Papierloses Büro: ich habe es fast geschafft

Im Januar schrieb ich darüber, wie man ein Büro ohne Papier realisieren könnte. Den Spaß kann niemand pauschal beantworten. Der eine hat ein Home Office, der andere bekommt nur Mahnungen und wirft diese weg, der andere heftet alles A-Z ab. Schwer da für alle eine Empfehlung zu geben – ich kann nur von mir sprechen. Ich habe es in den letzten Wochen tatsächlich geschafft und konnte mein rumfliegendes Papier auf den Faktor Null runterbrechen.

Je nach Papieraufwand kann der ganze Spaß mit Nullkosten oder mit etwas mehr Kosten verbunden sein. Viel Papier bedeutet oftmals viel Gedöns, welches man scannen muss. Hat man dann einen normalen Scanner oder ein All in One, welches Ewigkeiten für einen Scan braucht, dann kann einen das Archivieren schon richtig ansacken – kostet ja Zeit. Ich selber hatte pures Glück, das will ich hier nicht verheimlichen, denn ich bekam die Möglichkeit, einen Dokumentenscanner zu testen.

Dabei handelt es sich um den ScanSnap S1500M von Fujitsu. Das passte alles ganz gut, denn mein bester Freund ist mit einer eigenen Versicherungsagentur am Start, der interessierte sich auch für so ein Gerät. Spartipp vorab, falls ich jemand für einen Fujitsu ScanSnap interessiert: in den Amazon Rezensionen las ich, dass der nicht für Mac OS X geeichte Dokumentenscanner trotzdem funktionieren würde – denn die Treiber liegen dabei.

Faustregel: der ScanSnap 1500 ist für Windows, der ScanSnap 1500M für den Mac. Letzterer ist teurer, ersterer funktioniert auch unter Mac OS X 😉 Die Geräte eignen sich eher für das kleine oder größere Büro, denn einen Dokumentenscanner für 400+ Euro muss man ja auch erst einmal amortisieren können. Nun aber mal zur eigentlichen Sache, dem Fujitsu ScanSnap 1500M und meinem Büro ohne Papier. Umzugsbedingt habe ich mich von vielen Sachen freigemacht. 10.000 Sachen besitzt der Mensch, 5000 wirft der Mensch vor seinem Umzug weg und nach dem Umzug merkte ich dann, dass ich von den restlichen 5000 Sachen doch wieder 3000 auf dem Dachboden lagere.

Alles was ich nicht brauchte an Papier wurde hemmungslos weg geworfen. Alte Bestände, unrelevante Dinge, die sich eh in Ordnern befanden, wurden auf den Dachboden verfrachtet. Übrige blieben Papiere der letzten Monate. Ausgehende Rechnungen, eingehende Rechnungen, Quittungen, Gehaltsbescheinigungen, Krankenkassen-Quatsch, Bahntickets, Visitenkarten, Infobriefe, Verträge – tausend Sachen eben. Für jede Plattform gibt es Lösungen – sowohl für Mac, als auch für Windows. Elo Office, Devonthink und wie sie alle heißen. Was habe ich genutzt? Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.

Evernote baut eine Datenbank auf, diese ist durchsuchbar, man kann Notizbücher anlegen. Wer Evernote als Premium-Variante benutzt, der kann auch offline seine Notizbücher synchronisieren. Alternativen? Klaro, Google Docs wandelt auch PDFs in durchsuchbare Texte um. Angst vor der Cloud? Auch kein Thema: der Fujitsu ScanSnap 1500M kann auch in durchsuchbare PDFs konvertieren (OCR und Co), die ihr lokal nutzen könnt. Wer andere, kostenlose Lösungen zum einfachen Verwalten von Dokumenten kennt, darf sich gerne hier in den Kommentaren zu Wort melden! So, zum Scanner und meinem Papier.

Der ScanSnap 1500M wird über USB 2.0 angeschlossen und verfügt über eine 600er-Auflösung. Dokumente können in Farbe, als auch logischerweise in s/w gescannt werden. Ob die Dokumente nun beidseitig bedruckt sind oder nicht – egal, das erkennt das Gerät. Um das Scannen so einfach wie möglich zu gestalten, prüft der ScanSnap jedes Dokument und entscheidet dann, ob ein Dokument in schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden soll, welche Größe die zu scannende Seite hat und ob leere Seiten entfernt werden müssen. Ihr könnt da zum Beispiel wirklich 50 Blätter einlegen und der zieht die so durch – 20 Seiten pro Minute Simplex und 40 Duplex. Ein Heidenspaß. Einlegen, Knopf drücken und dann geht es ratz fatz (Tipps und Tricks findet man auch hier).


Am Ende fragt dich der Scanner, was du mit dem gescannten Spaß machen willst, denn mehrere Optionen stehen zur Verfügung. So kann man direkt in Ordner scannen, Scans per E-Mail versenden, drucken, auf ein Mobilgerät schicken, als PDF oder Notiz an Evernote senden – oder eben Google Docs, Word oder Excel nehmen – wer andere Anwendungen nutzt, kann diese auch einbinden. Die Software des Scanners ist einfach zu bedienen, mehrere Setups sind einstellbar – wirklich easy, kam ich sogar sofort mit klar. Neben der reinen Scanner-Software liegt noch Adobe Acrobat bei, eine Software, die im Handel alleine schon nen knappen Hunni kosten würde.

Die Bedienung des ScanSnap 1500M, der die schmalen Maße von 29 x 16 x 16 Zentimeter bei einem Gewicht von 3 Kilogramm aufweist, könnte kaum einfacher sein: eine Einschalttaste gibt es nicht. Das Gerät legt sich in den stromsparenden Standby-Modus, wenn alle Dokumenten-Halterungen eingeklappt sind. Ich habe alles weggescannt, was geht, verschlagwortet, durchsuchbar gemacht und halte es nun so: unwichtiger Kram wie Paketmarken, Infobriefe und Co, von denen ich keien originale benötige, landen gleich in der Papiertonne, alles andere kommt wie früher in einen Ordner – allerdings ist das nur noch mit wenig Aufwand verbunden, da es sich nur noch um einen minimalen Prozentsatz handelt.

