Scannen mit dem Gerät frisst bald zuviel Zeit. Vielleicht gönne ich mir in absehbarer Zeit den Luxus;)

  17. Ganz bekommt man das Papier ja nie weg weil man die scheiß Originale aufheben muss. Ich habe mir vor zwei Jahren einen Brother MFC-7320 gekauft, weil er billig war und einen Automatischen Einzug hat.
    Funktioniert einwandfrei, habe alle Rechnungen, Baupläne (DIN A4), Angebote während meiner Umbauphase eingescannt und hatte somit per Dropbox meine Dokumente immer dabei, war sehr Hilfreich.
    Der ScanSnap S1500M macht das alles noch etwas komfortabler und ist sicher Sinnvoll wenn man ihn öfters einsetzt.

  18. Ich scanne auch alles ein und lege es in Ordnern ab. Habe im Januar angefangen nach dem ersten Artikel zu dem Thema hier.

    Was mir aber fehlt ist eine Software wo ich dann quasi durchblättern kann.
    Ich stell mir das so vor: 2 geteilter Bildschirm: Links die Verzeichnisse und rechts öffnet sich sofort die PDF. Also ähnlich wie bei Adobe Acrobat der Organizer nur am besten Freeware.

    Evernote wäre zwar ganz nett dafür, aber ich arbeite mit vielen Unterordnern um mehr Ordnung zu halten….

    Alles was ich einscanne sortiere ich dann getrennt nach Briefen und Rechnungen in einen Ordner. Die org. Briefe kommen nach einem Jahr im Müll. Die Rechnungen nach 2 Jahren.

  19. Zu den hier empfohlenen Druckern von Canon und Brother: Kann ich auf die auch einfach drucken, ohne mir erst eine komplette Software-Suite installieren zu müssen?
    Amazon-Rezensenten erwähnen sowas meist gar nicht mehr, aber ich habe keine Lust auf jedem Rechner im Haus das Software-Paket des Herstellers zu installieren, wenn ich einfach nur Drucken will.

  20. Papierfreies Klo?

    Da muss ich doch direkt an die drei Muscheln denken!

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