Papierloses Büro: ich habe es fast geschafft

Im Januar schrieb ich darüber, wie man ein Büro ohne Papier realisieren könnte. Den Spaß kann niemand pauschal beantworten. Der eine hat ein Home Office, der andere bekommt nur Mahnungen und wirft diese weg, der andere heftet alles A-Z ab. Schwer da für alle eine Empfehlung zu geben – ich kann nur von mir sprechen. Ich habe es in den letzten Wochen tatsächlich geschafft und konnte mein rumfliegendes Papier auf den Faktor Null runterbrechen.

Je nach Papieraufwand kann der ganze Spaß mit Nullkosten oder mit etwas mehr Kosten verbunden sein. Viel Papier bedeutet oftmals viel Gedöns, welches man scannen muss. Hat man dann einen normalen Scanner oder ein All in One, welches Ewigkeiten für einen Scan braucht, dann kann einen das Archivieren schon richtig ansacken – kostet ja Zeit. Ich selber hatte pures Glück, das will ich hier nicht verheimlichen, denn ich bekam die Möglichkeit, einen Dokumentenscanner zu testen.

Dabei handelt es sich um den ScanSnap S1500M von Fujitsu. Das passte alles ganz gut, denn mein bester Freund ist mit einer eigenen Versicherungsagentur am Start, der interessierte sich auch für so ein Gerät. Spartipp vorab, falls ich jemand für einen Fujitsu ScanSnap interessiert: in den Amazon Rezensionen las ich, dass der nicht für Mac OS X geeichte Dokumentenscanner trotzdem funktionieren würde – denn die Treiber liegen dabei.

Faustregel: der ScanSnap 1500 ist für Windows, der ScanSnap 1500M für den Mac. Letzterer ist teurer, ersterer funktioniert auch unter Mac OS X 😉 Die Geräte eignen sich eher für das kleine oder größere Büro, denn einen Dokumentenscanner für 400+ Euro muss man ja auch erst einmal amortisieren können. Nun aber mal zur eigentlichen Sache, dem Fujitsu ScanSnap 1500M und meinem Büro ohne Papier. Umzugsbedingt habe ich mich von vielen Sachen freigemacht. 10.000 Sachen besitzt der Mensch, 5000 wirft der Mensch vor seinem Umzug weg und nach dem Umzug merkte ich dann, dass ich von den restlichen 5000 Sachen doch wieder 3000 auf dem Dachboden lagere.

Alles was ich nicht brauchte an Papier wurde hemmungslos weg geworfen. Alte Bestände, unrelevante Dinge, die sich eh in Ordnern befanden, wurden auf den Dachboden verfrachtet. Übrige blieben Papiere der letzten Monate. Ausgehende Rechnungen, eingehende Rechnungen, Quittungen, Gehaltsbescheinigungen, Krankenkassen-Quatsch, Bahntickets, Visitenkarten, Infobriefe, Verträge – tausend Sachen eben. Für jede Plattform gibt es Lösungen – sowohl für Mac, als auch für Windows. Elo Office, Devonthink und wie sie alle heißen. Was habe ich genutzt? Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.

Evernote baut eine Datenbank auf, diese ist durchsuchbar, man kann Notizbücher anlegen. Wer Evernote als Premium-Variante benutzt, der kann auch offline seine Notizbücher synchronisieren. Alternativen? Klaro, Google Docs wandelt auch PDFs in durchsuchbare Texte um. Angst vor der Cloud? Auch kein Thema: der Fujitsu ScanSnap 1500M kann auch in durchsuchbare PDFs konvertieren (OCR und Co), die ihr lokal nutzen könnt. Wer andere, kostenlose Lösungen zum einfachen Verwalten von Dokumenten kennt, darf sich gerne hier in den Kommentaren zu Wort melden! So, zum Scanner und meinem Papier.