Fazit nach dem kompletten Eliminieren meines Papieraufkommens: Ich überlege jetzt immer ernsthaft, ob ich ein Dokument wirklich noch brauche. Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. Plattformunabhängig. Jau, der Fujitsu ScanSnap 1500M ist schuld daran, super geiles Teil – aber ich sage ehrlich: für den normalen Menschen zuviel. In zweierlei Hinsicht: er kann zuviel und kostet zuviel, als das man ihn für 5-6 Seiten im Monat unterfordert. Für kleinere Büros aber sehr cool. Papierloses Büro. Habe ich nicht gedacht, dass es so einfach ist, wie jetzt bei mir. Wobei – ganz Papierlos ist es ja nicht, Originale werden teilweise ja noch gelagert. Von daher kann man sagen: das Papierlose Büro ist so realistisch wie die Papierlose Toilette 😉 Falls Fragen zum ScanSnap bestehen: er steht gerade neben mir 🙂 Und denkt dran: falls ihr auch anfangen wollt, macht es bald – am 27.10 ist der Paper Free Day 🙂

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Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

126 Kommentare

  1. Du Glücklicher!
    Ich bin grad in die Steinzeit zurückgeworden worden:
    http://j-sys.de/2011/10/24/das-papierlose-buro/

  2. 20 pro minute. süß.
    bei uns auf arbeit der schafft bis zu 700 pro minute, beidseitig und in farbe 😉

  3. Mit der papierlosen Toilette ist gar nicht so unwahrscheinlich… komme gerade aus meinem Indien Urlaub wieder und da geht das so:

  4. Nutze seit kurzem ScanDrop in Verbindung mit meinem Epson V300 und Dropbox. http://www.officedrop.com/scandrop-scanning-software

  5. Ich scanne ja auch sehr viel, allerdings über den Scanner in der Firma. Das ist ein Canon ScanFront 300P udn ich muss sagen mit dem bin ich mehr als zufrieden. Das gute daran ist, dass man sich einen eigenen Homescreen erstellen kann wo man dann nach der Anmeldung (mittels Fingerprintauthentifizierung) seine vorher definierten Buttons vorfindet wo man alles hinterlegen kann (PDF oder JPEG, Farbe, S/W, Dokument, GRAUSTUFEN, per FDP, per Mail, auf USB, danach automatisch Abmelden…) und daher auch gar nicht lange auf dem Touchscreen rumdrücken muss.
    Gut preislich liegt er aber auch bei ca. 1500€ (wobei hier der FIngerprintsensor den Preis sehr nach oben schiebt)

    Was mir dabei am besten gefällt ist die Automatisierung, sodass sich der Scanvorgang nur auf das 1x Drücken am Touchscreen, sowie dem Einlegen des Papiers beschränkt, ohne das man viel Zeit mit irgendwelchen Einstellungen verliert die eh zu 95% immer die Gleichen sind.

  6. Meine Frau und ich sind Lehrer. Wirklich grauselig, womit man sich da immer zumüllt. Also wenn der Scansnap ein bisschen günstiger wäre…

  7. @chap
    700 Blätter/Minute (beidseitig)
    also 1400 Seiten in 60 Sekunden!?!

    Was ist das denn bitte für ein Gerät?

  8. Zwei Anmerkungen:

    1. Aufbewahrungspflichten nicht vergessen – dabei ist Papier üblicherweise am einfachsten (was einem nicht von Scannen abhalten sollte, Hauptsache, man findet das Papier bei Bedarf wieder mit vertretbarem Aufwand).

    2. Die von Fujitsu mitgelieferte OCR-Software ist vergleichsweise langsam. Acrobat Pro (je nach Version, die man kauft, auch mit dabei) kann es wesentlich schneller

  9. @caschy, Frage: wie löst der Scanschnapp das mit den durchsuchbaren pdfs, also die ocr? Macht er das selbst oder über Software auf dem Rechner?
    Hintergrund der Frage: Hatte mir seinerzeit einen Officejet Pro 8500 A Plus geholt, weil überall stand, dass die Zauberkiste „Durchsuchbare pdf“ erstellt. Zonk. Durchsuchbar werden sie beim HP nur, wenn der Scanjob vom Rechner gestartet wird. Und das ist natürlich albern. Also: schmeißt der Schnappscan die durchsuchbaren pdfs in einen Netzwerkordner, kann er das? Abgesehen davon scan ich auch alles auf eine Synology Diskstation und greif auf die u.a. über Eiphone, Eipad -> GoodReader zu, was wunderbar geht.

  10. @Flo: Software-Sache.

  11. Ich hab vor ’ner Weile meinen Drucker durch den Canon PIXMA MX870 ersetzt. Der kann auch ein bisschen was in Richtung Dokumentenscannen. Und das zu einem für den Privathaushalt darstellbaren Preis.
    Was mich von einen vollumfänglichen Scanorgie abhält ist die beiliegende Software. Da wünsch ich mir doch eher ein Dokumentenmanagement mit Verschlagwortung und so. 😐

  12. @TiM0E

    Ja, 400 Euro für einen Dokumenten-Scanner ist schon eine ganze Stange Geld für ein Lehrer-Paar.
    😉
    Aber sei froh, in den 10 Wochen Urlaub hättest du ja eh kaum Zeit, um deine Unterlagen zu scannen.

  13. @caschy: schade, genau das nervt nämlich extrem bei der Geschichte. Hab mir behelfsweise eine Acrobat Batchroutine angelegt, die den Inhalt von Ordner A in durchsuchbare pdfs umwandelt und nach Ordner B kopiert, aber das muss halt auch manuell gestartet werden. Kennt dafür jemand eine elegante (und günstige ;)) lokale Lösung, also fire and forget? Ich darf meine Daten nich in die Wolke pusten (Google etc.).

  14. http://www.francotyp.de/softwareloesungen/posteingang/index.php

    gibt es eigentlich keine möglichkeit, das die post auch bei privatleuten einfach per unsichtbarer hand auf den schirm kommt. briefe rausholen aufreißen und scannen ist verschenkte lebenszeit. mir wäre das monatlich soviel wert wie ne handyrate ca. 20euro. immerhin geht es mit http://www.fpwebbrief.de ja schon in die andere Richtung ca. 50 cent und man erspart sich das ausdrucken einfalten und auflecken von der briefmarke.

    die masse machts ja – mich würde interessieren wie hoch die kosten für so nen dokumentenscanndienst sind – wann sich das für das unternehmen lohnt ab wieviele briefe im monat man rentabel ist.

    man könnte ja zb mit 5 familien mitgliedern oder engen freunden zusammen tun – mahnungen kommem ja eh nur persöhnlich. alle briefe irgendwohin weiterleiten, dann müsste man sich nur ein software system austüfteln, das dann nach empfänger alles sortiert.

    ps: nen gsm empfänger zuhause im brieffach mit bewegungssensor – sms bei einwurf zuhause

  15. canon scanner mobil mit duplex ohne programminstallatio
    läuft an allen systemen

  16. Hi Caschy,

    codierst du irgendwie die gescannten Dinge, bevor du sie in Evernote einfügst? Sind ja sehr sensible Daten.

  17. Für Drag n Drop OCR ist OCRKit für Mac geeignet:
    http://ocrkit.com/de/

    Software kommt aus Berlin und nutzt im Hintergrund anscheinend hOCR:
    http://www.exactcode.com/site/open_source/exactimage/hocr2pdf/

  18. Ja das währe ein Traum, aber leider wird es auch einer bleiben. Zu viele Dinge die ich im Original aufheben muss, beruflich. Privat allerdings schaffe ich fast die Hälfte aller Unterlagen digital zu archivieren, zumal immer mehr Unterlagen mehr Mail reinkommen.

    In meiner Branche ist es leider immer noch unumgänglich gedruckte Unterlagen parat zu haben, da könnte es sonst zu Problemen kommen. Finde es gut, wenn immer mehr Papier gespart wird, auch der Umwelt zu liebe.

  19. Die Cloud Sache schreckt mich auch ab.

    Würde gerne alle Dokumente (die sonst im Dokumentenordnung auf dem Schreibtisch abgeheftet werden – also Bankauszuüge, Zeugnisse, Rechnungen etc. in einem Programm abheften, beschriften und sortieren.

