Google Mail Tipps & Tricks Fortsetzung

Ich freue mich, dass die Resonanz auf die letzten Google Mail Berichte so gut war. Das motiviert. Zumal man in den Kommentaren noch weitere nützliche Tipps & Tricks mitbekommt. Wer das Ganze bislang überlesen hat, am Ende dieses Beitrags gibt es eine kleine Übersicht über mehr oder weniger nützliche Artikel zu Google Mail, teilweise aus der tiefen Vergangenheit dieses Blogs, was daran liegt, dass ich seit Start Google Mail-Benutzer bin.

In diesem Beitrag geht es nun noch einmal um die letzten Dinge, die ich bei Google Mail so nutze, das meiste wurde bereits ja schon geschrieben (Mein Google Mail Experiment & Google Mail Tipps & Tricks)

Andere Absenderadressen nutzen

Ich habe ein privates Google Mail-Konto, dazu ein geschäftliches von notebooksbilliger.de. Da ich mich nicht ewig ins VPN einloggen will, werden alle E-Mails die in der Firma aufschlagen direkt zu mir weitergeleitet. Ergibt nur ein Problem: ich kann nicht mit meiner Geschäftsadresse antworten. Oder doch?

In den Einstellungen gibt es den Punkt Konten und Import. Hier könnt ihr eine zweite Absenderadresse angeben. Die Mails gehen entweder über den Google Mail-Server oder über euren eigenen SMTP. Letzterer muss gesondert konfiguriert werden. Der Einfachheit halber sende ich via Google Mail.

Ihr bekommt auf dem anderen Konto einen Zahlencode, mit dem ihr euch bei Google Mail authentifiziert. Das war es schon. Ach ja, ihr habt dann auch die Möglichkeit, je nach E-Mail-Adresse die Signatur festzulegen:

Notizen in Google Mail

Es gibt Erweiterungen für Firefox und Google Chrome mit denen ihr Notizen in den Mails anbringen könnt. Hat nur einen Nachteil: sofern ihr an einem anderen browser seid, habt ihr nichts davon. Von daher halte ich meine Notizen in E-Mails an mich fest.

Ganz einfach ein Label Notizen erstellen und E-Mails an adresse+notizen@googlemail.com schicken. Diese Empfängeradresse lasse ich automatisch auf das Label filtern. Alternative: aus dem Menü der Mail diese zum Aufgabenplaner hinzufügen und mit einer Notiz versehen.

Operatoren in Filtern

Google Mail unterstützt Operatoren wie AND, OR oder NOT. Möchte ich alle E.Mails filtern, die von Mona oder Lisa kommen, so muss der Filter Mona OR Lisa heißen. Soll eine Mail von Mona nur gefiltert werden, wenn sie im Betreff Test und Ergebnis heisst, so müsste der Filter eben Test UND Ergebnis  abfragen.

Wenn euch Leute nerven, dann kloppt ihr diese einfach in ein Killfile, schön deren Mails als gelesen markieren und löschen. Haben tatsächlich schon einige bei mir geschafft.

Filter können wie Suchen benutzt werden, so könnt ihr sogar E-Mails filtern, die PDFs enthalten: has:attachment *.pdf.

Andere Operatoren könnten sein: “from:”, “to:”, “has:”, “is:”, “filename:”, and “label:“. Ihr könnt das auch mit Dateitypen machen: filename:gif sucht alle E-Mails, die ein GIF enthalten, MP3 zeigt Musik an und so weiter. Alte Mails suchen? before:2008/01/01 ist euer Freund. Alle Operatoren findet ihr in der Google Mail Hilfe.

Mithilfe dieser Filter könntet ihr zum Beispiel auch Erinnerungen im Google Kalender setzen. Kalender-Mails werden speziell gefiltert und gelabelt, sodass ihr nichts verpasst. Aber das könnte ja eine neuen Beitragsreihe sein – der Google Kalender 😉

Was man damit machen kann? Kleines Beispiel: wie würdet ihr eine E-Mail markieren, die ihr sendet und die auf Beantwortung wartet? Sternchen dran? Label dran? Klar, kann man machen. Wieso nicht folgendes machen:

E-Mail an den Empfänger, euch ins BCC mit der Adresse adresse+beantwortung@googlemail.com. Diese E-Mails filtert ihr einfach auf das Label Wartend oder so. Einfach einfach 😉

