E-Mail: Konversationen tracken

Heute mal nicht zwingend Tipps – sondern auch die Frage an euch, wie ihr Dinge löst. Welche Dinge? E-Mails, die auf Beantwortung warten. Kleine Vorabstory: ich bekomme E-Mails. Viele, viele E-Mails. Oft schreibe ich auch welche. Allerdings habe ich ein Problem: ich bin relativ vergesslich. Eigentlich sogar sehr.

Deshalb habe ich mir zwei Ordner angelegt: ToDo und Feedback. In den Ordner ToDo schiebe ich Dinge, die ich beantworten / erledigen muss und im Ordner Feedback landen E-Mails, die ich versandt habe, bisher aber nicht beantwortet wurden (vom Empfänger).

Da ich Google Mail benutze (in Verbindung mit Thunderbird unter Windows und Apple Mail unter Mac OS X), habe ich so an jedem Rechner Zugriff auf noch zu erledigende Sachen.

Eben bei Lifehacker eine andere Möglichkeit gesehen: durch das Google Mail Labs Feature „Mehrere Posteingänge“ lassen sich mehrere Labels im Posteingang anzeigen. So lassen sich in der Weboberfläche meine Mails mit dem Label „Feedback“ anzeigen. Quasi wie ein Filter. Mails die ihr versandt habt werden von euch mit einem Label markiert und sind so immer in der Oberfläche sichtbar.

Das wären momentan meine zwei Lösungen – wie schaut eure aus?

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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36 Kommentare

  1. Was bearbeitet werden muss liegt im Eingang, alles andere landet in entsprechenden Ordnern, wo es hingehört.

  2. Von dir versandte Mails landen in deinem Eingang?

  3. da ich konsequent den Thunderbird vom USB-Stick nutze, habe ich mich im Laufe der Jahre dran gewöhnt, Ordner themenspezifisch anzulegen und mit Filtern, Schlagwörtern und Kennzeichnungen zu arbeiten. Klappt bisher ganz gut. Obwohl, eine automatische Wiedervorlage ohne den Umweg über Lightning wäre nicht wirklich schlecht. Aber letztlich arbeitet jeder so, wie es einem persönlich am sinnvollsten ist…

  4. Nein, meine versandten Mails liegen logischerweise im Postausgang 😉 Sofern die auch erledigt sind, wandern sie ebenfalls in die zugehörigen „Projekt“-Ordner.

  5. „…und im Ordner Feedback landen E-Mail, die ich versandt habe, bisher aber nicht beantwortet wurden.“

    landen in dem Ordern „Feedback“ nicht die Mails, die von deinen Lesern versendet wurden und du noch nicht beantwortet hast?

    in dem Text stehts genau andersrum 😉

  6. hab mich am „inbox-zero“-prinzip orientiert:

    alle abgearbeiteten emails werden archiviert, d.h. im posteingang sind nurnoch die, die ich ncoh bearbeiten muss (in googlemail kannst du mit dem shortcut „e“ die mail gleich archivieren).

    alles, was auf wiedervorlage muss (mit unbestimmten datum; z.b. online-bestellungen wo man irgendwann mal dran denken sollte, ob der kram auch gekommen ist), werden bei mir mit nem stern markiert & dann archiviert. somit kann ich in googlemail das label „markiert“ auswählen und hab die im blick. (in outlook hab ich die in den ordner „bearbeitung“ verschoben.

    ansonsten habe ich keine weiteren labels; ggf. mal temporär für ein projekt oder so um den kontakt zum kunden schnell nachvollziehen zu können…aber das wars auch.

    alle ideen etc. schichke ich mir von unterwegs an mich selbst; somit hab ich sie im post-eingang zur bearbeitung. richtige „aufgaben“ kommen gleich in die aufgabenliste…z.b. per mail an toodledo oder remember the milk weiterleiten…

    ^ist übrigens ein sehr angenehmes gefühl, irgendwann mal nen leeren posteingang zu haben…auch wenn es nur 5 min. sind (das ist übrigens auch die idee bei inbox zero: am ende des tages sollte der eingang leer sein)

  7. Bei den ausgehenden Mails habe ich selber auch keinen Überblick, ob die nun beantwortet worden sind oder nicht.

    Das manuelle Verschieben in einzelne Ordner finde ich nicht wirklich praktisch.

    Super wäre es, wenn es beispielsweise einen Ordner „Unbeantwortete Mails“ gibt in dem die unbeantworteten Mails automatisch landen und wieder entfernt werden.

    Die eingehenden Mails, benutze ich die „Markier-Funktion“.

  8. Organisiert.info says:

    Moin, passend dazu einer meiner letzten Artikel auf organisiert.info. Täglich bekomme ich ca. 50 bis 100 Mails (bereinigt). Irgendwann helfen auch keine Ordner und Unterordner mehr.

    Es dauert länger zu suchen und zu überlegen wo was abgelegt wurde, als alles kompakt verfügbar zu haben. Daher: Es gibt eine geschäftliche Email mit einem Posteingang und einen privaten. Und einmal im Monat wird die Spammailadresse durchgeschaut. Alles im Posteingang wird bearbeitet, alles andere liegt im Ordner Archiv.