    Ich starte Quasi Programm XY und hab im Programm nen Ordnung Rechnungen, dort seh ich dann alle abgelegten Rechnungen auf einen Blick.

    Das Programm kann ich nacher immer noch verschlüsselt in meine Dropbox schieben..

  20. @Cashy Was ist da im Hintergrund des Bildes zu sehen? Bierdeckel vom Blog oder so?

  21. „Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. “

    Das würde mich allerdings mal interessieren wie du das machst und womit.

  22. DancingBallmer says:

    Es gibt auch Multifunktionsgeräte mit Einzug für den Scanner. Habe hier einen Brother MFC490-CW stehen, der für meine Ansprüche völlig ausreicht. Der hat zwar nur für knapp 20 Seiten im Einzug Platz und braucht wahrscheinlich im Vergleich zu den Spezialisten deutlich länger, dürfte aber für die meisten Otto-Normalverbraucher zwecks Kopierfunktion und Preis interessanter sein.

  23. @Josef: Mir hat jemand Aufkleber mit meinem Logo gemacht.

  24. Ich habe einen ScanSnap 1300. Ist etwas kleiner, hat aber auch Einzelblatteinzug und Duplex. Kann auch rein über USB betrieben werden.

    Bin ebenfalls recht zufrieden damit und versuche ebenfalls mein Leben so papierlos wie möglich zu halten. Leider muss man trotz allem vieles in Papierform aufheben.

    Vorteile sind trotzdem da, alles ist leicht durchsuchbar und auf dem Notebook habe ich immer alles dabei.

  25. @cashy, super Beschreibung. Eine Anmerkung, hätte ich noch, es gibt einen kleineren Bruder, den Scansnap S1300, für so um die 280€, ist halt auch ein wenig langsamer, den habe ich, bin vollstes zufrieden.

  26. Ich bin auch (vor ca. 2 Jahren) umgestiegen. Habe einen Canon MX850. Normalerweise war ich ein großer Fan von Laser Druckern, aber der Pixma ist in den Druckosten (mit Drittherstellerpatronen) so günstig. Und zusätzlich war mir Scannen über Netzwerk wichtig. Das Teil kann wirklich alles (auf dem Mac). Auch meine Ordner sind nach und nach in meinen Rechner gewandert. Das Schöne: Alles vollautomatisch. Simplex, Duplex, alles kein Problem. Auch die OCR Erkennung läuft ohne zutun (und ohne, dass man es merkt) über die Dokumente. So kann ich dann über die Spotlight Suche direkt zu einem gesuchten Dokument springen – ohne mühselig Dateinamen vergeben zu müssen! Genial. Habe inzwischen viele Freunde/Verwandte davon überzeugt.

  27. Hallo Caschy,
    habe hier einen Kommentar hinterlassen, und musste feststellen das dieser gelöscht wurde? War da etwas nicht in Ordnung?

  28. für mich ist papierlos, wennn ich es nicht zuhause liegen habe, sonst ist das doppelte arbeit – einscannen muss extern sein, originale sollten dann ggf gegen gebür vom dokumentenmanagementservice zugeschickt werden.

  29. Ja die Sache mit dem papierlosen Büro- oder sollte ich besser sagen die Illusion vom papierlosen Büro? Das wurde ja schon in den 80ern prophezeit und wie man sieht wirklich papierlos ist auch dein Büro noch lange nicht, du scannst schliesslich immer noch (Papier)Dokumente ein. Man hat auch herausgefunden dass gerade mit der Einführung des Computers wo ja eben das papierlose Büro propagiert wurde, der Papierverbrauch sogar dramatisch zu- und eben nicht abgenommen hat. Es gibt immer noch ganz viele Nutzer die beispielsweise jede doofe E-Mail ausdrucken statt sie am Computer zu lesen was ich persönlich als hanebüchen empfinde. Ich vermute dass es das absolut papierlose Büro wohl nie geben wird, schön wärs ja aber das wird wohl immer ein unerreichbarer Traum bleiben, wenn aber zumindest etwas an Papier eingespart werden kann ist das auch schon was, allerdings brauchen die Computer auch viel Strom und insbesondere die Produktion von elektronischen Geräten ist extrem energieaufwendig, ob das vom Umweltstandpunkt her so viel besser ist wage ich stark zu bezweifeln.

  30. fragt sich nur wie das mit der dokumenten-echtheit ist, wenn man mal wirklich was von den alten papieren braucht…

  31. Ich organisiere meine private Post mit einem All-In-One Canon MX885. Mit seiner WLAN-Funktion ist er für alle Rechner im Netzwerk erreichbar. Am Display wählt man einfach, zu welchem Rechner das gescannte Dokument übertragen werden soll. Mein Standardverzeichnis liegt in einem Dropbox-Ordner und heisst „Posteingang“. Dann habe ich für jeden Korrespondenten (also Stadtwerke, Vodafone, Stadtkasse Viersen,…) einen eigenen Ordner angelegt. Nach dem Scan benenne ich einfach das (wahlweise als PDF oder JPG abgelegte) Dokument in „Jahr-Monat-Tag – Betreff“ um und schiebe es in den entsprechenden Ordner. So habe ich meine komplette Post immer und überall dabei.

  32. Einen ScanSnap möchte ich mir auch noch zulegen. Aber er ist eben nicht gerade günstig… 🙂

  33. Das Teil ist wirklich der Hammer. Wenn ich mich recht erinnere, macht er die Verschlagwortung automatisch, wenn man die entsprechenden Passagen im Dokument mit Textmarker kennzeichnet. Also Rechnungsnummern, Überschriften etc…

  34. @caschy
    Funktioniert das mit der Begradigung bzw. werden die Dokumente wirklich alle gleichmäßig gerade eingezogen oder gibt es „leichte“ Schräglagen?

  35. Viel Geiler als die Aufkleber vom Blog, ist doch wohl der De Lorean unterdem Blatt Papier 😀

  36. @kyaah: gut erkannt 🙂

  37. iSheep-Verdrescher says:

    amüsant finde ich immer, wenn als argument für das papierlose büro der umweltgedanke angeführt wird und wieviel arme bäume nun nicht mehr sinnlos ihr leben aushauchen müssen.

    dieselben leute benutzen pc, notebook, tablet, smartphone, ebook-reader, etc. und blenden geistig total aus, dass deren umweltbilanz (energie, ressourcen, wasser, co2, entstehung von elektromüll, etc.) katastrophal ist.

  38. papierlos gibt es in unternehmen schon, da kommt dann kein wisch mehr auf den schreibtisch. wird outge-source-st, weil es zu teuer wäre, die/der secretär_in/praktikant_in, die in der std für ca. 9-25 euro kosten auch andere sachen machen könnte mit einscannen zu beschäftigen.

    privat kann man das auch machen muss seine freizeit dafür erstmal investieren. wenn man das hinbekommen hat, kann man die zeit mit der aus dem indexieren vermiedenen minuten herumsucherei gegenrechnen.

    wenn man physisch dizipliniert abheftet so richtig stumpf von a bis z, ist das effizienter als einscannen.

    aber den meisten geht es bestimmt wie mir, zu faul die belanglosen sachen zu sortieren – was sich dann auch beim scannen bemerkbar macht.