Mails markieren

Habt ihr mal 15 von 25 Mails markieren wollen? Klickt ihr jede an? Macht es euch einfach: markiert die erste, drückt SHIFT und markiert die letzte Mail. Alle dazwischen werden auch markiert 😉

Puh, jetzt habe ich euch ein wenig meinen Worklflow mit Google Mail beschrieben. Wahrscheinlich mache ich noch mehr, aber es fällt mir nicht ein, weil es so selbstverständlich für mich ist…

Nun zu den alten Beiträgen zu Google Mail aus den letzten Jahren. Nutzt auch die Kommentare für Fragen, Tipps oder Tricks 🙂

Google Mail und Thunderbird

Google Mail, IMAP und Thunderbird

Thunderbird und IMAP in zwei Minuten

Google Mail Operatoren

Google Mail und Google Alerts

Google Mail Kontakte mit Thunderbird synchroniseren

Spam automatisch als gelesen markieren

Vermischtes zu Google Mail

Google Mail: IMAP im Griff

Google Mail Notifier Plus für Windows 7

Google Mail als Standard

Google Mail mit Drag & Drop

Google Mail ohne Mailprogramm

Google Mail: Anhänge per Drag & Drop sichern

Zwei Mal bei Google Mail einloggen

Google Mail: Filter im- oder exportieren

Google Mail und Apple Mail

KiGoo: Kalender und Kontakte von Google Mail mit Microsoft Outlook synchronisieren

Google Mail: Probleme mit Outlook beheben

Google Mail: Konversationen tracken

Google Mail Anwendungssuche

Google Mail: E-Mails impotieren

Langer Beitrag: Google Mail Tipps und Tricks

Mein Google Mail Experiment: Google Mail als Standard

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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35 Kommentare

  1. Ich würde ja noch einen Filter einbauen, der zusätzlich bei +notizen auf die Absenderadresse prüft.

    Oder darf man Dir ab jetzt auch Notizen senden?! 😉

    Aber sonst wie immer obergeil. Dank Dir habe ich jetzt auch auf GoogleApps umgestellt, das macht die Sache echt einfacher! 🙂

  2. @Budman
    schön wäre, wenn Du den nicht ganz so gmail-kundigen mitteilen könntest, wie man das macht 😉

    danke schon mal

  3. Bei dem Feature „andere Absenderadresse“ wird zumindest beim senden über googlemail die Information des Absenders mitgegeben. Je nach Client wird beim Empfänger dann auch die private Adresse angezeigt(“ gesendet als“)

  4. @Uro: Das passiert nicht, wenn man Googlemail über den tatsächlichen (anderen) SMTP-Server senden lässt (z.B. notebooksbilliger.de im o.g. Beispiel) – kann man einstellen.

    Jedoch muss man in Googlemail dann seinen Benutzernamen und Kennwort für den tatsächlichen anderen) SMTP-Server angeben. Das will nicht jeder.

  5. @allblue: danke für den Tip. Hatte ich so noch nicht versucht.

  6. Klasse Erläuterungen zu gmail. Vielen Dank Cashy
    Mal was anderes @all : wie komme ich zu einer ‚richtigen‘ gmail-Adresse?
    [also nicht googlemail!]
    Ich kenne einen Weg: im Ausland [z.b.: im Urlaub] einen Account anlegen! Gibts noch anderen Wege?

  7. Normalerweise kommen eh immer gmail und googlemail an. Bei mir war das eben so, dass ich die in der Erstphase bekam, da gabs den Hick Hack in Deutschland noch nicht.

  8. Klasse Beitrag Caschy!
    Ich sitze trotzdem gerade vor einer Frage. Ich habe meine Outlook-Kontakte importiert und dabei in den Kontakten die Gruppe „Freunde“ angelegt. Ist es möglich, alle eingehenden Mails dieser Gruppe „Freunde“ mit einem Label zu versehen? Hat einer eine Idee?

  9. Zum Thema „andere Absenderadresse“: Die sollte auf jeden Fall auch mit anderem SMTP verwendet werden, da ansonsten sicherlich der ein oder andere Spamfilter zuschlagen wird, Grund hierbei ist SPF: http://de.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework
    Gerade bei dienstlichen Mails sicherlich mehr als nur unschön.