Der ScanSnap 1500M wird über USB 2.0 angeschlossen und verfügt über eine 600er-Auflösung. Dokumente können in Farbe, als auch logischerweise in s/w gescannt werden. Ob die Dokumente nun beidseitig bedruckt sind oder nicht – egal, das erkennt das Gerät. Um das Scannen so einfach wie möglich zu gestalten, prüft der ScanSnap jedes Dokument und entscheidet dann, ob ein Dokument in schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden soll, welche Größe die zu scannende Seite hat und ob leere Seiten entfernt werden müssen. Ihr könnt da zum Beispiel wirklich 50 Blätter einlegen und der zieht die so durch – 20 Seiten pro Minute Simplex und 40 Duplex. Ein Heidenspaß. Einlegen, Knopf drücken und dann geht es ratz fatz (Tipps und Tricks findet man auch hier).


Am Ende fragt dich der Scanner, was du mit dem gescannten Spaß machen willst, denn mehrere Optionen stehen zur Verfügung. So kann man direkt in Ordner scannen, Scans per E-Mail versenden, drucken, auf ein Mobilgerät schicken, als PDF oder Notiz an Evernote senden – oder eben Google Docs, Word oder Excel nehmen – wer andere Anwendungen nutzt, kann diese auch einbinden. Die Software des Scanners ist einfach zu bedienen, mehrere Setups sind einstellbar – wirklich easy, kam ich sogar sofort mit klar. Neben der reinen Scanner-Software liegt noch Adobe Acrobat bei, eine Software, die im Handel alleine schon nen knappen Hunni kosten würde.

Die Bedienung des ScanSnap 1500M, der die schmalen Maße von 29 x 16 x 16 Zentimeter bei einem Gewicht von 3 Kilogramm aufweist, könnte kaum einfacher sein: eine Einschalttaste gibt es nicht. Das Gerät legt sich in den stromsparenden Standby-Modus, wenn alle Dokumenten-Halterungen eingeklappt sind. Ich habe alles weggescannt, was geht, verschlagwortet, durchsuchbar gemacht und halte es nun so: unwichtiger Kram wie Paketmarken, Infobriefe und Co, von denen ich keien originale benötige, landen gleich in der Papiertonne, alles andere kommt wie früher in einen Ordner – allerdings ist das nur noch mit wenig Aufwand verbunden, da es sich nur noch um einen minimalen Prozentsatz handelt.

Fazit nach dem kompletten Eliminieren meines Papieraufkommens: Ich überlege jetzt immer ernsthaft, ob ich ein Dokument wirklich noch brauche. Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. Plattformunabhängig. Jau, der Fujitsu ScanSnap 1500M ist schuld daran, super geiles Teil – aber ich sage ehrlich: für den normalen Menschen zuviel. In zweierlei Hinsicht: er kann zuviel und kostet zuviel, als das man ihn für 5-6 Seiten im Monat unterfordert. Für kleinere Büros aber sehr cool. Papierloses Büro. Habe ich nicht gedacht, dass es so einfach ist, wie jetzt bei mir. Wobei – ganz Papierlos ist es ja nicht, Originale werden teilweise ja noch gelagert. Von daher kann man sagen: das Papierlose Büro ist so realistisch wie die Papierlose Toilette 😉 Falls Fragen zum ScanSnap bestehen: er steht gerade neben mir 🙂 Und denkt dran: falls ihr auch anfangen wollt, macht es bald – am 27.10 ist der Paper Free Day 🙂

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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126 Kommentare

  1. „Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. “

    Das würde mich allerdings mal interessieren wie du das machst und womit.

  2. DancingBallmer says:

    Es gibt auch Multifunktionsgeräte mit Einzug für den Scanner. Habe hier einen Brother MFC490-CW stehen, der für meine Ansprüche völlig ausreicht. Der hat zwar nur für knapp 20 Seiten im Einzug Platz und braucht wahrscheinlich im Vergleich zu den Spezialisten deutlich länger, dürfte aber für die meisten Otto-Normalverbraucher zwecks Kopierfunktion und Preis interessanter sein.