    (ich finde die die indien klopapier anspielung nichtmal so abwegig, weil ich denke das zb. „leute aus der fielmann werbung“ die alles eh akurat abheften nicht aus zeitgründen, sondern aus ästhetischen zwang alles noch schön modern einscannen möchten)

    für mich wäre das beste gegen ca.20 euro mtl. alles im emailfach/gDOCs Ordner zu haben. am besten noch mit direktantwortfunktion.

    oder http://itunes.apple.com/de/app/phonebrief/id420668780?mt=8 da kann man wenn man noch die passende spracherkennungsapp hat alles reinbrüllen 50cent bezahlen und der empfänger erhält am nächsten tag nen durschlag, schön eingetütet und absender eingetragen als papier.

    sorry mein tisch ist hier wieder voll- jeder kennt ja das nervige gefühl und es ist einfach nicht möglich – das das zeug einfach elektronisch zu erhalten. hoffe das es bald für privatleute auch künftig bezahlbare lösungen gibt.

  39. @ nm:
    http://idp.scalaris.com/scanning-loesungen
    kostet aber auch so viel wie ein einfamilienhaus ^^

    dafür haben sie die schnellsten farbscanner der welt

  40. @iSheep-Verdrescher
    Wird sich ändern, Energiewende und so. Glaub mir, wir werden wieder vermehrt Computer etc. abschalten, weil der Strom so teuer wird.

    Bin selber gerade dabei, einen Rechner in die Verbannung zu schicken.

  41. Und jetzt bitte einen Artikel über ein vernünftiges Open Source/Freeware DMS 😉

    Die meisten Lösungen sind einfach für den Heimgebrauch viel zu überzogen und überzeugen auch durch Ihre Abhänigkeiten (MySQL DB, Java, usw.) nicht wirklich. Eine DMS Lösung à la MailStore Home wäre ideal.

  42. Hi Caschy,

    schmeißt du die Sachen einfach alle in ein Notizbuch bei Evernote oder sortierst du die noch irgendwie?

  43. Notizbücher, Tags und gespeicherte Suchen 🙂

  44. Na dann schau mal zu den Japanern, die kennen sich sehr gut mit papierlosen Toiletten aus:
    http://en.wikipedia.org/wiki/Toilets_in_Japan
    😀

  45. L. Egostein says:

    @caschy:
    zu deinem satz: „Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.“
    vor ungefähr 6 monaten hat evernote bei mir das „monatliche“ uploadvolumen auf 60mb angehoben, seitdem hat sich das nie wieder auf 0 gestellt, wie früher zu 40mb zeiten. wie ist das bei dir/euch?

    @Roman:
    na, wieder einer, der entweder schlechte erfahrungen als schüler hat sammeln müssen oder einfach nur neidisch ist. warum bist DU nicht lehrer geworden? nein, das ist zu einfach: erkundige dich mal bitte bei einem lehrer /m/w) der in der oberstufe deutsch und geschichte unterrichtet, wieviel von den übrigen (52 – 10)wochenenden er freihat, vor allem sonntags. dann berichte mir doch, ob du tauschen möchtest. dein posting ist mir einfach zu primiv…

  46. Hi,

    ich habe auch eine Zeit lang unterschiedliche Software zur Dokumentenmanagement für ein „papierloses Büro“ getestet. Irgendwann musste ich mir die Frage stellen: was machen diese Programme eigentlich?
    Sie legen die eingescannten Dateien meist in pdf Format entweder offen (unverschlüsselt) oder „versteck“ (offen aber nicht direkt ersichtlich) oder verschlüsselt entweder in einer (propritären) Datenbank oder direkt in einer Verzeichnisstruktur ab. Zudem bieten sie die Möglichkeit Schlagworte zu vergeben etc. und später danach zu suchen.
    Alle diese Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Bspw. bräuchte man um diese Dateien wieder zu öffnen bzw. zu suchen das Dokumentenmanagement-Programm dazu.

    Ich habe mir dann selber die Frage gestellt: was möchte ich bzw. was brauche ich?
    Ich brauche eine sehr einfache Möglichkeit Dokumente elektronisch sicher abzulegen und gezielt danach suchen zu können. Idealerweise von überall, aber in jedem Fall geschützt, also sicher.

    Meine Lösung: Bevor ich irgendwelche Dokumentenmanagement-Systeme (oder Programme) einsetze, scanne ich die Dokumente mit einem Einzugscanner über Adobe Acrobat Pro als pdf ein. Direkt beim Scannen werden die Dokumente über das integrierte OCR durchsuchbar gemacht. Zu meinem Erstaunen in einer recht guten Qualität was die Erkennung der Texte angeht.
    Abgelegt werden die Dokumente in einem Truecrypt-Container (geordnet in einer Ordnerstruktur), diese wiederum in die Cloud, und zwar kommt hier Dropbox zum Einsatz. Denn Dropbox ist aktuell der einzige Cloud-Anbieter (ich habe fast alle durchgetestet!), der mit Truecrypt gut „klarkommt“, d.h. nur die Teile im Container synchronisiert, die tatsächlich nach der letzten Änderung geändert wurden. Bspw. nur die neuen Dateien.

    Um jederzeit sicher und einfach auf die Dateien zugreifen zu können, brauche ich nicht mehr als Truecrypt. Denn pdf-Reader gibt es auf jedem Endgerät (sei es PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.).
    Selbst durch die einfache Windows-Suche findet man die Dateien wieder, entweder schon am Dateinamen oder durch den durchsuchbaren Inhalt. Ebenso könnte man ein Volltextsuchprogramm einsetzen wie „search & find“ (arbeitet ohne Indexierung) oder „docfetcher“ (arbeitet mit Indexierung, portable).
    Ich benutze Docfetcher, da durch die Indexierung Dokumente in null komma nix gefunden werden. Da das Index sensible Daten enthalten kann, wird auch das Programm – ist portable – mit in den Container gepackt.

    Einziger Nachteil: Man muss für den Zugriff den kompletten Container heruntergeladen haben.
    Dies könnte man auch umgehen, indem man bspw. statt Truecrypt auf Boxcryptor setzt. Bei mir auch im Einsatz und funktioniert tadellos.

    Grüßli
    Teo

  47. @Legostein: sieht bei mir so aus: http://d.pr/ZIrT

  48. L. Egostein says:

    @caschy:
    1. wenn ich hier nicht mitkriegen tät, dass du viele anderweitige interessen hast, müsste ich wirklich denken, du sitzt bloß vor der kiste rum.
    2. leider bin ich nicht so kompetent wie du und blick es nicht, wie ich dir meinen screeenshot hier hochladen kann. Bei mir steht seit gefühlten ewigkeiten:
    verwendeter speicherplatz 39,7 mb von 60 mb
    o tage im aktuellen zeitraum.
    und die 0 bleibt.
    dennoch: thx!!!