    Was ich nicht schaffe zu beantworten, und sich derjenige nicht mehr meldet, war es nicht wichtig. Hier gehts zum Artikel: http://organisiert.info/sortierst-du-noch-oder-archivierst-du-schon

    Ciao & bin gespannt auf die Ideen der anderen.

  9. Hallo, netter Artikel.

    Noch ein Tipp für Thunderbird:

    Man kann „Schlagworte“ z.B. für noch zu beantwortende Mails per Tastendruck vergeben und dann mal
    – die neue Schnellfilterleiste seit Thunderbird 3.1 ausprobieren
    – oder sich einen „virtuellen Ordner“ erstellen, der nur diese Mails anzeigt.

    Beides, „Schlagworte“ und „virtuelle Ordner“, wird von vielen Usern nicht effizient genutzt, dabei ergeben sich dadurch gute Übersichten. Dabei kann eine Mail in mehreren Ordnern angezeigt werden, ohne dass sie dort physisch vorhanden sein muss. 🙂

  10. @allblue

    …nicht nur das, es läßt sich auch die Ordnerstruktur so einstellen, dass nur Ordner mit ungelesenen eMails angezeigt werden. Für’s erste Bearbeiten ist das sehr hilfreich, nachgefasst wird dann mittels Filtern und Schlagworten…

  11. @Dennis – gleiches habe ich bei lh geschrieben, ich verfahre nach dem gleichen prinzip: posteingang gleich „muss erledigt werden“. stimme dir zu, den posteingang mal leer zu sehen, wäre prickelnd – bei mir aber noch nie der fall gewesen. ist aber auch nicht schlimm – lasst euch durch eure nicht erledigten dinge nicht unterkriegen. manche dinge lassen sich eben nicht nach gtd-schemes o.ä. erledigen, das eigene, altbekannte system funzt da sicher besser. ich stehe themen wie gtd/productivity immer aufgeschlossen gegenüber, stelle aber fest, das eine richtige implementation manchmal mehr arbeit bedeutet als seinem eigenen, ursprünglichen schema zu folgen…

  12. Ich habe mehrere Labels aktiv und zusätzlich mehrere Posteingänge in denen jeweils die mit dem entsprechenden Label markierte Mail anzeigt.

    s. http://gyazo.com/4173dba0cc2ea883d385b5097c2b359f.png

    s. http://gyazo.com/02080354c285b781ad8268b9b0b0979c.png

  13. ich vergass zu erwähnen: filter sind der tod jeder geschäftsbeziehung. jeder ernsthaft selbstständige filtert seinen posteingang nicht und hat auch keine restriktiven antivirus/-spamlösungen aktiv.

  14. Thunderbird portable, gesendete Mails im Posteingang, ältere aus einer Unterhaltung fliegen weg (damit nichts doppelt herumliegt), fertig abgearbeitetes kommt in diverse, Themenspezifische Ordner.

    So habe ich im Posteingang maximal 20-30 Mails, eben nur aktive Themen.

    (Ich kenne Kollegen, die haben 3.000++(!) Mails im Posteingang, auf Antworten von denen wartet man entsprechend lange…;))

  15. @NetFlexx

    Diverse Angebote, Statusübersichten, Hinweise auf Nachrichten auf diversen Plattformen, Follower Hinweise und nicht zuletzt die Fun-Mails von irgendwelchen Leuten die es nur „gut“ mit einem meinen… sowas gehört erstmal raus gefiltert um sich auf die Mails konzentrieren zu können, die wirklich bearbeitet werden sollten…

  16. @lev

    wenn Du Dir sowas an Deine primäre Emailadresse schicken lässt… Denk mal nach 😉

  17. @NetFlux

    alles aufgeteilt auf zur Zeit 6 eMails Accounts…

  18. spam und funmail – da habe ich eventuell noch mitleid, davor ist niemand wirklich gefeit. wer sich aber bei x social networks anmeldet und sich hinterher über das feedback beschwert, sollte hier besser nicht schreiben.

  19. @lov jong
    was willst du uns nun sagen – du bist mit deinen 6 persönlichkeiten überfordert ? selbst schuld, sorry.

  20. @NetFlexx

    Hab ich mich irgendwo auch nur ansatzweise beschwert? War irgendwo in meinen Sätzen ein Hinweis auf eine Übervorderung verborgen?

  21. ja, hast du. lies nach, ist ja nicht schwer. du scheinst keine frau zu sein, also bist du per definition nicht multitaskingfähig. was ich dir zuallererst ankreide: warum erstmal einen nick lächerlich machen ? respekt war in deiner kinderstube wohl nicht thema. egal, hat man heutzutage öfter.

  22. @NetFlexx

    da entschuldige ich mich, das war ein Tippfehler…

  23. angenommen, und ein n schenke ich dir. charmanten abend noch.

    edit: das n hast du wohl selbst unterwegs gefunden ;o)

  24. @lev
    oh und ach: du magst zwar ein blog haben – ich werde da trotzdem nicht lesen – allein wegen deinen sprüchen. du und andere mögen dich gut finden, ich nicht. wer andere von oben herab behandelt, verdient es nicht anders.