  3. @Josef: Mir hat jemand Aufkleber mit meinem Logo gemacht.

  4. Ich habe einen ScanSnap 1300. Ist etwas kleiner, hat aber auch Einzelblatteinzug und Duplex. Kann auch rein über USB betrieben werden.

    Bin ebenfalls recht zufrieden damit und versuche ebenfalls mein Leben so papierlos wie möglich zu halten. Leider muss man trotz allem vieles in Papierform aufheben.

    Vorteile sind trotzdem da, alles ist leicht durchsuchbar und auf dem Notebook habe ich immer alles dabei.

  5. @cashy, super Beschreibung. Eine Anmerkung, hätte ich noch, es gibt einen kleineren Bruder, den Scansnap S1300, für so um die 280€, ist halt auch ein wenig langsamer, den habe ich, bin vollstes zufrieden.

  6. Ich bin auch (vor ca. 2 Jahren) umgestiegen. Habe einen Canon MX850. Normalerweise war ich ein großer Fan von Laser Druckern, aber der Pixma ist in den Druckosten (mit Drittherstellerpatronen) so günstig. Und zusätzlich war mir Scannen über Netzwerk wichtig. Das Teil kann wirklich alles (auf dem Mac). Auch meine Ordner sind nach und nach in meinen Rechner gewandert. Das Schöne: Alles vollautomatisch. Simplex, Duplex, alles kein Problem. Auch die OCR Erkennung läuft ohne zutun (und ohne, dass man es merkt) über die Dokumente. So kann ich dann über die Spotlight Suche direkt zu einem gesuchten Dokument springen – ohne mühselig Dateinamen vergeben zu müssen! Genial. Habe inzwischen viele Freunde/Verwandte davon überzeugt.

  7. Hallo Caschy,
    habe hier einen Kommentar hinterlassen, und musste feststellen das dieser gelöscht wurde? War da etwas nicht in Ordnung?

  8. für mich ist papierlos, wennn ich es nicht zuhause liegen habe, sonst ist das doppelte arbeit – einscannen muss extern sein, originale sollten dann ggf gegen gebür vom dokumentenmanagementservice zugeschickt werden.

  9. Ja die Sache mit dem papierlosen Büro- oder sollte ich besser sagen die Illusion vom papierlosen Büro? Das wurde ja schon in den 80ern prophezeit und wie man sieht wirklich papierlos ist auch dein Büro noch lange nicht, du scannst schliesslich immer noch (Papier)Dokumente ein. Man hat auch herausgefunden dass gerade mit der Einführung des Computers wo ja eben das papierlose Büro propagiert wurde, der Papierverbrauch sogar dramatisch zu- und eben nicht abgenommen hat. Es gibt immer noch ganz viele Nutzer die beispielsweise jede doofe E-Mail ausdrucken statt sie am Computer zu lesen was ich persönlich als hanebüchen empfinde. Ich vermute dass es das absolut papierlose Büro wohl nie geben wird, schön wärs ja aber das wird wohl immer ein unerreichbarer Traum bleiben, wenn aber zumindest etwas an Papier eingespart werden kann ist das auch schon was, allerdings brauchen die Computer auch viel Strom und insbesondere die Produktion von elektronischen Geräten ist extrem energieaufwendig, ob das vom Umweltstandpunkt her so viel besser ist wage ich stark zu bezweifeln.

  10. fragt sich nur wie das mit der dokumenten-echtheit ist, wenn man mal wirklich was von den alten papieren braucht…

  11. Ich organisiere meine private Post mit einem All-In-One Canon MX885. Mit seiner WLAN-Funktion ist er für alle Rechner im Netzwerk erreichbar. Am Display wählt man einfach, zu welchem Rechner das gescannte Dokument übertragen werden soll. Mein Standardverzeichnis liegt in einem Dropbox-Ordner und heisst „Posteingang“. Dann habe ich für jeden Korrespondenten (also Stadtwerke, Vodafone, Stadtkasse Viersen,…) einen eigenen Ordner angelegt. Nach dem Scan benenne ich einfach das (wahlweise als PDF oder JPG abgelegte) Dokument in „Jahr-Monat-Tag – Betreff“ um und schiebe es in den entsprechenden Ordner. So habe ich meine komplette Post immer und überall dabei.