  49. @Legostein: bin auch so um 12 Stunden online….Mit dem Alter habe ich wenig Schlaf und damit Zeit für anderes 😉 Ausserdem nehme ich mir Samstags immer viel Zeit für Privates 😉

    Du kannst da jetzt also echt Megabyteweise hochladen und der zählt nicht? Ist doch schön 😉

  50. Papierloses Büro wird es erst geben, wenn es einheitliche digitale Signaturen gibt. Es gibt genügend Unterlagen, die von Behörden nur im Original anerkannt werden. Versicherungspolicen erlangen nur Wirksamkeit bei Vorlage des Originals und nicht eines Ausdruckes eines gescannten Dokumentes aus der Cloud.
    Genauso sieht es doch mit Rechnungen aus. Garantieanspruch mit einer ausgedruckten Rechnung, die nicht mehr im Original vorhanden ist? Viel Spaß…
    Manche Versender bieten bereits digital signierte Rechnungen (PDF) zusätzlich an bzw. können nachträglich angefordert werden. Das Papier hat man aber erst einmal auf alle Fälle. Alles in allem dann noch ein zusätzlicher Arbeitsvorgang – nämlich digitale Rechnung anfordern und Papierrechnung vernichten.
    Ich habe schon vor längerer Zeit den elektronischen Kontoauszug bei meiner Bank beantragt und verwalte diesen mit StarMoney (Girokonto und Kreditkarte). Das kann ich aber nur tun, weil ich keine Kontoauszüge für das Finanzamt benötige.
    Das Fehlen einer einheitlichen digitalen Signatur ist ein politisches Versagen. Da hilft auch der neue Perso nix, der ja eigentlich der Einstieg für eine digitale Signatur sein sollte und für die elektronische Unterschrift bereits vorbereitet ist.
    Bei bei uns bei der Arbeit wird auch alles digitalisiert – zusätzlich.
    Also die Arbeit wird komplett am Bildschirm erledigt (erspart natürlich lästiges Eintippen), das Papier wird nur noch „zur Sicherheit“ benötigt – und natürlich auch noch archiviert. Wofür gibt es denn einen Keller….
    Ich liebe diesen Namen „papierloses Büro“. Noch nie wurde in Deutschland so viel Papier verbraten wie zur Zeit.
    Und wenn es dann mal papierlos wird wie z. B. jetzt mit der elektronischen Lohnsteuerkarte, gibt es gleich Chaos und die Leute werden hektisch… 😀

  51. Dann hast du ja jetzt ne mänge Klopapier ^^

  52. Hi,

    Hab auch vor einiger zeit angefangen meine ganzen Dokumente zu digitalisieren. Hab dazu unser großes MFG im Büro genutzt ( Toshiba e-Studio 2040c ). Waren gesamt nur ca. 3 Leitz Ordner. Ging aber dank automatischer s/w und farbseiten Unterscheidung und Auto Duplex inkl Leerseitenerkennung recht fix. Als OCR kam eine ReRite zum Einsatz.

    Alle neuen Dokumente scanne ich Zuhause mit einem Kodak ESP 5210 ( ca. 70€ mit Druck und kopierfunktion und WLAN). Der hat leider keinen Einzug – aber für 2-5 Blatt am Tag schon ok.

    Für die suche habe ich lange überlegt. Hab mich dann für eine lokale Speicherung auf dem Notebook entschieden da ich unterwegs selten Zugriff benötige. Anschliessend den iFilter ( vom Foxit Reader ) installiert und ich kann über die Windowssuche meine Dokumente finden-leider aktuell noch ohne Vorschau.

    So long

  53. Also der Papierkram geht mir auch auf die Nerven -.-

  54. Papierloses Büro, das strebe ich ebenfalls an… Aber bei meinem Brother-Scanner liegt Papersoft bei, ansich eine gute Software (Win + Mac) aber mit vielen Dokumenten in einem Ordner überfordert… Teste daher freie DMS Lösungen u.a. Alfresco (hab auch etwas darüber auf meiner Homepage zur Installation und Versionierung geschrieben)… Aber ein passendes System – welches nicht zu mächtig ist, aber auch nicht zu mickrig – ist garnicht so einfach zu evaluieren…

  55. Macht es nicht mehr Sinn als Scanner einfach einen Multifunktinal-Drucker mit guter Scanfunktion zu nutzen? So kann man sich doch ein 2.Gerät und Kohle sparen.
    Was das papierlose Büro angeht: Das ganze macht für mich irgendwie keinen Sinn, denn man bekommt ja schlussendlich Briefe zugeschickt, ob man nun will oder nicht. Jeden Kram dann einzuscannen macht doch nur unnötig arbeit. Und wer traut sich schon wirklich die Orginale dann auch wegzuwerfen.
    Papierloses Büro läuft dewswegen bei mir nur in eine Richtung ab. Der Input, solange er in Papierform kommt, bleibt auch so.

  56. Hallo,

    momentan mache ich das mit einem Multifunktionsdrucker von Brother. MFC-7320.
    Das ganze ist jedoch leider etwas suboptimal und viel Handarbeit.

    Durch meine Selbstständigkeit wird der Papierkram jetzt natürlich nicht weniger und das Scannen mit dem Gerät frisst bald zuviel Zeit. Vielleicht gönne ich mir in absehbarer Zeit den Luxus;)

  57. Ganz bekommt man das Papier ja nie weg weil man die scheiß Originale aufheben muss. Ich habe mir vor zwei Jahren einen Brother MFC-7320 gekauft, weil er billig war und einen Automatischen Einzug hat.
    Funktioniert einwandfrei, habe alle Rechnungen, Baupläne (DIN A4), Angebote während meiner Umbauphase eingescannt und hatte somit per Dropbox meine Dokumente immer dabei, war sehr Hilfreich.
    Der ScanSnap S1500M macht das alles noch etwas komfortabler und ist sicher Sinnvoll wenn man ihn öfters einsetzt.

  58. Ich scanne auch alles ein und lege es in Ordnern ab. Habe im Januar angefangen nach dem ersten Artikel zu dem Thema hier.

    Was mir aber fehlt ist eine Software wo ich dann quasi durchblättern kann.
    Ich stell mir das so vor: 2 geteilter Bildschirm: Links die Verzeichnisse und rechts öffnet sich sofort die PDF. Also ähnlich wie bei Adobe Acrobat der Organizer nur am besten Freeware.

    Evernote wäre zwar ganz nett dafür, aber ich arbeite mit vielen Unterordnern um mehr Ordnung zu halten….

    Alles was ich einscanne sortiere ich dann getrennt nach Briefen und Rechnungen in einen Ordner. Die org. Briefe kommen nach einem Jahr im Müll. Die Rechnungen nach 2 Jahren.

  59. Zu den hier empfohlenen Druckern von Canon und Brother: Kann ich auf die auch einfach drucken, ohne mir erst eine komplette Software-Suite installieren zu müssen?
    Amazon-Rezensenten erwähnen sowas meist gar nicht mehr, aber ich habe keine Lust auf jedem Rechner im Haus das Software-Paket des Herstellers zu installieren, wenn ich einfach nur Drucken will.

  60. Papierfreies Klo?

    Da muss ich doch direkt an die drei Muscheln denken!

