Google Mail Tipps & Tricks Fortsetzung
von caschy | 35 Kommentare
Ich freue mich, dass die Resonanz auf die letzten Google Mail Berichte so gut war. Das motiviert. Zumal man in den Kommentaren noch weitere nützliche Tipps & Tricks mitbekommt. Wer das Ganze bislang überlesen hat, am Ende dieses Beitrags gibt es eine kleine Übersicht über mehr oder weniger nützliche Artikel zu Google Mail, teilweise aus der tiefen Vergangenheit dieses Blogs, was daran liegt, dass ich seit Start Google Mail-Benutzer bin.
In diesem Beitrag geht es nun noch einmal um die letzten Dinge, die ich bei Google Mail so nutze, das meiste wurde bereits ja schon geschrieben (Mein Google Mail Experiment & Google Mail Tipps & Tricks)
Andere Absenderadressen nutzen
Ich habe ein privates Google Mail-Konto, dazu ein geschäftliches von notebooksbilliger.de. Da ich mich nicht ewig ins VPN einloggen will, werden alle E-Mails die in der Firma aufschlagen direkt zu mir weitergeleitet. Ergibt nur ein Problem: ich kann nicht mit meiner Geschäftsadresse antworten. Oder doch?
In den Einstellungen gibt es den Punkt Konten und Import. Hier könnt ihr eine zweite Absenderadresse angeben. Die Mails gehen entweder über den Google Mail-Server oder über euren eigenen SMTP. Letzterer muss gesondert konfiguriert werden. Der Einfachheit halber sende ich via Google Mail.
Ihr bekommt auf dem anderen Konto einen Zahlencode, mit dem ihr euch bei Google Mail authentifiziert. Das war es schon. Ach ja, ihr habt dann auch die Möglichkeit, je nach E-Mail-Adresse die Signatur festzulegen:
Notizen in Google Mail
Es gibt Erweiterungen für Firefox und Google Chrome mit denen ihr Notizen in den Mails anbringen könnt. Hat nur einen Nachteil: sofern ihr an einem anderen browser seid, habt ihr nichts davon. Von daher halte ich meine Notizen in E-Mails an mich fest.
Ganz einfach ein Label Notizen erstellen und E-Mails an adresse+notizen@googlemail.com schicken. Diese Empfängeradresse lasse ich automatisch auf das Label filtern. Alternative: aus dem Menü der Mail diese zum Aufgabenplaner hinzufügen und mit einer Notiz versehen.
Operatoren in Filtern
Google Mail unterstützt Operatoren wie AND, OR oder NOT. Möchte ich alle E.Mails filtern, die von Mona oder Lisa kommen, so muss der Filter Mona OR Lisa heißen. Soll eine Mail von Mona nur gefiltert werden, wenn sie im Betreff Test und Ergebnis heisst, so müsste der Filter eben Test UND Ergebnis abfragen.
Wenn euch Leute nerven, dann kloppt ihr diese einfach in ein Killfile, schön deren Mails als gelesen markieren und löschen. Haben tatsächlich schon einige bei mir geschafft.
Filter können wie Suchen benutzt werden, so könnt ihr sogar E-Mails filtern, die PDFs enthalten: has:attachment *.pdf.
Andere Operatoren könnten sein: “from:”, “to:”, “has:”, “is:”, “filename:”, and “label:“. Ihr könnt das auch mit Dateitypen machen: filename:gif sucht alle E-Mails, die ein GIF enthalten, MP3 zeigt Musik an und so weiter. Alte Mails suchen? before:2008/01/01 ist euer Freund. Alle Operatoren findet ihr in der Google Mail Hilfe.
Mithilfe dieser Filter könntet ihr zum Beispiel auch Erinnerungen im Google Kalender setzen. Kalender-Mails werden speziell gefiltert und gelabelt, sodass ihr nichts verpasst. Aber das könnte ja eine neuen Beitragsreihe sein – der Google Kalender 😉
Was man damit machen kann? Kleines Beispiel: wie würdet ihr eine E-Mail markieren, die ihr sendet und die auf Beantwortung wartet? Sternchen dran? Label dran? Klar, kann man machen. Wieso nicht folgendes machen:
E-Mail an den Empfänger, euch ins BCC mit der Adresse adresse+beantwortung@googlemail.com. Diese E-Mails filtert ihr einfach auf das Label Wartend oder so. Einfach einfach 😉
Mails markieren
Habt ihr mal 15 von 25 Mails markieren wollen? Klickt ihr jede an? Macht es euch einfach: markiert die erste, drückt SHIFT und markiert die letzte Mail. Alle dazwischen werden auch markiert 😉
Puh, jetzt habe ich euch ein wenig meinen Worklflow mit Google Mail beschrieben. Wahrscheinlich mache ich noch mehr, aber es fällt mir nicht ein, weil es so selbstverständlich für mich ist…
Nun zu den alten Beiträgen zu Google Mail aus den letzten Jahren. Nutzt auch die Kommentare für Fragen, Tipps oder Tricks 🙂
Google Mail, IMAP und Thunderbird
Thunderbird und IMAP in zwei Minuten
Google Mail Kontakte mit Thunderbird synchroniseren
Spam automatisch als gelesen markieren
Google Mail Notifier Plus für Windows 7
Google Mail: Anhänge per Drag & Drop sichern
Zwei Mal bei Google Mail einloggen
Google Mail: Filter im- oder exportieren
KiGoo: Kalender und Kontakte von Google Mail mit Microsoft Outlook synchronisieren
Google Mail: Probleme mit Outlook beheben
Google Mail: Konversationen tracken
Google Mail: E-Mails impotieren
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Auch hier nochmal ein mehrfaches Danke.
