Gastartikel: PDF Managing Software
von caschy | 45 Kommentare
Ja, hallo erstmal…….. oder so ähnlich würde ein bekannter Comedian mit Sicherheit diesen Gastbeitrag beginnen. Aber nicht ich. So wie Caschy benutze ich hier einfach mal meinen Spitznamen: Prowi. Servus an alle.
Eigentlich wollte ich gar keinen Gastbetrag schreiben, aber bei mir war zuerst das Thema da, bevor überhaupt die Absicht bestand einen Gastbeitrag daraus zu machen.
Also worum geht’s? Ich hatte seit längerem das Problem, dass meine PDF und Ebook Sammlung eher unübersichtliche Ausmaße annahm, also wo schaut man nach um eventuell Info’s über gute Freeware zu erhalten, die diesem Umstand Abhilfe verschafft? Genau. Hier. Nur leider ist oder war bisher hier nichts zum Thema PDF Managing Software zu finden.
Nachdem ich mich selbst auf die Suche gemacht habe, wurde ich auf zwei Proggi’s (natürlich Free) aufmerksam und habe sie angetestet. Dabei muss ich anmerken, dass beide nur in englischer Version vorliegen.
Mendeley Desktop ist die etwas professionellere Variante, um eine Bibliothek eurer Dokumentensammlung zu erstellen. Die Software versteht sich nach einem Blick auf die Webseite auch eher als „Research management tool“. Naja wie auch immer.
Folgende Dateiformate werden unterstützt: *.bib *.ris *.xml *.pdf
Natürlich werden direkt Metainfo’s abgegriffen und eure PDF’s haben Namen und Titel, nicht wie hier im Bild zu sehen.
Es indexiert eure Dokumente und fungiert so fast auch als Desktop Suche, wobei ich eher Hulbee Desktop bevorzuge, aber da gibt es, wie bereits an anderer Stelle erwähnt, noch viele weitere Kandidaten. Wie gesagt kommt mir Mendeley etwas zu überladen daher, wobei manche Eigenschaften für den ein oder anderen schon nützlich sein können, bspw. Synchronisierung auf mehreren Computern, Word Plug in, Zitatfunktion und das Öffnen der Dokumente im Programm. Aber es kommt eben darauf an was man draus macht und eben nicht was es noch alles zusätzlich kann.
Für alle die noch etwas mehr außer die bloße Dokumentenorganisation wollen, hier seid ihr richtig.
Mein bisheriger Favorit was die puristische Dokumentenordnung angeht ist Benubird PDF. Das Interface (Microsoft® Office Fluent™) kommt übersichtlich daher. Ein paar Skins stehen zur Auswahl und das Filtern und Organisieren der Dokumente läuft einfach ab. Außerdem wird schön im Hintergrund das Verzeichnis nach neuen Dokumenten gecheckt. Es ist zwar eine Schaltfläche mit einem Upgrade auf die Pro Version vorhanden, jedoch scheint diese noch nicht verfügbar zu sein.
Die Auflistung der unterstützten Dokumentenformate ist laaaaang.
Das zeigt, dass nicht nur Dokumente sondern allgemeine Bibliotheken von Dateien erstellt werden können. Das Wichtigste für mich war jedoch, dass die PDF Organisation reibungslos läuft. Sobald ein paar Collections samt Subfolders (geht bspw. bei Mendeley nicht) angelegt wurden, gestaltet sich eure PDF und Ebook Sammlung als weitaus Übersichtlicher als je zuvor.
Trotzdem ist meine Suche nach einfach zu Handhabenden PDF-Organisations-Proggis noch nicht abgeschlossen. Ihr wisst wo ihr Empfehlungen und Erfahrungen an den Mann bringen könnt. 🙂
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Ich glaube, die meisten hier suchen einen Dokumentenkatalog und keine Dokumentenverwaltung. Eine Dokumentenverwaltung muß die Dokumente übernehmen. Sie ist so etwas wie Quellcodeverwaltung für Entwickler. Sicher kann man in Subversion z.B. auch Dokumente einpflegen, aber da diese vom SCM einfach nur als Binärdateien gesehen werden, ist das bei einer größeren Menge an Dokumenten nicht so sinnig. Und ja, da gibt es sie natürlich auch wenigstens doppelt – auf meiner Platte und in der Datenbank des SCM, ganz gleich ob die nun lokal ist oder irgendwo auf der Welt.
Benubird hat aber gar keinen Grund, die Dokumente zu kopieren, es ist nicht nur Platzverschwendung, sondern es kann zu Inkonsistenzen führen. Ich habe nicht überprüft, was passiert, wenn die ursprüngliche Datei verändert wird, wird dann die veränderte Datei in den Benubird Pool kopiert? Wenn nein … hu!.