  61. Papiersparen mit einem Documentenscanner? Ist nicht möglich.
    Das Papier zum Einscannen ist ja schon da! Und wird nach dem Einscannen vernichtet. Sollte man wieder einen Ausdruck benötigen wird das ganze noch einmal gedruckt. Ergo braucht man noch mehr Papier, nicht weniger!
    Das P a p i e r a u f k o m m e n
    wird nicht eleminiert, nur das Papier.

  62. Dieser Artikel und die folgenden Kommentare sind Gold wert und haben mir viele Anregungen gegeben wie ich meine Papierflut bändigen kann. Suchte schon seit langen nach einem „Stand-Alone-Scanner“ und hatte ein Auge auf Exemplare bei Pearl bzw. ELv geworfen…mein Favorit ist jetzt aber der Canon MX885, der auch nur gut 50€ teurere ist als sie „Nur Scanner“ bei PEarl bzw. ELV

    @MickH74
    ich habe noch keine Vorstellung wie es mit dem MX885 klappen soll direkt in DropBox zu scannen, wenn er ins Netzwerk integriert ist. Finde in den Beschreibungen nur Hinweise auf Scan-to-USB bzw. Speicherkarte. Kannst Du kurz skizzieren wie Du es realisiert hast? Danke

  63. Gibt es kein Tool das es quasi Softwareseitig ermöglicht, mit jedem Scanner zu Evernote zu scannen!?

  64. Hat jemand mal ne kostenlose und kostengünstige offline store softwarelösung. Sowas wie iTunes für alle möglichen Daten inkl. Tags ?
    Ich will ja nicht gleich ne sharepoint Bibliothek zu Hause installieren.

  65. Papiermanagement ist so eine Sache für sich 😉

  66. Als kleiner Tipp für alle, die nach einer kostengünstigen Lösung für DMS (DokumentenManagement suchen): http://agorum.de/
    Wers mag, kann es ja mal ausprobieren. Ich habe damit beruflich zu tun (nein, arbeite nicht bei denen) und sehe es mit gemischten Gefühlen. Ein gänzlich papierloses Berüf wird man meiner Meinung nach eh nicht hinbekommen, aber digital kann es uns schon mal ein wenig mehr unterstützen. Ist doch schließlich nett unterwegs plötzlich mal zu Hause in einem Dokument nachschauen zu können….

  67. Ich scanne seit über drei Jahren privat alle eingehenden bzw. ausgehenden Dokumente ein und lege sie als PDF in einer für mich sinnvollen Ordnerstruktur auf meinem Server ab.
    Anschließend wird das Schriftstück in einem normalen Leitzordner abgelegt. Hier sortiere ich jedoch nicht nach Themen (Versicherung, Bank, etc.) sondern schlicht nach dem Eingangs- bzw. Ausgangsdatum. Wenn ein Ordner voll ist, nehme ich den nächsten.

    Wenn ich jetzt ein Dokument suche, finde ich es auf meinem Server sehr schnell. Sollte ich wirklich das Original benötigen, sehe ich das Scandatum und finde darüber das Dokument auch in meinen Ordnern.

  68. @ Michael,

    genau so mache ich das auch seit Jahren. Zum einen braucht man ggf. die Originale, viel wichtiger ist, ein Dokument schnell zu finden, und nicht ewig in irgend einem Chaos zu suchen, und ob man nun eine MFP (Multifunktionsdrucker) oder einen separaten Scanner nimmt ist ja jedem selbst überlasen. Das Thema papierloses Büro wird es meines Erachtens wohl nie geben, der eine hat keinen Scanner der andere kann damit nicht umgehen, der andere usw……und der nächste druckt Ers mal jedes Mail aus…..

  69. Ich möchte kurz die Chance nutzen auf ExactScan hinzuweisen: http://exactscan.com/de/ es erlaubt die Nutzung von über 200 Dokumenten-Scannern, die keinen Mac Treiber mitbringen. Zum Beispiel von Avision, Canon, Kodak und auch Fujitsu – denn seit kurzem kann man auch die höherwertigen fi Modelle von Fujitsu mittels ExactScan am Mac nutzen. ExactScan Pro bringt dabei gleich eine OCR für durchsuchbare PDFs mit.

  70. @ Roman

    Ha, da biste der erste, der mich auf die Ferien anspricht…
    Wie L. Egostein schon schrieb: Jeder hat selbst in der Hand, welchen Beruf er ergreift.
    Ich denke, ich mach‘ mich in den nächsten Ferien an das Projekt „papierloses Büro“. Sind schließlich nur noch 8 Wochen. 😛

  71. @ Canon/Multifunktionsgeräte User

    Welche Software nutzt Ihr zum scannen um möglichst wenig Klicks machen zu müssen. Oder stosst ihr den Prozess am Scanner an? Habe es bis heute nicht eingestellt bekommen einen vernüftigen Automatismus einstellen zu können.

    Stelle es mir eigentlich so vor: Papier einlegen und er macht mir ein fertiges PDF in einen von mir bestimmten Ordner. Kurz Dateinamenabfrage wäre auch noch okay.

  72. ahhhhhh, ist das auch dieser Scanner womit auch Raubkopien von Büchern und Comics gemacht werden?

    Ich bin altmodisch und liebe Papier.
    Ich schreibe und zeichne sogar noch auch Papier.

  73. Sehr schönes Thema! Als DevonThink-Pro-Office-Nutzer überlege ich mir auch so einen Scanner zu besorgen (muss mal den Steuerberater fragen, ob das noch unter Betriebsaufwand läuft). Aber mich würde interessieren, ob jemand hier definitiv, physisch vor sich stehend, die PC-Version S1500 mit Treiber am Mac laufen hat? Oder ob nur DT zB eigene Treiber mitbringt, die den Scanner ansprechen? Ich wäre sehr dankbar für eine Antwort.

    @aufgebrachte Lehrer mit furchtbar aufreibender Deutsch-/Geschichte-LK-Sonntag-Korrektur-Kombi: als promovierter und teil-freiberuflicher Historiker (hey, es ist beschissen, aber ich wollte es ja so) aus einer Lehrersippe kommen mir echt die Tränen bei so viel verbeamteter Ausbeutung! Und auch noch Sonntags (in Baden-Württemberg ist der wenigstens noch heilig)! Meine Mama und mein Papa sind in den großen Ferien noch mit dem Wohnmobil nach Südfrankreich (nachdem das Häusle renoviert war, den Stoffverteilungsplan haben sie irgendwann auf einer A…backe abgerissen). Heute herrschen an deutschen Schulen wirklich chinesische Zustände! Aber Spaß beiseite, 500 EUR/2 Beamte (?) für eine Berufsgruppe, die wirklich mit Papier vollgestopft wird, wo ist das Problem, wenn man dadurch am Ende ein paar Regalmeter und Suchstunden spart? Ich glaube da lag das Problem, nicht an den Ferien etc. 😉 (PS: Was ist denn das für eine Kleinschreibung? Die Grimm’sche ist’s wohl nicht … .)