  12. Einen ScanSnap möchte ich mir auch noch zulegen. Aber er ist eben nicht gerade günstig… 🙂

  13. Das Teil ist wirklich der Hammer. Wenn ich mich recht erinnere, macht er die Verschlagwortung automatisch, wenn man die entsprechenden Passagen im Dokument mit Textmarker kennzeichnet. Also Rechnungsnummern, Überschriften etc…

  14. @caschy
    Funktioniert das mit der Begradigung bzw. werden die Dokumente wirklich alle gleichmäßig gerade eingezogen oder gibt es „leichte“ Schräglagen?

  15. Viel Geiler als die Aufkleber vom Blog, ist doch wohl der De Lorean unterdem Blatt Papier 😀

  16. @kyaah: gut erkannt 🙂

  17. iSheep-Verdrescher says:

    amüsant finde ich immer, wenn als argument für das papierlose büro der umweltgedanke angeführt wird und wieviel arme bäume nun nicht mehr sinnlos ihr leben aushauchen müssen.

    dieselben leute benutzen pc, notebook, tablet, smartphone, ebook-reader, etc. und blenden geistig total aus, dass deren umweltbilanz (energie, ressourcen, wasser, co2, entstehung von elektromüll, etc.) katastrophal ist.

  18. papierlos gibt es in unternehmen schon, da kommt dann kein wisch mehr auf den schreibtisch. wird outge-source-st, weil es zu teuer wäre, die/der secretär_in/praktikant_in, die in der std für ca. 9-25 euro kosten auch andere sachen machen könnte mit einscannen zu beschäftigen.

    privat kann man das auch machen muss seine freizeit dafür erstmal investieren. wenn man das hinbekommen hat, kann man die zeit mit der aus dem indexieren vermiedenen minuten herumsucherei gegenrechnen.

    wenn man physisch dizipliniert abheftet so richtig stumpf von a bis z, ist das effizienter als einscannen.

    aber den meisten geht es bestimmt wie mir, zu faul die belanglosen sachen zu sortieren – was sich dann auch beim scannen bemerkbar macht.

    (ich finde die die indien klopapier anspielung nichtmal so abwegig, weil ich denke das zb. „leute aus der fielmann werbung“ die alles eh akurat abheften nicht aus zeitgründen, sondern aus ästhetischen zwang alles noch schön modern einscannen möchten)

    für mich wäre das beste gegen ca.20 euro mtl. alles im emailfach/gDOCs Ordner zu haben. am besten noch mit direktantwortfunktion.

    oder http://itunes.apple.com/de/app/phonebrief/id420668780?mt=8 da kann man wenn man noch die passende spracherkennungsapp hat alles reinbrüllen 50cent bezahlen und der empfänger erhält am nächsten tag nen durschlag, schön eingetütet und absender eingetragen als papier.

    sorry mein tisch ist hier wieder voll- jeder kennt ja das nervige gefühl und es ist einfach nicht möglich – das das zeug einfach elektronisch zu erhalten. hoffe das es bald für privatleute auch künftig bezahlbare lösungen gibt.

  19. @ nm:
    http://idp.scalaris.com/scanning-loesungen
    kostet aber auch so viel wie ein einfamilienhaus ^^

    dafür haben sie die schnellsten farbscanner der welt

  20. @iSheep-Verdrescher
    Wird sich ändern, Energiewende und so. Glaub mir, wir werden wieder vermehrt Computer etc. abschalten, weil der Strom so teuer wird.

    Bin selber gerade dabei, einen Rechner in die Verbannung zu schicken.

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