    Und was die Weiterleitung von dienstlichen Mails an private Mailaccounts angeht: Wenn es der Chef erlaubt… Aber meine Einstellung ist da eher oldschool…

  10. Ich habe zu den Absenderadressen eine Frage:

    Wenn ich das in Googlemail so einrichte (4 importierte Emailaddys, über die ich dann auch Emails versenden will), ist es möglich, in Outlook ein Konto einzurichten, und trotzdem über mehrere Konten zu versenden, die aber in Gmail verwaltet werden?

    Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen!

    BG!

  11. Sag mal…startet Googlemail bei dir mit dem FF auch recht langsam? Es dauert bei mir immer eine gefühlte Ewigkeit bis Googlemail aufgerufen ist…besonders im Vergleich zu anderen Webseiten.

  12. Ja schon … Kann durchaus mal von 12 bis Mittag dauern ^^

  13. Hallo Cashy,
    danke für diese Klasse Tipps..
    aber eine Sache hätte ich noch :=)
    Wenn man Filter verwendet und 2Accounts hat, dann gabs mal bei Dir ein Tut wie man dafür sorge tragen kann das die Filter auf beiden Accounts funktionieren. Nur seid dem, habe ich alle solche E-mails (Kommentarbenachrichtigung von StadtBremerhaven z.B.) doppelt und dreifach im Posteingang vom Opera! Weiß jemand was da falsch läuft??
    gruß
    Bild vom Posteingang: http://www.bilder-hochladen.net/files/eujj-y-jpg-nb.html

  14. Ich hätte da auch mal eine frage die mich Umtreibt.Man kann sich ja in 2 Konten Einloggen und diese sozusagen Verknüpfen.Leider hält das nur bis zum Browser Neustart. Gibt es eine Möglischkeit 2 konten sozusagen Permanent zu Verbinden. Ohne diese zu Vermischen

  15. @ cobraman

    Die Adresse lässt sich einfach von „.googlemail.com“ in „.gmail.com“ ändern, habe das erst vor kurzem gemacht. Dazu muss man in die Einstellungen in den Reiter „Konten und Import“ gehen, wo man dann neben der eigenen Adresse einen Link findet, durch den man die Endung der E-Mail-Adresse ändern kann.

  16. @DaKo:

    Wo genau geht das? Habe das bisher auch noch nicht hinbekommen…

  17. Eigentlich bin ich auch kurz davor zu Gmail „only“ zu wechseln .. aber irgendwie kann ich mich mit der Lösung zu Notizen/Aufgaben aus Emails nicht anfreunden. Google Tasks ist mir nicht gut genug .. nutze atm Toodledo/Producteev .. ein sync mit den Google Tasks wäre da super ..

    Problematisch ist auch die Nutzung des Kalenders .. über Gears kann man ja im Kalender bei Offline-Nutzung ja nicht mal Termine eintragen :/

    Hat da jemand vllt ne Idee? Würde halt auch gerne die Option haben Mails, Kalender, Aufgaben offline einzusehen/zu bearbeiten.

  18. Einen hab ich noch:
    Um möglichst wenig Filter anzugeben, kann man auch Boolsche operatoren ( vor allem das „|“ als „or“) benutzen um emails von dings oder bums oder bams zu filtern 🙂

  19. Klasse Beitrag!

    Obwohl ich auch schon einige Zeit GMail (in der Apps-Version und normal) nutze konnte ich noch das eine oder andere dazu lernen.

    Übrigens funktioniert die Adressen-Vielfalt auch wunderbar bei Google Apps-Account, also z.B. adresse+notizen@eigene-domain.com

    Eins habe ich aber nicht 100% verstanden: „Mithilfe dieser Filter könntet ihr zum Beispiel auch Erinnerungen im Google Kalender setzen.“ Wie meinst Du das?

  20. @ Nils

    Ich habe hier mal einen Screenshot angefertigt:

    http://www.abload.de/image.php?img=gmailokv4.png

    Ich habe das erst vor zwei Wochen bei meinen zwei GMail-Accounts gemacht, sollte also funktionieren. Wie man sieht, kann man auch wieder zurückwechseln, aber Mails kommen sowieso bei beiden Adressen an.