@Micha: ich meine Erinnerungsmails aus dem Google Kalender per Mail senden lassen.
Ich stell mir gerade eine wichtige Frage: Wie kann ich mir zum Beispiel im Posteingang alle Mails, die gelabelt sind ausblenden per Shortcut/Button/Whatever oder auch einfach mal schnell mit einem Kürzel alle Emails ausser den ungelesenen ausblenden? Das Find ich in Gmail nirgends. Bald kommt The Bat! 5.x raus und ich stehe dann vor der Wahl, Gmail oder The Bat!. Aber dazu is mir Gmail zu unvollkommen aktuell noch.
Btw. anworten auf meine Frage eingangs wären lieb, hab schon gegooglet ohne Erfolg.
Warum gelabelte im Posteingang und nicht archivieren?
Zum Rest:
Die ungelesenen. Quicklinks is:unread
@DaKO:
Schon klar, dass die Mails beide Male ankommen. Aber der Absender @gmail.com sieht ja schon geiler aus.
Bei mir gibt es diesen Link überhaupt nicht. Wahrscheinlich geht das nur, wenn man „eigentlich“ eine gmail-Adresse hatte. Mit einer neuen (von Anfang an) googlemail-Adresse leider nicht?!
Danke für den Quicklink, muss mich mit denen mal befassen.
Naja, ich will es ein wenig wie auf meinem Mailserver haben: Alles was Gefiltert wird bei mir, landet in seinem eigenen Ordner und ist somit nicht mehr im Posteingang, weil ich das so haben will. Bei Gmail wird das ja alles gelabelt, aber auch im Posteingang angezeigt. Ich verstehe als Archivieren vermutlich hier das falsche, aber evtl. kannst du mir mal erklären, was Google als archivieren sieht. 😉
Im Endeffekt wennichs mir das aber so überlegen, ist Gmail nicht wirklich für mich, da ich verschiedene IMAP Konten habe, die ich gerne einzeln Verwalte, da zum Beispiel eins als Archiv für wichtiges dient (Lizenzen, Attachments etc.), eins als Spamkonto (Da landen jeden Tag ca. 900 Spammails drin.) und diverse Hauptkonten für eBay, Paypal etc..
@ Nils
Ja, schaut nicht nur besser aus, sondern ist auch kürzer :).
Also die Accounts habe ich schon ein paar Jahre (aber erst vor kurzem bin ich auf einen Account vollständig umgestiegen), da brauchte man noch Einladungen … Aber ich hatte auch erst .googlemail.com-Adressen, von daher sollte es nicht daran liegen … Komisch ist, wenn man auf den Link klickt, kommt eine englische Seite, auf der steht, dass man seine Adresse nun in .gmail.com ändern lassen kann, weil Google in Großbritannien irgendeinen Rechtsstreit um den Namen gewonnen hat. Das ist der Link (man muss in Google Mail eingeloggt sein): https://mail.google.com/mail/u/0/googlemail/rebrand. Vielleicht funktioniert es ja?
Gerade keine Zeit für Kommentare zu lesen, aber eins loswerden geht: Schön die Beiträge, nur weiter so! 🙂
@DaKo:
403 Forbidden …..
Danke für den tollen Beitrag Caschy!
@Waver: bei Outlook über ein Konto wüsste ich nicht… Ich habs immer so gehandhabt, dass ich mehrere Konten eingerichtet habe, aber nur das gmail auch empfangen lassen. beim Rest stelle ich dann immer nur senden ein, so dass ich beim versenden immer wählen kann, von welcher adresse aus gesendet werden soll. somit läuft auch in outlook alles über gmail.
habe die anderen konten als pop3 eingerichtet.
Der Weg in Outlook:
>> Datei >> Optionen >> Erweitert >> Senden/Empfangen >> „Alle Konten“ – bearbeiten
hier kann man für jedes angelegte konto einstellen, ob es nur empfangen, nur senden oder beides machen soll
mein outlook ist zwar noch so eingerichtet, aber letztendlich nutze ich jetzt nur noch gmail mit allen verschiedenen absenderadressen als smtp eingerichtet
gruß
Thomas