  74. Seit wann gehen Youtube-Videos in Caschys comments? – Einfach den HTML-Code verguttenbergen? (C&P)…

  75. Als Tipp für die Software-Seite:
    Eine alte Version von ELO Office (z.B. die uralte 6.0) bekommt man bei eBay manchmal für wenige Euros und kann damit umfangreichste und sehr funktionale Dokumenten-Archive aufbauen. Die Software ist schmucklos, aber professionell und steuert via TWAIN-Treiber auch Scanner gut an. Wir managen damit das ganze Büro in punkto „papierlos“. Sämtliche Server/Clients sind komplett mit Truecrypt verschlüsselt, eine Applikation zum Mitnehmen und Verschicken der ELO-Archive gibt es auch.

  76. Hallo,

    danke für den Bericht, ich selbst versuche nach und nach auch alles unnötige an Papier auszusortieren.
    Ich lese, dass du Evernote nutzt – keine Angst dass deine Gehaltsbescheinigungen irgendwann im www aufzufinden sind?
    Da bin ich noch etwas vorsichtig, wobei dies auch Vorteile haben kann, wenn man mal an ein wichtiges Dokument ran muss.

    Dropbox mit TrueCrypt wäre sinnvoller, aber da habe ich nicht genug Speicherplatz.

    Thorsten

  77. Ach Kinder, das was ihr schreibt mache ich seit 2 Jahren (hab das mal hier gepostet glaube ich). Auf jeden all kann ich schon meine Langzeiterfahrung posten.
    Nutzen zu ich einen Scanner von plustek, leider nicht duplex, aber es gibt für 400 Euro auch einen USB, rj45, Netzwerk duplex Scanner. Meiner hat 50 Seiten Einzug, scannt mit gemütlichen 8 Seiten die minute. Wenn Dr alles gescannt hat jage ich die PDF nochmal durch den kostenlosen PDF creator, dieser reduziert mir die Dateigröße nochmal erheblich (z.b. von 2 MB auf 800 kb). Die PDF sind nicht durchsuchbar, Grund ist, dass ich mein system anders konzipiert habe. Jedes „Institut hat seinen ordner‘ Bank, versicherung, Arzt, Rechnungen, … die Dateinamen sind so „2011.10.08 Amazon.de – elektirche zahnbürste“. Ergo such ich gezielt nach dem Dateinamen wenn ich was brauche mit search everything. Derzeit tummeln sich an die 2500 gescannte dokumente und ich finde es praktisch. Der haken ist, dass ich alle originale noch in ordnern habe, auch hier sortiert nach Institut. Und glaubt mir, ich habe genug Institute, eigene Wohnung, zweitwohnung, anwaltssachen, stadtwerke, vesicherung, Provider, Handy, fest Netz, Verwaltung, Arbeitgeber, Kfz, Urlaub, ….. aber ich finde alles und ich finde das System mehr als gut. Wichtig ist, das man wirklich dranbleibt und nicht sammelt, nach dem urlaub kurz 45 Dokumente scannen macht keinen spass…. durchsuchbare PDF wurden mir wie gesagt nicht helfen, allein das wort stadtwerke oder Rechnung wurde 300 mal auftauchen. Aber so ist das schon eine feine Sache. Ach ja ich habe übrigens Konten bei 4 Banken, da kommt auch ne menge Papier zusammen. Aber so ist das schon super und Ch geb den scanner nicht mehr her 🙂 auch wenn es schon bessere gibt…

  78. Gunther Heintzen says:

    Zitat aus dem Artikel: „der Fujitsu ScanSnap 1500M kann auch in durchsuchbare PDFs konvertieren (OCR und Co)“.

    Wie gut klappt das ? Wieviel % der Zeichen werden schätzungsweise z.B. bei Zeitschriftenkopien, Rechnungen nicht richtig erkannt ?

  79. Hab seit einem halben Jahr Doxie (http://getdoxie.com/) und bin begeistert! Für unterwegs hab ich den JotNot Pro Scanner fürs iPhone 🙂
    Papierlos FTW!

  80. Canon imageFORMULA P-150 Dokumentenscanner

    Hat auch Anbindung an Evernote .
    Kosten um 250 Euro

  81. Hallo,

    habe mir gerade den Canon MX885 gekauft um papierloser zu werden 😉

    Habe mich in den letzten Tagen intensiv mit dem Thema beschäftigt und plane meine Sachen mit Evernote zu verwalten. Dabei bin ich auf das Tool „NixNote“ (nevernote.sourceforge.net) gestossen: es ist ein Evernote-Clone der auf Java basiert und damit auch unter Linux lauffähig ist; Windows ebenfalls. Der Import der Daten aus der Evernote-Cloud klappte super.

    Habe es noch nicht ausgiebig getestet, aber zwei Sachen lassen mich extrem aufhorchen: AutoImport-Ordner & Verschlüsselung der Datenbank.

  82. Papierloses Büro ist bei mir schon (fast) Realität. Steuererklärung kann man online machen, Emails statt briefen, und Sachen wie Kontoführung hab ich mir mittlerweile auch angewöhnt, zumal das bei allen Banken Standard ist und mittlerweile auch genügend abgesichert ist. Jetzt nur kein Stromausfall 🙂

  83. Ich suche noch nach …

    … einer Alternative zu Evernote/Nixnote (weiss nicht wieviele Dokumente man verwalten kann und wie stabil die Sache bei vielen Dokumenten ist, abgesehen von der Cloud). – Eine Alternative wäre ja Archivista https://secure.wikimedia.org/wikipedia/de/wiki/Archivista , wer hat damit Erfahrung?

    … eine Suche nach Dateinamen (beinhaltet Kategorien) und Volltext wäre wünschenswert.

    … einem guten Workflow: Scannen (SnapScan 1500 optimal, benamsen (Datum, Kategorien), OCR (bei Scanner mit dabei), Datenreduktion (wie? Acrobat optimized Scanned PDF oder automatisch nach Scan?), Ablage (Dokumente/2011) -> dies scheint ja fast schon gelöst zu sein 😉

  84. Muss ja sagen, das wäre was für mich. So als Spielerei. Nur wie du schon ansprachst: Lohnt für mich nicht. Würde auf vielleicht 10 Scans im Monat kommen.
    Habe einen Canon PIXMA MG5250. Multifunktionsgerät. Der hat zwar einen Flachbettscanner, aber wie beim Kopierer kann man damit verdammt gute Scans einsacken. Sogar ein aufgeschlagenes dickeres Buch hab ich neulich mal wunderbar einscanen können. Da der Deckel oben nur mit zwei Stiften im hinteren Gehäuse steckt, hebt sich der Deckel gleichmäßig und liegt mehr oder weniger flach auf dem Buch. Klar, die Ränder sind etwas überbelichtet, aber der Text war klar und sauber zu erkennen. Taugt auf jeden Fall für gelegentliche Scans aus Büchern von z.B. Diagrammen etc. für Präsentationen oder so. Wenn in der Mitte (die Bindungsstelle) des Buches das Licht zu sehr streut, hilft es, einen schweren Gegenstand auf die Klappe zu legen, oder eben mal mit der Hand etwas Druck auszuüben. Die Geschindigkeit ist übrigens per WLAN top. Ob er OCR kann, bezweifel ich, stand nirgends groß dran. Würde ich wenn aber eh über Software machen, die lernfähig ist. Geil ist auch: man kann entweder den Scan/Druck vom Drucker am gewünschten PC starten, oder vom PC aus. Ich starte immer über den PC, weil mir das Ding neben mir steht und ich so gleich die Empfangssoftware auswählen kann. Übrigens: selbst bei 600dpi ist der Scaner verdammt fix. Farbtiefe weiß ich grade nicht, ist aber durchaus beeindruckend. Jedenfalls besser als mein alter Scaner.