Bei dem Mendely war ich schon vorsichtiger, ich hab nur kurz angelesen, ich glaube, die sind auch vom Ansatz her eine Dokumentenverwaltung.
@ Monika: Ist Dir denn ein Dokumentenkatalog ähnlich dem hier vorgestellten Benubird bekannt? Bitte schreibe jetzt nicht IE u. ä. 😉 Abgesehen von der Platzverschwendung finde ich Benubird gar nicht mal schlecht.
Ich habe bereits erfolglos gesucht.
wie wäre es mit
maxlister
?
…ich meine natürlich WE…
@Monika
hast recht, das Tool kopiert nach Anwendungsdaten\Benubird
schade eingentlich.
@Didi, nein mir ist auch nichts bekannt. Ich war richtig begeistert, von dem Benubird, weil es so viele Dateitypen kann. Und Vorschau. Sowas wäre toll.
Ich überlege mir jetzt, eventuell doch eine lokale Dokumentenverwaltung zu nehmen. Für manche Dokumente ist ja eine Versionshistorie auch nicht schlecht. Doch ich habe sowas noch nie gesehen, da kann man dann wohl nicht mehr auf „normalen“ Weg auf die Dateien zugreifen. Im Dateimanager draufklicken und es öffnet sich ein assoziiertes Programm?
Passt wie die Faust aufs Auge. Gerade diese Woche war ich auf der Suche für unser Institut nach einer passenden Software. Ca 15000 Papers der letzten 20 Jahre müssen archiviert werden. Bin da auf http://www.citavi.com/de/funktionen/ gestoßen. Für Macs gibts da http://mekentosj.com/papers/
Aber wenn es kostenlose gute Alternativen gibt dann ist das perfekt. Da scheint mir Mendeley Desktop am ähnlichsten zu Papers und Citavi (hoffe ich zumindest) 😀
Ich hab mal ins Forum von benubird geschaut und demnach soll es in der nächsten Version wählbar sein, ob man Links oder ein Repository benutzt. Eine Beta gibts schon:
benubird_pdf_en.exe
Forum
http://www.debenu.com/forum/topic.php?id=47
@monika und andere: Lesen macht schlau ! Schaut mal im Benubird Forum nach, da wird über Import oder Link heiss diskutiert. karldeabrew vom Entwicklerteam schreibt:
karldeabrew
Debenu Team
You can download a copy of the beta version 1.4.0.2 from:
http://www.debenu.com/benubird/builds/beta/benubird_pdf_en.exe
The main difference between this and 1.4.0.1 is that you can now enable/disable the library.
To do this:
1. Open the home menu, and select the „Benubird Options“
2. Select or deselect the „Use Library“ checkbox
3. With the Library disabled, you’ll notice that when you add files — either manually or via the watched folder system. They will remain in location and any tasks you perform on them will be performed directly.
4. With the Library enabled, when you add files, they will be transferred to the folder that you have configured in the „File Library“ area in the Options dialog.“
Man arbeitet also schon dran und das klingt nicht schlecht! Ich habe die Beta noch nicht ausprobiert, bin für Erfahrungswerte jedoch sehr zugänglich. Gruss, Werner
@monika et al.: Schau mal hier. Im Benubird Forum steht: „The main difference between this and 1.4.0.1 is that you can now enable/disable the library.
To do this:
1. Open the home menu, and select the „Benubird Options“
2. Select or deselect the „Use Library“ checkbox
3. With the Library disabled, you’ll notice that when you add files — either manually or via the watched folder system. They will remain in location and any tasks you perform on them will be performed directly.
4. With the Library enabled, when you add files, they will be transferred to the folder that you have configured in the „File Library“ area in the Options dialog.“
Hab ich noch nicht ausprobiert, Feedback wird gerne genommen.
15000 Papers… da hast Du viel zu tun. Kann Citavi automatisch die PDFs nach bekannten Mustern scannen (Titelzeile (Journalname, Ausgabe, etc.)?)
bei http://jabref.sourceforge.net/ habe ich sowas nicht gefunden.
Das freie citavi erlaubt auhc nur 100 Einträge pro Projekt.
Mendeley werde ich mir definitv mal anschauen.
„Mendeley was founded in November 2007 and is based in London. The first public beta version was released in August 2008. “ kein wunder, dass ich das letzten Sommer nicht gefunden habe 😉
Grüße KedaX
edit: zu Mendeley, gibt es da auch eine portable Version, bzw. kann man so eine erstellen?
Lieber Caschy,
ich möchte dir echt nicht den verdienten Urlaub verderben, aber wenn du das nächste Mal im Internet bist (und sei es wieder daheim), dann entferne den Link zu diesen rechtsradikalen Mist.
Danke.
@Medienfuzzi:
Mist ist das wirklich – sowohl vom Inhalt, als auch von der Diktion…Ich schätze aber doch, die Mehrheit hier im Blog weiß das auch genauso einzuordnen!