  21. Auch hier nochmal ein mehrfaches Danke.

  22. @Micha: ich meine Erinnerungsmails aus dem Google Kalender per Mail senden lassen.

  23. Ich stell mir gerade eine wichtige Frage: Wie kann ich mir zum Beispiel im Posteingang alle Mails, die gelabelt sind ausblenden per Shortcut/Button/Whatever oder auch einfach mal schnell mit einem Kürzel alle Emails ausser den ungelesenen ausblenden? Das Find ich in Gmail nirgends. Bald kommt The Bat! 5.x raus und ich stehe dann vor der Wahl, Gmail oder The Bat!. Aber dazu is mir Gmail zu unvollkommen aktuell noch.

    Btw. anworten auf meine Frage eingangs wären lieb, hab schon gegooglet ohne Erfolg.

  24. Warum gelabelte im Posteingang und nicht archivieren?

    Zum Rest:

    Die ungelesenen. Quicklinks is:unread

  25. @DaKO:

    Schon klar, dass die Mails beide Male ankommen. Aber der Absender @gmail.com sieht ja schon geiler aus.

    Bei mir gibt es diesen Link überhaupt nicht. Wahrscheinlich geht das nur, wenn man „eigentlich“ eine gmail-Adresse hatte. Mit einer neuen (von Anfang an) googlemail-Adresse leider nicht?!

  26. Danke für den Quicklink, muss mich mit denen mal befassen.

    Naja, ich will es ein wenig wie auf meinem Mailserver haben: Alles was Gefiltert wird bei mir, landet in seinem eigenen Ordner und ist somit nicht mehr im Posteingang, weil ich das so haben will. Bei Gmail wird das ja alles gelabelt, aber auch im Posteingang angezeigt. Ich verstehe als Archivieren vermutlich hier das falsche, aber evtl. kannst du mir mal erklären, was Google als archivieren sieht. 😉

    Im Endeffekt wennichs mir das aber so überlegen, ist Gmail nicht wirklich für mich, da ich verschiedene IMAP Konten habe, die ich gerne einzeln Verwalte, da zum Beispiel eins als Archiv für wichtiges dient (Lizenzen, Attachments etc.), eins als Spamkonto (Da landen jeden Tag ca. 900 Spammails drin.) und diverse Hauptkonten für eBay, Paypal etc..

  27. @ Nils

    Ja, schaut nicht nur besser aus, sondern ist auch kürzer :).

    Also die Accounts habe ich schon ein paar Jahre (aber erst vor kurzem bin ich auf einen Account vollständig umgestiegen), da brauchte man noch Einladungen … Aber ich hatte auch erst .googlemail.com-Adressen, von daher sollte es nicht daran liegen … Komisch ist, wenn man auf den Link klickt, kommt eine englische Seite, auf der steht, dass man seine Adresse nun in .gmail.com ändern lassen kann, weil Google in Großbritannien irgendeinen Rechtsstreit um den Namen gewonnen hat. Das ist der Link (man muss in Google Mail eingeloggt sein): https://mail.google.com/mail/u/0/googlemail/rebrand. Vielleicht funktioniert es ja?

  28. Gerade keine Zeit für Kommentare zu lesen, aber eins loswerden geht: Schön die Beiträge, nur weiter so! 🙂

  29. @DaKo:

    403 Forbidden …..

  30. Danke für den tollen Beitrag Caschy!

    @Waver: bei Outlook über ein Konto wüsste ich nicht… Ich habs immer so gehandhabt, dass ich mehrere Konten eingerichtet habe, aber nur das gmail auch empfangen lassen. beim Rest stelle ich dann immer nur senden ein, so dass ich beim versenden immer wählen kann, von welcher adresse aus gesendet werden soll. somit läuft auch in outlook alles über gmail.

    habe die anderen konten als pop3 eingerichtet.
    Der Weg in Outlook:
    >> Datei >> Optionen >> Erweitert >> Senden/Empfangen >> „Alle Konten“ – bearbeiten

    hier kann man für jedes angelegte konto einstellen, ob es nur empfangen, nur senden oder beides machen soll

    mein outlook ist zwar noch so eingerichtet, aber letztendlich nutze ich jetzt nur noch gmail mit allen verschiedenen absenderadressen als smtp eingerichtet

    gruß
    Thomas

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