    Hinzu kommt natürlich noch, dass die Maschine auch als Drucker und Kopierer super taugt. Qualität der Drucke super. Fotos sogar auf Normalpapier top und nicht zu nass, wenn man es vorher auswählt (habe ich nur Testhalber mal ausprobiert). Auf richtigem Fotopapier liefert das Teil auch saubere Arbeit. Natürlich ist die Qualität immer vom Ausgangsmaterial abhängig. Für den Fotodruck hat er einen integrierten SD- und USB-Slot. Alles in allem hab ich für nicht mal 130 Euro dort ein super Gerät gekauft. Kann ich jedem empfehlen, der mal einen Druck in Farbe und einen guten schnellen Scaner braucht. Bonus: Man CDs/DVDs bedrucken, wenn man z.B. Hochzeitsvideos auf DVD mit Menü etc. erstellt hat.
    Und nein, ich bekomme kein Geld dafür, dass ich das hier schreibe. Bin nur ein zufriedener Kunde. 🙂 Ach: Treiber gibt’s auf für 64 bittige OS. Erwähne ich, weil ich mangels 64 Bit Treiber meinen Medion Scaner in die Tonne kloppen durfte.

  85. Der Knipser says:

    kann ich eigentlich in Evernote mehrere Ordner-Ebenen anlegen (z.B. Ablage/2011/Eingangs-Rechungen – Ablage/2011/Ausgangs-Rechungen etc.? Und wenn ja wie?

  86. @Knipser

    Ja das kannst Du: einfach einen Rechts-Klick auf ein schon existierendes Notibuch…dann erscheint „Notizbuch erstellen in ‚Notizbuch xyz'“. Du kannst Notizbücher auch einfach per Drag ’n‘ Drop verschieben!

  87. Der Knipser says:

    @Nogger:
    das hab ich schon probiert, funktioniert leider nur in der Haupt-Ebene. Sobald ich mit Drag&Drop einen ORdner in einen anderen verschiebe, wird ein Notizbuch-Stabel daraus. Nur leider kann ich unterhalb der Haupt-Ebene lediglich einen Unterordner erstellen aber keinen mehr in der 2. oder 3. Ebene einrichten :-((

  88. @ apollo 7

    Hab auch den Canon Scanner und haette mal eine Frage.
    Wenn ich duplex scannen eingestellt hab wird des oefteren die Rueckseite auf Kopf in der pdf dargestellt.
    Desweiteren werden, wenn ich leere Seite auslassen eingestellt habe, des oeffteren Seiten einfach weggelassen. Seitens Canon fand sich auch keine Loesung. Hattest du schon aehnliche Probleme?

  89. Der Scanner hört sich gut an. Preislich nicht zu teuer und von der Funktionalität alles was man braucht.

    Ich arbeite ja auch noch an meinem papierlosen Studienleben. Doch die ultimativen Lösungen lasen noch auf sich warten. Erstmal habe ich meine Ordner von einem Studienkollegen auf Arbeit mit einem HighTec Scanner scannen lasen. Meine Versuche mit zu billigen Scannern zu scannen waren nervtötend. Das Leben soll ja einfacher und nicht schwieriger werden 😉

  90. Eine Frage zu dem Scanner:
    Wenn ich einen Stapel Post einlege, macht der dann einzelne Dokumente daraus oder packt der alles in eine Datei?
    Weil das meiste ist ja nur ein Blatt.

  91. @Sven: In den Settings für den Duplex.Scan kannst du angeben, ob das Original an der Seite odre am Kopf geheftet ist…bei Angabe „an der Seite“ erhalte ich PDFs bei den keine Seite verdreht ist.

  92. Wo genau finde ich diese Einstellung? Ist das bei erweiterte Einstellungen? Das kann ich nämlich irgendwie nicht öffnen. Da sagt er immer, „Treiber konnte nich geladen werden“.

  93. Also bei den erweiterten Einstellungen ist davon auch nichts zu finden. Wir reden doch über das Capture One Touch Tool, oder nicht?

  94. Hi, lese eure Beiträge und würde auch nochmal anfangen mein Papier zu archivieren.
    Habe schon einiges versucht bin aber immer gescheitert. Meine fragen:
    1. Wie baut man eine sinnvolle Struktur auf ohne viel zu taggen oder die Dokumente zu benennen,
    2. Welche Software lohnt sich für den privat Gebrauch ,
    3. Cloud oder nicht … Anbindung an iPad oder iPhone für unterwegs,
    4. Was macht ihr mit den Papier , das ist eine große frage wie werden die gescannten Originale wegsortiert damit Mann sie schnell wieder findet ?

    Danke erstmal

  95. 1. Struktur: Dateiname und Texterkennung
    Dokumente/2011/Allianz Schadensmeldung Auto Müller Hans 2011-10-31.pdf

    2. Welche Software lohnt sich für den privat Gebrauch ,
    Locate für Dateinamen, Microsoft Search für Volltext

    3. Cloud oder nicht … Anbindung an iPad oder iPhone für unterwegs,
    keine Ahnung 😉

    4. Was macht ihr mit den Papier, das ist eine große Frage wie werden die gescannten Originale wegsortiert damit Mann sie schnell wieder findet ?
    Nach dem Scan regelmässig Backup.
    Dokumente in einen Ordner (Register mit Monaten), sortiert nach Datum, nach 1 Jahr entsorgen (Verträge werden separat in einem Ordner aufbewahrt, bis zum Tode 😉 )
    Suche Locate, dann im Ordner nachschauen.

  96. Petra Reichel says:

    Ich habe eine Scancamera auf meinem Handy. Von da mache ich die Dokumente um auf den Computer. Ich kann auch auf meinem Handy speichern.(PDF oder Bild)

  97. Was ich nicht verstehe ist, wie man seine wichtigen Dokumente unverschlüsselt in die Cloud packen kann. Daher ist Evernote für mich ein absolut rotes Tuch.

  98. Was mich interessiert: Wie benennst du (bzw. organisierst du) deine Dateien in Evernote? Also was Ordner und Dateinamen angeht…

  99. @Manuel: ich erstelle mit dem Canon MX885 JPEGs, die ich per Email nach http://www.officedrop.schicke. Dort werden daraus „durchsuchbare“ PDFs gemacht. Sammeln und verwalten tue ich die PDFs noch in Evernote.

    @Damien
    Ich habe mir Hauptordner für Rechnungen, Bank, Stadt usw. erstellt. Im Ordner Rechnungen habe ich dann Unterordner wie Computer, Haushalt usw.

    Wenn nun eine Rechnung noch eine weitere Relevanz als lediglich Garantie hat, vergebe ich ein Tag wie „Steuer“ und kann mir dann einfach durch eine Suche alle Rechnungen anzeigen lassen, die in der Steuererklärung nötig sind. So verfahre ich auch noch in div. anderen Ordnern