Letztendlich disqualifiziert/ren der/die Autor/en sich doch selber. Auch eine Anspielung auf zufällige Namensgleichheit hat mich nicht bewogen, das ganz zu „genießen“. Um das zu bewerten, reichen auch ein paar „quergelesene“ Zeilen…
@KedaX
Meinst Du Scannen oder Suchen?
Zum Thema Suchen mit/in Citavi:
* Schnellsuche
* Volltextsuche in allen Feldern (unterstützt Wildcards und reguläre Ausdrücke)
* Suchresultate als Auswahl übernehmen
* Auswahl nach gesetzten Markierungen
* Auswahl verfeinern (in bestehender Auswahl weiter auswählen)
* Dublettenkontrolle
Zum Thema Scannen mit/in Citavi:
http://www.citavi.com/de/funktionen/zeilenscanner.html
Und wegen der Begrenzung auf 100 Papers für die „Free“Edition. Das finde ich i.O. für Wissenschaftler und Doktoranden z.B. die Ihre eigenen Arbeiten Verwaltungen wollen. Da sollte die 100 Papers Beschränkung in der Regel reichen. Ich brauche allerdings die Vollversion oder eben eine vergleichbare kostenfreie Software. Auch eine Uni spart wenn es möglich ist 🙂
Hallo zusammen,
freut mich, dass hier so positiv über Mendeley (http://www.mendeley.com) berichtet wird, und dass es so eine aktive Diskussion gibt. Ich bin einer der Gründer von Mendeley – wir sind drei Deutsche, arbeiten aber von London aus.
Mendeley ist in der Tat ursprünglich als Tool für wissenschaftliches Arbeiten gedacht (also Studenten, Doktoranden, Forscher, etc.), weil zwei von uns auch noch Doktoranden sind und es da einfach kein wirklich gutes Tool gab.
Nur kurz, um ein paar Fragen zu klären, die angesprochen wurden:
– Mendeley Desktop kopiert die Dateien nicht doppelt, wenn man nicht will, kann dies aber auf Wunsch tun (Tools -> Options -> File Organizer). Hier können die verwalteten Dateien/Referenzen auch automatisch nach einem konsistenten System benannt werden (z.B. Titel – Autor.pdf).
– Mendeley ist frei verfügbar für Windows, Mac, und Linux, und es gibt mit Mendeley Web ein Webinterface, auf das man seine Dokumente hochladen (500 MB Speicherplatz) und mit einem anderen Computer wieder runterladen kann, also ein Synchronisierungsfunktion mit Online-Zugriff, plattformunabhängig.
– Es gibt in der reinen Desktopversion keine Limits an Projekten, Dateien, Einträgen o.ä., und es gibt einen internen PDF-Viewer mit Annotations-Funktion.
– Für Institute oder Gruppen etc. gibt es zusätzlich „Shared Collections“, mit denen man gemeinsame Literatur/PDF-Datenbanken aufbauen kann.
– Mendeley probiert, wissenschaftliche Dokumente nach Titel, Autor, Publikation, Jahr, etc. zu scannen und diese Infos automatisch einzupflegen, ebenso gibt es eine Volltextsuche etc.
Und wenn’s was gibt, was wir noch ganz dringend machen sollen, könnt Ihr uns das in unserem Feedback-Forum mitteilen: http://feedback.mendeley.com
Ansonsten könnt Ihr mir auch gerne eine Mail schreiben: jan.reichelt (a) mendeley.com
Viele Grüße
Jan
Mit der BetaVersion von Benubird 1.4.0.2 kann man in Optionen „Use Library“ abschalten. In dem Thread nach 1.4.0.2 suchen. Das Häkchen „Use Library“ stimmt erst nach einem Neustart der Anwendung mit dem wirklichen Zustand überein. Nach der Installation ist das Häckchen bei mir angekreuzt gewesen, es wurde trotzdem nicht die Library benutzt. Also auskreuzen, neu starten, ankreuzen, neu starten, wenn man sie doch haben will.
Achtung: Wenn man die Library nicht benutzt, wird bei delete wirklich die ursprüngliche Datei auf der Platte gelöscht.
@ Monika: Vielen Dank für die Hinweise. Benubird habe ich bereits gestern gelöscht, ohne die Originaldateien gleich mit zu löschen. Ist ja nicht ungefährlich das Teil, ohne vorher ein Backup angelegt zu haben. Gruß, Didi
Ein Feedback von Jan Reichelt persönlich hier im Blog zu erhalten finde ich irgendwie coolio 🙂
@Didi – das mit dem Löschen der Dateien bezog sich nur auf die Beta Version mit „use library“ abgeschaltet. Ich gebe der Beta Version mal eine Chance.