  25. Outlook 2010. Gesendete auf Wiedervorlage. Dadurch direkt im Kalender. So geht keine eMail unter. ToDo wird täglich abgearbeitet. Mails bei denen ich auf etwas warten muss um sie abzuarbeiten werden in den Projektordner verschoben. Und dort mit Wiedervorlage gekennzeichnet. Der Posteingang ist also mittlerweile meistens schön leer und die eMails melden sich selbstständig durch die Wiedervorlage…

  26. @Sebastian
    word ! klappte schon mehr oder weniger mit 2003 (mehr handarbeit), nun auch mit 2007.

  27. @allblue
    Wobei die Verwaltung von Tags bei Thunderbird geradezu unterirdisch ist. Kannst du ein gutes Addon empfehlen, welches da gute Funktionalität liefert?

  28. Ich nutze Labels in Kombination mit den Superstars (Labs Feature). Labels dienen der allgemeinen und langfristigen Ordnung, und mit den Superstars markiere ich mir unter anderem eMails die ich noch beantworten muss. Zum einen gibt es ausreichend Symbole, zum anderen lässt sich auch, ähnlich wie bei den Labels, nach den Superstars suchen und Filtern (oder wie von Caschy bereits erwähnt eine weitere Inbox aus denen generieren).
    Ich bin froh keine Ordner mehr nutzen zu müssen – Labels und Stars gefallen mir hier deutlich besser. Aus diesem Grund nutze ich auch nur noch die Weboberfläche von Gmail welche ich sehr gelungen finde. Früher war ich ein sehr großer Freund von The Bat!, aber derzeit gibt es _für mich persönlich_ nichts besseres als die Gmail Weboberfläche.

  29. Der Tag beginnt, Outlook wird gestartet, es wird in die Ansicht „Ungelesene Nachrichten“ gewechselt, dort sammeln sich so nach und nach 2 – 5 Mails (ja ich bin ja nich so bekannt wie manch anderer :P).
    Die Mails werden durchgegangen und nach auf nach „Als gelesen“-Markiert, in eine Aufgabe umgewandelt (mit Erinnerungstermin und Kategorie!!!) oder einfach mit der „Nachverfolgung“s-Flagge gekennzeichnet (auch mit Kategorie).
    In meinem Outlook 2007 ist dann am rechten Rand die Aufgabenleiste, diese Zeigt mir alle Aufgaben aller Kategorien.

    Den rest des Tages verweilt das Outlook dann in der Kalenderansicht, dort werden am unteren Bildschirmrand dann alle Aufgaben pro Tag angezeigt und welche ich schon erledigt habe. Habe ich alle „Heutigen“ Aufgaben erledigt, kann ich mit denen von morgen beginnnen.
    Bislang ist das die für mich effizienteste Variante.

    PS: kommt eine neue Mail (und somit ein Benachrichtigungsfenster) wird der obige Ablauf erneut ausgeführt.

  30. Ich lasse mich – bei den wichtigen ToDo-Mails (oder Webseiten mit Terminsachen) in T-Bird und FF per „Reminder Fox“ erinnern.

  31. @Raphael:
    Die Schlagwortverwaltung in Thunderbird ist recht einfach, ja. Kann man aber nicht mit Tags in social networks oder sonstwo vergleichen, denke ich. Sooo viel tagge ich dann nun auch nicht bei Mails.

    Als Erweiterungen kann man sich „Tag Toolbar“, „Tag Dialog“ und TaQuilla“ mal ansehen. Nutzen tue ich jedoch keine davon.

  32. Das benutze ich schon, seit es die Funktion in den Labs gibt. Ich habe so einen Bereich über meinem eigentlichen Posteingang platziert und stelle dort alle markierten Konversationen dar (is:starred). Äußerst praktisch.

  33. Ich benutze seit ca 3 Jahre nur noch Gmail – war vorher ein absoluter Fan von Outlook. Ich lasse meine 8 Sekundär-Emails filtern bzw. labeln. Für Follow-ups bzw. To-dos benutze ich die „normalen“ Stars bzw. Superstars aus Labs. Die Multi-Inbox-Variante nimmt für mich zuviel Platz am Bildschirm ein – ein Klick genügt und ich sehe die Stars bzw. To do’s – aber ist sicherlich Geschmackssache.

    Was mir jedoch fehlt ist eine automatische Nachfrage von Gmail für eine Label-Vergabe bei versandten Mails oder habe ich da etwas übersehen?

    SG Bernie

  34. Frag doch mal den!

    Stephen Wolfram: „One of the more important is my archiving and searching system, which includes 25 years of email (and 20 years of keystroke data), as well as searchable scans of all my archived paper documents.“

    http://stephen.wolfram.usesthis.com/

  35. Ich bin zwar etwas spät dran, aber den Tipp möchte ich trotzdem noch loswerden. Eventuell ist http://taskforceapp.com/ einen Blick wert. Ich habs zwar selbst noch nicht im Einsatz, da mein Email-Verkehr eher überschaubar ist, aber das Konzept hört sich echt gut an.

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